要寫好匯報材料，關鍵是要對匯報材料特殊、重要的功效和作用進行悉心領會和準確把握。在撰寫這類文稿時，要始終記住一條，上級或同級領導專門聽取的工作情況匯報和介紹，是有很強目的性的。或總結推廣各地的工作經驗，或聽取下級領導機關對正在制定的某些重大決策的建議，了解、學習、借鑑兄弟地區、單位對一些重大問題和決策難題的解決辦法和經驗。
看到了這一層，我們在撰寫匯報材料時，就可以做到「投其所好」、應其所需了。
·向上級領導匯報工作的匯報材料。這類材料要引起上級領導的重視和興趣，展示匯報者的領導水平和工作實績，唯有突出個性和特色。許多匯報材料洋洋灑灑幾十頁，所做的工作及取得的成績無一遺漏，但上級領導並不看重，甚至表露出厭煩之色，原因就在於文不對題，「供需」脫節甚至錯位。
在上級領導看來，你所津津樂道的許多任務作，只是你這級領導應該做好的例行公事，做好了是盡職，做不好是失職。對常規性、例行性的工作，上級領導無心也無必要了解得那麼清楚。相反，你這個地方在工作中出現了哪些新情況、新矛盾、新問題，你們是怎麼看，怎麼想，怎麼去解決的，這才是上級領導高度關注的。
把本職工作應該做的事包羅永珍地大加表白，對領導關注的東西避而不談或一筆帶過，這是撰寫匯報材料的大忌，也是目前許多匯報材料的通病。
撰寫匯報材料最能體現匯報者的全域性觀念、政策水平、決策能力和思辨能力。在具體寫作技巧上，要把握三條：
一是仔細揣摩調研、決策的意圖。上級領導為什麼要聽取這方面的情況和問題匯報?為什麼要重點聽取這方面的情況和問題匯報?
對這些問題，要研究得明白透徹，不能有半點「走題」，更不能自作聰明。
二是嚴格按照上級領導給出的題目確定匯報的主題和內容。這裡又有兩種情況。第一，領導給出的題目恰恰是我們工作中的強項，且具探索性和經驗性。
這樣，匯報材料就可以寫實為主，把這項工作的起因(背景)，工作實際中的困惑與探索，目前工作的進展及成效、經驗作出比較系統、詳細地總結和提煉。第二，領導給出的題目還沒有「破題」，或沒有多大進展，或雖有進展但成效尚未顯著。這樣的匯報材料當以探索性思考為宜。
重點講這項工作在實施過程中的困難和矛盾，講克服這些困難、矛盾的對策和政策建議，為上級領導機關提供決策參考依據。
三是切忌羅列人人皆知的套話、空話、大話。因為上級領導在巨集觀形勢把握和理論、政策理解上比我們更有優勢。過多的「講道理」就會有班門弄斧之嫌。
·向同級同行介紹、交流情況的匯報材料。同級同行互相走訪、取經，是避免決策失誤、縮短探索時間、推動工作進展的重要途徑。同級同行對口參觀、學習和考察，一般是對某項工作，準備開展但尚無清晰思路和必要把握，或正在做但對碰到的一些矛盾、問題尚無有效解決辦法，所以前來學習和取經。
因此，向同級單位介紹、交流情況的材料，貴在「預警」和「實用」。所謂「預警」，就是對自己做這項工作，曾經遇到的困難、矛盾、阻力要盡可能告知對方，對尚在探索中的一些難點問題更要提醒對方注意。這樣做有兩個好處。
第一，使對方在工作熱情高漲時保持冷靜的決策頭腦，使對方在良好的工作預期中看到危機。因為，對新開展的工作，決策思維容易被一些表面的有利因素所左右，看不到深層次的矛盾和問題，加之求功心切，這往往成為決策失誤的陷阱。其二，使對方未雨綢繆，對可能出現的矛盾和問題及早防範，少走彎路。
所謂「實用」，就是要把做這項工作的緣由(背景因素，為什麼要抓這件事)、決策過程、實施情況及效果作系統、全面的總結和介紹，使對方明了整個工作思路，得到實實在在的啟發。
