公司發票管理制度

一、概述

為進一步規範我公司經濟活動，加強發票管理和財務監督，根據《中華人民共和國稅收徵收管理法》、《中華人民共和國發票管理辦法》，結合本公司的具體情況制定本制度。

本制度適用於恆生電子股份****及其部分控股子公司

本制度所稱發票，是指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的收付款憑證。

本制度由財務管理部負責解釋。

二、發票的領購、保管和繳銷

1. 公司所用發票由財務管理總部按規定統一向稅務部門購買，財務管理總部按稅務部門要求對發票進行管理。

2. 公司所用發票由財務管理總部專門人員保管並建立完整的發票登記簿，詳細登記各種發票購買、領用和結存情況，並定期向主管稅務機關報告發票使用情況。

3. 公司在辦理變更或者登出稅務登記的同時，辦理發票和發票領購簿的變更、繳銷手續。

4. 公司按照稅務機關的規定和公司《會計檔案管理制度》存放和保管發票，不得擅自損毀，已經開具的發票存根聯和發票登記簿，應當儲存5年。儲存期滿，報經稅務機關查驗後銷毀。

5. 必須妥善保管發票。發生發票丟失情形時，應當於發現丟失當日書面報告稅務機關，並登報宣告作廢。發票丟失，由責任人承擔造成的一切經濟損失。

三、發票的開具

1. 發票的基本聯次包括存根聯、發票聯、記賬聯。存根聯由收款方或開票方留存備查；發票聯由付款方或受票方作為付款原始憑證；記賬聯由收款方或開票方作為記賬原始憑證。

2. 發票的基本內容包括:發票的名稱、***碼和號碼、聯次及用途、客戶名稱、開戶銀行及賬號、商品名稱或經營專案、計量單位、數量、單價、大小寫金額、開票人、開票日期、開票單位(個人)名稱(章)等。

3. 不得有下列虛開發票行為：

1) 為他人、為自己開具與實際經營業務情況不符的發票；

2) 讓他人為自己開具與實際經營業務情況不符的發票；

3) 介紹他人開具與實際經營業務情況不符的發票。

4. 公司按照發票管理規定使用發票,不得有下列行為：

1) 轉借、轉讓、介紹他人轉讓發票、發票監製章和發票防偽專用品；

2) 知道或者應當知道是私自印製、偽造、變造、非法取得或者廢止的發票而受讓、開具、存放、攜帶、郵寄、運輸；

3) 拆本使用發票；

4) 擴大發票使用範圍；

5) 以其他憑證代替發票使用。

5. 發票限於公司所在省、自治區、直轄市內開具。不得跨規定的使用區域攜帶、郵寄、運輸空白發票。

6. 禁止攜帶、郵寄或者運輸空白***入境。

7. 公司需要開具發票（包含增值稅專用發票和普通發票），首先由公司業務部門相關人員發起銷售發票開具申請流程，載明與合同相符的開要資訊，經過適當審批後，提交財務部門開審核通過後開具發票。

