組織架構圖
會議前期籌備
在會議前期籌備工作中，首先要確定本次會議主題、目的、形式、規模、廣告宣傳、邀約人群、時間、講師、主持人、主辦單位及承辦單位，並以文字形式整理成冊，經上級領導審核通過後開始籌畫。籌備工作注意項
1) 款項申請，各種會務款提出預算，及早申請，保證會務費及時到位，保證會議順利進行。
2) 與酒店提前預定會場、住宿房間、餐飲人數，簽訂合同。
3) 分工明確，各司其職。總協調要把各個崗位的職責分工明確，並且做好培訓工作，每個崗位應該做好哪些，應注意事項等說清楚，各崗位準時到崗，不准中途離開崗位。
一、前期人員分工
在前期人員分工上，我們應該明確自己在此期間的工作職責，人員分配一定要合情合理，工作細節由各個小組負責人統一安排。各小組所需準備的特殊物品報與後勤組，有後勤組統一採購製作。
安排如下表：
1、主持人工作：核對議程，反覆排練，把串詞、議程熟記於心，保證主持時不出錯，根據會議主題控制會場氛圍，控制好會場的不同時間段的不同氛圍，需要激情的時候激情澎湃，需要深沉的時候嚴肅深沉，需要幽默的時候妙語連珠……根據議程與各個演講嘉賓核對時間與演講順序，保證出場時嘉賓順利到場，如果嘉賓有特殊情況不能及時到崗，要及時調整議程，並向大會說明情況。會前檢查好會議相關的所有演示文稿與**、宣傳片等，保證會中不出錯。
與音響師、控制台、總協調做好緊密配合，保證會議順利進行。會前向聽眾介紹會場注意事項與會議相關事項，如餐飲地點、**事宜、贈送事宜、憑嘉賓調查表領取禮品與軟體事宜、旅遊事宜、退房事宜、開發票事宜等。會前要與總協調、控制台、音響師、攝影師、禮儀做好會前排練工作。
2、總協調：會場所有事務的控制工作，保證各種工作順利有序進行，如議程、嘉賓到位、主持臺、控制台、音響控制、投影控制、座椅控制、飲料控制、攝影攝像控制、嘉賓演講、頒獎、**、禮儀小姐的培訓、演講時間等控制。保證會議順利進行。
二、會場選址
根據會議規模、邀約人群來確定會議位址。
選址標準及要求：
1、在市中心附近，有一定知名度；會場大小視會議參會人數多少而定；
2、交通方便；有停車位，最好可以預留；
3、場內裝置齊全；
4、確定會場後還應記錄會場布局，懸掛條幅的長度，背景布的尺寸，銷售臺，諮詢台擺放位置；
5、預約會議前一天布置會場，彩排的時間。並詢問是否提供迎賓；
6、留下會場管理人**，方便及時溝通；
7、提前為贊助合作商預留空位。
會場調查表：
三、贊助合作：
根據會議目的、形式洽談贊助合作商。在會議前乙個月與合作商溝通，了解合作商的人脈、資源、需求、費用。
贊助商的會員是否可以參加會議；贊助商所需座位；充分了解贊助商的需求（宣傳知名度或會議現場商品**），根據贊助商的需求提供合作方式；如贊助商以現金形式或是禮品形式給予贊助費，我們為贊助商提供會場內的展位，條幅位，或冠名權等。
具體合作方案由總負責人根據會議及當地情況制定
4、物料準備
1、會議資料準備：列印好準備物清單，按清單一一核實，需要異地運輸的，及時快運過來。保證資料及時到位，總協調會前指揮工作人員裝好資料袋。禮品獎品及時準備。
2、條幅，背景布根據會場環境確定尺寸和內容，內容和贊助單位名稱清晰。明確物料是贊助商做還是公司做。物料內容、名稱要統一。
3、特別注意需要提前製做的物料：條幅、噴繪、展架、禮品、手提袋（包括宣傳資料、筆、橫格紙）、小禮品、門票、指示牌。
物料統計表如下
5、接待流程及工作內容
接待人員，有專人負責租車事宜，接機接車有專門人員配置，這些人員要掌握司機**，車型與座位數，以便及時排程車輛；還要掌握客戶到達機場車站準確時間，安排工作人員與司機接待。準備好接待牌，使客戶能準確找到會務接待人員。跟車人員準確把客戶送到會場，安排住宿，重要領導與嘉賓需要專門人員接待，嘉賓房間提前開好，嘉賓到後直接入住。
會前，把客戶從簽到臺引領到會場合適的座位上，盡量讓客戶前排就坐。
6、邀約
邀請工作，策劃的邀請函出來後，整理出邀請話術，再根據各地的具體情況來邀請客戶，把會議的主題、亮點說清楚，吸引的地方如抽精美大獎、贈送精美禮品說清楚，專案說得吸引人一些。客戶參會名單及時整理好。
會議各項準備確認及彩排
一、場地確定：
由會場負責人在彩排開始前一天再次確認會場，確保會場在彩排和會議當天可以正常使用，附座位圖。
二、講師到場確定:
由負責講師接待人員負責與講師溝通，確定會議當天的行車路線、出發時間、接送車輛、司機等事項。確保講師在會議當天可以準時到場。
三、到場人數確定:
1、合作商：
確定合作商是否有會員到來及人數：在會議開始之前，再次跟合作商打**確認會員到來人數。並記錄跟合作商確定座位位置。
2、會員：
通過送票數量，並分析其到場可能性最後做乙個按比例做乙個統計。
3、陌拜：
確定陌拜總人數：所有陌拜人員統計陌拜收集回來的名單數，並分析其到場可能性最後做乙個按比例做乙個統計。
4、贊助商資源確定
1.核對合作商提供的禮品：禮品收到之後清點，並記錄名稱、數量提供單位等資訊。
2.確定合作商的商品，所需位置：跟合作商溝通列出合作商的名稱、商品、會議宣傳所需場地大小資訊。
四、物料準備確定
後勤組與個小組確定所需物料數量，將其一一測試保證其正常使用。並將其歸類放置。彩排時將物品運送至會場。送至會場後確定物料是否齊全並負責將會場布置好。
五、彩排有關工作及注意事項
（一）、會中安排
（一）時間：
（二）地點：
（三）議程：1、7：30全體人員到會場；
2、7：50所有參會人員準備完畢；
3、7：50-8：30入場就座完畢；
4、8：30-9:00會議開始，主持人上場介紹主講嘉賓及其他事項。
5、9:05-11:00主講嘉賓開始
6、11:00-11:30頒獎，銷售發放小禮品，退場。
（二）、入場時各單位組有關要求
1、準時到達指定位置，領隊及時與現場工作人員接上頭，聽候指令。
人員安排表
所有人員除本身職責外，配合完成會場布置。
2、服裝大會統一要求。
（三）、看台安排
請各安保人員安排好家長和寶寶，防止寶寶打鬧，發生意外，要求確保良好秩序，特別要防止個別人衝入場地或往場地扔東西。
請各家長在指定區域入座，分別從各自看台口入看台，不要串座。
（四）、關於後勤
1、確定所需物料齊備。
（5）會場布置安排：
1，條幅懸掛：條幅懸掛於醒目的地方如;門口、會場上方，位置居中。2，銷售的產品、展架確定位置：
位置擺放在醒目位置如會議室問口側面，但不能影響會議的正常進行。產品的擺放位置不能距離收款臺距離太近。以免因為人多影響銷售3，合作商展位擺放位置：
確定在會場外面，保證不會影響會議正常進行也不能讓合作商動靜過大。4.為會議特別製作的宣傳畫、座位礦泉水，會議紙筆，提前整理放到每個座位上。
5.膝上型電腦到位（主持臺一台，控制台一台，演示區一台）。6講台區布置：
主持臺logo、鮮花、主持臺的麥克1-2個、無線麥克2-4個，音響、投影預備與除錯，攝影機預備與除錯，專業照相機2-3臺。7.禮儀物品與禮儀小姐，獎品、禮品到位。
8.聲光電除錯，桌簽核對與貼上、排列。9.
預留座椅,貴賓室布置。10.技術演示區：
2-4臺膝上型電腦，裝好產品，技術人員到位（插座備好）。11.會後禮品發放區、收取調查表區，督促客戶憑調查表領取禮品或軟體，保證收全調查表，傳送禮品。
12.簽到處：會前裝好會議資料，按類分好，布置好簽到臺，簽到前把已經報名的名單列印4份，以保證報名人數集中時能分批簽到，節約時間，空白的報名表多列印些，分成幾份，分批簽到。
（6）裝置除錯細則
1，音響裝置除錯：將音響裝置全部連線，**歌曲，測試耳麥。效果達到聲音清晰穩定並檢查會議使用**。
報告會流程
奮鬥的青春最美麗優秀學生報告會策劃流程 一 前期準備 1.教室位置及時間的確定 2.多 的鑰匙，擴音器，提前借好 3.電池，水，便利貼，ppt，相關歌曲提前準備好 提前告知便利貼的作用 4.教室的座位分割槽及教室的布置 5.話劇的選人及排練，道具的準備 二 相關人員提前到場，及各自的分工情況 例如貼...
大型報告會主持稿
男 清遠 四會 高要的朋友們呢？同樣熱烈的掌聲送給你們！男 讓我們再一次用熱烈的掌聲對以上朋友的來臨表示最熱烈的歡迎！大聲鼓掌 女 好啦，大家都知道，我們肇慶公司各個分會的俱樂部活動也是有聲有色，下面就有請我們的城中連心俱樂部會員為大家獻上舞蹈 茉莉花掌聲有請 男 很感謝我們的城中連心俱樂部的會員朋...
報告會總結
報告會總結書 農學院團工委組織部 二 一一年五月十六日 一 報告會時間 2011年05月15日19 30 21 50 二 報告會地點 北校區七号樓二層報告廳 三 報告會主講人 張猛 四 參與人員 農學院大一全體同學 其他年級同學等 五 報告會主題 出國留學創業雜談 六 報告會流程 由石穎賢老師做主持...