·總結、推介經驗的匯報材料。在對外開放、經濟全球化的大背景下，不光企業要講品牌效應，而且乙個地方也要打自己的品牌。對乙個地方而言，知名度就是品牌，就是生產力。
善於總結經驗，就是確立品牌、提高知名度的重要手段。我們發現，同一地方，同一單位，抓同一件事，由不同的人、從不同的角度總結，效果可能就大不一樣。有的工作做得很好，有很多值得總結推廣的經驗，卻總結不出；有些地方和單位的工作，在常人看來也許並無多少特別過人之處，但一經總結出來，就讓人信服，就成了經驗。
從更深一層看，總結經驗不僅是全為「出名」，而是在進一步創新、完善自己的決策思路，使自己的工作進入更高更好境界的同時，把探索、創造的經驗轉化成社會共有的寶貴財富，由「一枝獨秀」變成「萬紫千紅」。
經驗貴在高人一籌而又切實可學，貴在反映和揭示特定時期對某一問題探索的最新甚至是最高的成果。因此，撰寫經驗材料，要「高」，要「新」，要「實」，要「特」，要「精」，要「深」。
——跳起來才摘到桃子，這一「跳」就是經驗。一伸手就摘到了桃子，這一「伸」就無經驗可言。總結經驗要注重於總結和挖掘人們普遍關注但苦於找不到解決辦法的問題，或研究和探索事物發展已接近甚至處於質變的臨界點，而人們尚未引起注意的問題，這樣，總結、推介的經驗才有意義。
——總結經驗，就是要在人們感到困惑時給出一種解決問題的思路，在人們感到悲觀時注入一線希望的曙光。離開現實需要，翻陳年舊賬，毫無新意，千萬不能用於經驗材料的寫作。
——經驗材料不同於學術報告，不能有「假說」的成分，不能為析疑而析疑。真實是經驗材料的生命，實用是經驗材料的要旨。
——用科學的發展眼光看，世界上沒有無解的難題，也很少只有一解的難題。同一問題，因時間、地點、條件以及事物本身的狀況不同，有多種不同的解決辦法。一時一地的經驗，並不是唯一的教條。
撰寫經驗材料，一定要突出特色，不要企求自己的經驗能啟發、幫助別人解決所有問題。
——一堆礦石，其有用元素是等量的，但不經過精選、提煉，去掉雜質，其使用價值和功效可能完全不同甚至是一堆廢物。同理，工作是乙個涉及方方面面的複雜過程，探索性、創造性、突破性的工作就存在於一系列例行的、常規性的工作之中。我們在總結經驗時，就要像煉礦一樣做精選、提煉的工作，絕不能面面俱到，記流水賬一般。
否則，最好的經驗也不成其為經驗。
——對事物的認識，只有深入對規律的探求、理性的思考，才能有所成效。經驗材料，貴在給人一種思路的啟示，給人一把解決問題的鑰匙，而不能滿足於就事論事地告知別人怎麼辦。撰寫經驗材料，一定要講究研究問題的深度，善於從特定的背景分析中審視、提公升所總結經驗的價值和意義，善於從具體的工作過程中歸納、提煉探索的軌跡和決策的思路，善於從特定的經驗中引申出帶普遍性的規律。
這樣的經驗材料，才是經驗，才有價值。
還要特別說明的是，不管是哪類匯報材料，都有幾個值得注意的帶共同性的問題。第一，多用事實、資料、典型說話，恰到好處地提煉必要的帶啟示性、理性化的結論。但這些結論必須是源於實踐經驗的總結和提煉，而不是故作深高、裝腔作勢地向上級領導和同行發表一通人人皆知的空道理。
第二，切忌用祈使句，要多用「我們怎麼想、怎麼做」等謙虛性、請教性的詞語。第三，在導語部分，要省掉諸如「感謝領導在百忙之中抽出時間來我地我單位視察工作」，「歡迎批評指教」等客套話。因為這些廢話寫在正式的匯報材料中，不僅毫無意義，而且容易使聽者讀者對匯報者產生此人慣於懶惰、缺乏創見、只會照本宣科的不良印象，進而對整個匯報材料的質量和價值產生懷疑。
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