8. 按照國家規定，公司必須在發生經營業務確認營業收入時開具發票。未發生經營業務一律不准開具發票。

考慮到實際經營過程中，客戶往往將收到發票作為支付款項的必要條件之一。為保證公司經營正常進行且風險可控，對於銷售藍字發票開據，按下列變通措施進行控制：

1) 不得虛開亂開發票，發票開據的各要素，必須與簽訂的合同完全一致。

2) 開票申請流程，由業務部門相關人員提起，須經適度的審批，且經財務審核通過。

3) 依據合同條款中簽訂的預收款條款，預收款須開具發票的，業務部相關人員發起開票申請流程，經事業部總監審批同意，財務審核通過後，開據發票。

4) 達到銷售合同條款中簽訂的收款里程碑點條件，須開具發票的，業務部相關人員發起開票申請流程，經事業部總監審批同意，財務審核通過後，開據發票。

5) 依據完工進度，符合外部收入確認條件的，業務部相關人員發起開票申請流程，財務審核相符後，開據相應發票。

6) 不符合上述三條件任何之一的，但確有需要開票的，屬特批開票，業務部相關人員發起開票申請流程，須經事業部總經理審批同意，且財務審核通過後，開據相應發票。

9. 開具發票後，當發生銷貨退回、銷售折讓以及開票有誤等情況，符合發票作廢條件的，收回原發票並註明「作廢」字樣，不需開紅票的情況：

1) 符合普通發票作廢的條件，是指同時具備下列情形：

1 收到退回的普通發票原件。

2 購貨方未作帳務處理，且我方也未作帳務處理（即在發票開出的當月又馬上退回公司財務部門發票）的。

3 符合普通發票作廢條件的，業務部門相關人員負責收回原發票原件，在將發票原件交回財務部門前，發起發票退回流程，在流程中註明發票退回原因及原件交財務時間，財務部門收到發票並簽收確認，同時財務必須將收回的發票聯存根聯、記帳聯等其他聯次貼上在一起，在每聯上加蓋作廢章，作為發票檔案儲存。

2) 符合增值稅專用發票作廢的條件，是指同時具備下列情形：

1 收到退回的發票聯、抵扣聯原件的時間未超過我方開票當月（注超出當月的須開紅票）；

2 我方未抄稅並且未記賬；

3 購買方未認證或者認證結果為「納稅人識別號認證不符」、「專用***碼、號碼認證不符」。

4 符合專用發票作廢條件的，業務部門相關人員負責向購買方收回原發票及抵扣聯原件，在將發票及抵扣聯原件交回財務部門前，發起發票退回流程，在流程中註明發票退回原因及原件交財務時間，財務部門收到發票並簽收確認，同時財務必須將收回的發票聯、抵扣聯與存根聯、記帳聯等其他聯次貼上在一起，在每聯上加蓋作廢章，作為發票檔案儲存。

10. 當發生銷貨退回、開票有誤等情形或者因銷貨部分退回及發生銷售折讓，需要開具紅字發票，應視不同情況分別處理視不同情況：

(一) 開具紅字普通發票按以下辦法處理：

1) 購買方未作帳務處理，我方已作帳務處理（即在發票開出的當月未能及時退回發票）的，業務部門相關人員負責向購買方收回原發票原件，在將發票原件交回財務前，發起發票退回流程，同時串發起紅字發票開票申請流程，同時在流程中註明發票退回原因及原件交財務時間，財務收到發票並簽收確認，經事業部總經理審批同意，財務審核相符後，方可開具等額的紅字發票。同時，財務必須把紅字發票記帳聯撕下作為沖帳憑證，其餘聯次不得撕下，並把收回的原發票貼上在紅字發票存根聯背面以備核查。

2) 購買方已作帳務處理的，不論我方是否已作帳處理，業務部門相關人員必須取得購買方出具的有效書面證明（購買方的有效書面證明，必須記載與發票和銷貨清單內容一致的事項，包括原發票聯的影印件和銀行收款進帳單（原已付款的），以及退貨的原因並加蓋購貨方單位印章或財務專用章），業務部門相關人員在將購買方出具的有效書面證明提交財務前，發起紅字發票開票申請流程，並在流程中註明書面開經票原因及書面證明資訊，財務收到此書面證明並簽收確認，經事業部總經理審批同意，財務審核相符後，方可開具等額的紅字發票。此開好的紅字發票，經業務人員複核無誤後，在發票登記簿上或發票存根聯簽字，領取發票相應聯次；財務人員依據記賬聯進行財務處理。

(二) 需要開具紅字增值稅專用發票的，必須取得國稅機關開具的《開具紅字增值稅專用發票通知單》（以下簡稱通知單），具體由購貨方向主管稅務機關申請，還是由我方向主管稅務機關申請，應視不同情況分別處理：

1) 因購買方專用發票抵扣聯、發票聯均無法認證的，或所購貨物不屬於增值稅扣稅專案範圍且取得的專用發票未經認證的：

1 由購買方向其主管稅務機關申請出具《開具紅字增值稅專用發票通知單》（以下簡稱通知單）。

2 若同時有發票退回，但不符合作廢條件。

3 由業務部門相關人員負責向購買方收取此通知單、發票及抵扣聯原件，發起發票退回流程，同時串發紅字發票開票申請流程（若未有發票退回的，直接發起紅字發票開票申請流程），並在申請流程註明具體退回原因以及相對應原藍字專用發票的資訊，財務收到通知單及發票並簽收確認，經事業部總經理審批同意，財務審核相符後，方可開具等額的紅字發票。

