學術會議流程一般可分為3個部分：會前準備、會議服務、會後跟蹤，其中的關鍵點也一目了然，分別是準備、服務、跟蹤。
會前準備
1、 明確開會的目的。
2、 根據目的確定會議的主題、受眾、預算以及宣傳重點。
3、 根據主題邀請講者。由於講者的地位、繁忙程度及合作關係的不同，需要提前15天至3個月確認時間；一般重要的會議要有備用講者。
4、 邀請大會主席。根據實際需要邀請，可以不設；一般大會主席的設立是出於對講者的尊重、關係的平衡、以及提高會議的號召力等目的。
5、 安排會議流程。應包括：會議簽到時間、正式開始時間、各講者的講話時間、茶休時間、提問時間以及會後餐時間。
6、 確定需要參加會議的部門和人員（公司內部），召開準備會（或簡單協商），明確分工和職責。
以上流程主要是會議組織者的工作，以下流程便需要各分工人員一起協作：
1、 根據會議的檔次和規模選擇會場，一般設在四星以上賓館。
選擇會場時一定要現場觀察，考慮以下因素是否滿足會議的需求：租金、講台的位置、投影儀及螢幕位置、主席台的位置、會場內受眾的位置安排、簽到臺的位置、茶休點的位置、宣傳品的陳列、音響效果以及燈光，還有會場的服務等。
2、 會場選擇後，盡快與賓館簽定協議，技巧性的壓低**和要求更好的服務。如果會議需要安排住宿和餐飲，一次性打包談好。
3、 會場確定後，會議組織者即可發出邀請函。邀請函上包含以下內容：會議的主題、時間、地點、主辦方、流程（是否提供會後餐在此註明）、講課內容及講者的簡單介紹、會務聯絡**以及其它注意事項。
邀請函一般應在會議2周（不能少於1周）前發出，以代表提供更多的溝通機會和方便客戶的時間安排。
4、 受眾的邀請。一般由一線銷售人員負責，比較重要的目標客戶需要管理人員協訪邀請。目標客戶的邀請需要兩次以上的確認，即一周前確認、會前一天確認，如果是下午的會議當天上午還必須確認一次。
5、 會場布置。上午的會議前一天晚上布置完畢，下午的會議上午布置完畢。會場布置的內容：
講台、主席台、受眾的位置安排、簽到臺、茶休點、宣傳品陳列、除錯投影儀、音響以及燈光效果。還需要注意水牌的陳列和會議通道的順暢（以到會者知道賓館後不需要任何人引導都能找到會場為標準，如果不能請增加提示牌），另外千萬不要忘記要求賓館製作主席台成員的銘牌，並陳列好。
會議服務
會議前一天招集所有內部與會人員參加會前會，主要目的有三個：一鼓舞士氣，要求大家拿出良好的精神面貌；二是明確第二天的會議分工，做好服務；三明確意外情況發生的處理辦法。
會議應該做好的服務有：
1、vip的接待。會議講者和大會主席應該有專人負責招待，交通、住宿和飲食都應該享受vip的優待。
2、接待和簽到。除專人負責簽到外，還應安排2-3人負責接待，主要任務是從目標客戶進入我們視野後到進會場入座的整個過程的陪伴，目的是讓客戶覺得受重視和心情開朗。負責簽到的人除簽到外還應同時承擔幾個任務：
禮品的發放；茶休點的準備和引導；指示客戶洗手間的位置。
3、會場氣氛的烘托。由1人負責，主要任務是：會議正式開始前**企業（或產品）宣傳片；會議過程中的拍照；解答客戶的一些疑問。
4、維護會議紀律。會議正式開始後，應關閉會場前門，留後門供進出，如果只有乙個門，在到會率達到7成以上也應關閉；內部人員非必須不要隨意進出，更不允許在會議期間打鬧和嬉笑。
5、會議如果安排會後餐，應該在會議結束時，請主持人強調下聚餐的地點和行走路線，同時除留少數人負責收拾會場外，大多人應引導客戶離開會場。
6、關於會議資料和禮品的發放。會議資料有兩種發放模式：在簽到的同時用紙袋裝好發給客戶，其好處是這樣可以保證每個人都有一套完整的資料，也不會浪費；在會議開始前直接放在每個座位上，其好處是可以節省簽到所用的時間，並保證客戶可以先看到重要的資料。
禮品的發放也同樣有兩模式：簽到的同時發給客戶，可避免集中發放的混亂；會議結束後發給客戶，可以適當避免客戶提前離場和不填寫調查問卷。因此，會議資料和禮品的發放可以根據不同的會議需要而設定不同的模式。
會後跟蹤
會議結束的當天，招集所有與會人員參加總結會。主要的內容有：
1、 所有人談參會感受，並對自己的工作和會議做口頭總結，必須包括成功和不足；
2、 總結出整個會議的經驗和教訓，以提高大家的會議組織水平，並避免錯誤的重複；
3、 再次提醒大家會議的目的，布置會後的客戶回訪工作。
在總結會結束後，整個會議並沒有結束，還需要做以下工作，以保證會議的最大效果。
1、 會議的當天，由會議組織者整理出會議總結（客戶版）並列印出來，以供一線代表回訪使用。對客戶的會議總結，主要內容是回顧會議的重點內容（當然也是我們宣傳的重點），會議期間客戶所提問題的專家解答。
2、 代表第二天開始回訪所有與會客戶，對邀請了而又沒參加的會議的目標客戶也應該回訪，回訪的重點是了解客戶對會議的滿意度和對我們宣傳重點的認可程度。同樣，重點客戶需管理人員協訪。所有目標客戶應該在一周內回訪完畢。
3、 代表在回訪完畢後，應完成回訪總結表並上交，並重點關注與會客戶在將來1-2個月的產出。
4、 會議組織者收到總結表後，檢討會議宣傳結果有沒達到，並對未來的效果進行預估。
5、 會議組織者完成會議總結，向自己上司匯報，並通報所有內部與會人員。
6、 在會議結束後，會議組織者應繼續關注與會客戶的產出1-2個月，以檢討會議的成敗，和完成最後的會議跟蹤總結。
推廣會流程
時間 20 30 23 00 地點 實際情況而定 廠家代表與經銷商接洽共同確定 主持人 待定 一般由經銷商主持，或者請當地演藝跑場的人主持，視會議大小而定 菜品 菜式 三道菜，由廠家 經銷商與酒店行政總廚一起敲定 上菜時間 與酒店自己的菜品交叉上桌，第一道上本公司食材所做的菜，隔兩道酒店的菜之後再上...
推廣會文章
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