5、統一數字
正文中的數字，除標題、成文時間、部分結構層次序數和詞、片語、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當用阿拉伯數字。
阿拉伯數字的書寫有以下規則：
（1）為使多位數字便於閱讀，可將數字分成組，從小數點起，向左或向右每3位分成1組，組間留一空隙（約為1個漢字的1/4），但不得用逗號、圓點或其他方式。非專業科技出版物如排版留1/4漢字空有困難，可以不分節，也可仍採用傳統的以千分撇「，」（使用半形狀態下的逗號）分節的辦法，其中小數部分不分節，四位以內的整數也可以不分節。
（2）純小數必須寫出小數點前用以定位的「0」。
（3）阿拉伯數字不得與除萬、億及法定計量單位詞頭外的漢字數字連用。如453,000,000可寫成45,300萬或4.53億或4億5,300萬，但不能寫成4億5千3百萬；三千元可寫成3000元或0.
3萬元，但不能寫成3千元；三千公尺可以寫成3千公尺，這裡的「千」是詞頭。
（4）乙個用阿拉伯數字書寫的數值（包括小數和百分數）不能拆開轉行。如有轉行，可通過調整字間距來消除。
（5）表示用阿拉伯數字書寫的數值範圍，使用浪紋號「～」，不用符號「-」。如：10%～20%，（2～6）×10，30～40km（也可寫成30km～40km）。
表示引數範圍的數值應按國家有關的標準處理。如：63%～68%（不作63～68%），-15～8℃（不作-15℃～8℃），155～220千克（也可作155千克～220千克），8萬～11萬噸（不作8～11萬噸），包裝外型尺寸為400mm×200mm×300mm（不作400×200×300mm）。
（6）整數一至十，如果不是出現在具有統計意義的一組數字中，可以用漢字，但要照顧到上下文，求得區域性體例上的一致。如：乙個人，三本書，四種產品，六條意見，讀了十遍，五個百分點。
再如：截至2023年9月，學院有新聞系6個，新聞專業7個，新聞班1個，新聞教育專職教師274人，在校學生1561人。
6、統一落款
學校、處室及部門名稱以公章表述的為準，凡落款均需全稱。落款時間年份一律採用公元紀年，一般應用具體日期，即要表明年月日，且一律使用漢字，其中落款時間的第乙個漢字與落款單位的第三個漢字對齊，其中「○」不能用「0」或「零」替代，需用單位符號或特殊符號中的「○」。不能使用「今年」、「當年」、「本月」、「上月」、「今天」、「明天」等不確切的時間，以免產生歧義。
需蓋印章的，印章要上不壓正文，下壓日期，「騎年蓋月」。
7、統一封面
如果是材料的匯集，一般需加封面。封面一般呈現標題（含年份）、學校名稱、科室、編寫時間等內容，能確切反映卷內檔案材料內容。
8、手寫體檔案檔案的字跡要具有耐久性，可選用碳素墨水鋼筆、黑色簽字筆和毛筆書寫，杜絕原子筆、鉛筆、彩色筆、純藍墨水筆書寫。
9、檔案印發前請認真校對，杜絕字句不通，錯別字等現象。
10、紙質及電子版檔案均需按規定入檔。
山東大王職業學院綜合檔案室
二○一○年九月三十日
關於統一檔案編號與格式的規定
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