2) 因開票有誤購買方拒收專用發票的：

1 我方須在專用發票認證期限內向其主管稅務機關填報《申請單》，並填寫具體原因以及相對應藍字專用發票的資訊；

2 同時提供由購買方出具的寫明拒收理由、錯誤具體專案以及正確內容的書面材料，銷售方主管稅務機關審核後出具《通知單》，我方憑通知單開具紅字專用發票；

3 此種情況由業務部門相關人員負責在專用發票認證期限內，將發票及抵扣聯原件交回財務，交回前發起發票退回流程，同時串發紅字發票開票申請流程，並在申請流程註明具體退回原因以及相對應原藍字專用發票的資訊，財務收到發票及抵扣聯原件並簽收確認，經事業部總經理審批同意，財務審核相符後，方可開具等額的紅字發票。

3) 我方因開票有誤等原因尚未將專用發票交付購買方的：

1 我方須在開具有誤專用發票的次月內向主管稅務機關填報申請單，並填寫具體原因以及相對應藍字專用發票的資訊；

2 同時提供由我方出具的寫明具體理由、錯誤具體專案以及正確內容的書面材料，主管稅務機關審核確認後出具通知單，我方憑通知單開具紅字專用發票。

3 此種情況由業務部門相關人員負責在專用發票認證期限內，及時將發票及抵扣聯原件交回財務，交回前發起發票退回流程，同時串發紅字發票開票申請流程，並在申請流程註明具體退回原因以及相對應原藍字專用發票的資訊，財務收到發票及抵扣聯原件並簽收確認，經事業部總經理審批同意，財務審核相符後，方可開具等額的紅字發票。

11. 因我方將發票聯遺失需要作廢或開據紅字發票的，由責任人員負責將作廢宣告、行政處罰決定書影印件交財務部門（財務部門可協助辦理相關手續），並發起發票作廢流程，或發紅字發票開票申請流程，並在申請流程註明遺失責任人及原因，財務收到作廢宣告、行政處罰決定書影印件並簽收確認，經公司總經理審批同意，財務審核相符後，方可開具作廢或開據等額的紅字發票。

12. 因購貨方將發票聯遺失的，由業務部門相關人員向財務部門取得原發票的存根聯影印件，並在存根聯影印件上加蓋發票專用章交予受票方。若購貨方堅持需要重開藍字發票的，業務部門相關人員負責向購貨方取得購貨方的發票作廢宣告及行政處罰決定書，作為我方重開發票的依據，且些重開發票的流程須經事業部總經理審批，並經財務審核相符。

13. 已開具發票的發票聯遺失處理辦法

(一) 開票方將發票聯遺失的，應按以下規定處理：

1. 開票方於發現丟失當日書面報告主管稅務機關，在登報宣告作廢後接受行政處罰。

2. 開票方將作廢宣告、行政處罰決定書影印件與該份發票的存根聯、記賬聯等其它聯次貼上在一起，對該份發票進行作廢或開具相應紅字發票後，再重新開具發票給受票方。

(二) 受票方將發票聯遺失的，應按以下規定處理：

1. 受票方於發現丟失當日書面報告主管稅務機關，在登報宣告作廢後接受行政處罰。

2. 受票方憑作廢宣告及行政處罰決定書向開票方索取該份發票的存根聯影印件，開票方應在存根聯影印件上加蓋發票專用章交予受票方。

3. 若受票方丟失的發票為單聯發票的，由開票方重新開具發票給受票方，重開時須備註說明原遺失的發票號碼、開票日期、開票金額等內容，並將受票方作廢宣告及行政處罰決定書留存作為重開發票的依據。

14. 因發票遺失給公司造成損失的，由相關責任人承擔損失賠償責任。

15. 依據本制度之三8的條件開出銷售發票的，銷售人員須負責在發票開出60天內收回貨款，未能及時收回的，按此部分應收未收金額的1%扣減責任業務人員的當年考核業績。

16. 開具發票時，必須做到按照號碼順序填開，填寫專案齊全，內容真實，字跡清楚，全部聯次一次列印，內容完全一致，並在發票聯和抵扣聯加蓋發票專用章。

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