內部控制系統審計報告
一、審計導言第1-2頁
二、審計結果彙總表第3-5頁
三、審計結果詳細說明第6-30頁
四、組織結構圖第31頁
五、流程圖圖例第32頁
六、流程圖第33—36頁
審計結果彙總表
一、在對銷售與收款環節的檢查中我們發現存在如下問題：
（一）銷售與收款內部控制制度符合性方面
（二）現行內部控制制度遵循方面存在的問題
（三）相關部門反饋意見
二、在對購貨與付款環節的檢查中我們發現存在如下問題：
（一）採購與付款內部控制制度符合性方面
（二）現行內部控制制度遵循方面存在的問題
（三）相關部門反饋意見
三、在對生產與成本迴圈的檢查中我們發現存在如下問題：
（一）生產與成本內部控制制度符合性方面
（二）現行內部控制制度遵循方面存在的問題
（三）相關部門反饋意見
審計結果詳細說明
一、銷售和收款迴圈
貴公司在銷售與收款方面的內部控制流程見圖一
（銷售與收款迴圈內部控制制度流程圖）
從圖一我們可以看出，貴公司在銷售與收款方面內部控制制度的設計充分體現了機械製造企業的特點，著力強調為客戶服務意識和銷售風險防範體系，在檢查中我們發現，這些控制措施在實際工作中也基本上得到了執行。在這方面存在的問題主要表現在：
（一）銷售與收款內部控制制度符合性方面
1、賒銷業務的批准程式和批准標準不明確。
貴公司的控制流程中規定，賒銷業務由營銷部審核，報經主管銷售的副總經理批准。但是在制度中沒有營銷部有關賒銷業務需審核的檔案、審核的具體執行人、審核並上報副總經理的要求、審核的時限等具體可操作的流程規定。主管銷售的副總經理對賒銷業務是否批准的要求也沒有具體的規定。
產生這個問題的原因是總經理認為，市場情況經常變動，以一套固定的模式來決定賒銷業務可能會影響銷售業績，而且主管銷售的副總經理習慣於按經驗辦事。但是，沒有標準勢必會導致賒銷業務的隨意性，同一種業務，由不同的人執行，就會產生不同的審批結果。雖然經檢查沒有發現因此而產生的混亂現象，但長此以往，後患無窮。
為解決上述問題，我們建議，由營銷部提出審批的具體程式和標準，報董事會批准後實施。
2、銷售訂單、產品出庫單、銷售發票、發運單分別歸集，不便於審核。
制度規定，財務部應在每月10日前將從各部門分別取得的銷售訂單、產品出庫單、銷售發票、發運單核對相符，以防止與銷售相關的各部門發生工作失誤。但是，由於前述單據分別來自不同的部門，財務部無力對每一筆銷售業務都分別核對，只能核對這些單據的總額是否相等。如果不相等，查詢起來非常麻煩，尤其是，如果發生錯誤發貨或錯誤開單，必然會導致客戶不滿，嚴重影響公司的銷售業務。
況且，既使核對相等，也並不意味著每一筆業務都正確。
為解決這個問題，我們建議，在營銷部設立客戶代表制度，營銷部每接到一票訂單，就由營銷部經理指定一名員工為客戶代表，由其代表客戶到各部門辦理相關業務，貨物發運後，由其將相關單據核對相等後交財務部審核。這樣做既可以解決上述問題，又可以減少客戶的麻煩，而且並不需要增加成本開支。
3、**員的設定沒有意義。
貴公司在營銷部設有三名**員，負責核對銷售發票中的**是否正確。據我們調查，貴公司所銷售的產品只有五個品種，二十乙個規格，營銷部乙個合格的員工，在乙個月內就可以記住所有的**，而且可以列印**表發給與銷售**使用和審核有關的員工，完全沒有必要設定**員來進行審核。按貴公司目前的勞資標準，每名員工的平均費用為22,500元，三名員工的費用就是67,500元，這筆開支根本沒有必要。
我們建議，取消**員，這樣可以每年為貴公司節省開支67,500元。
4、銷售佣金制度設計有缺陷。貴公司對營銷部員工按銷售訂貨金額和銷售回款金額的1%計算提取銷售佣金，這本是促進營銷工作的一項激勵措施，是合理的，但是，這項制度在設計時，沒有考慮銷貨退回及折讓因素，一旦發生，就會導致銷售佣金隱性提高。長此以往，還可能出現虛假銷售問題，給貴公司造成更大的損失。
我們建議，由財務部根據貴公司近幾年銷貨退回及折讓金額佔全部銷售額的百分比，再考慮各種調整因素後，確定乙個銷售佣金暫扣比例，報董事會批准後，實施佣金暫扣制度，待銷貨退回及折讓期過後，如沒有發生銷貨退回及折讓事項，再將暫扣款發給營銷員。
（二）現行內部控制制度遵循方面存在的問題
1、客戶往來對帳流於形式。
制度規定，財務部會計員應於每季度終了後10天內向往來客戶寄發並核對往來帳目對帳單，如發現不符應在三天內查出原因予以解決。但據我們檢查發現，2023年第一季度和第三季度沒有發出往來帳目調節表，第四季度的往來帳目調節表不相符但沒有原因說明和處理意見。到2023年12月31日止，客戶往來帳目金額與客戶認可往來金額相差2,150,336元（客戶認可金額高於貴公司帳簿金額的專案為379,624元，客戶認可金額少於貴公司往來帳面金額的專案為2,529,960元）。
產生這個問題的原因是財務部人員不足，規定的對帳調節期又與會計工作高峰期相衝突，財務部有關人員認為此項工作不應是自已的工作範圍，有關部門的督促監督不力等。
基於這個問題的嚴重性和重大的風險性，我們建議，應立即安排得力人員，盡快查清往來帳不符的原因，迅速解決問題，努力防止產生不應有的壞帳損失。同時應調查財務部沒有執行此項制度的真正原因，採取措施，使這些制度真正落到實處。
2、銷貨退回及折讓手續制度執行不力。
制度規定，客戶提出銷貨退回及折讓申請的，經營銷部審核、主管銷售的副總經理批准後，可以辦理銷貨退回及折讓事項，但必須將退回貨物經驗收後填寫入庫單，並取得客戶提供的「銷貨退回及索取折讓通知單」、收款收據後才可以辦理退款。但據我們審查發現，此項制度的執行很不理想。2023年共發生銷貨退回及折讓事項35項，有2項沒有入庫驗收單，金額合計164,515元，有8項沒有取得「銷貨退回及索取折讓通知單」，金額合計1,755,396元，因此多交增值稅298,417元。
產生這個問題的原因是各部門之間相互溝通不力，財務部礙於貴公司有關人員情面，不嚴格執行制度，過後又不積極督促補充，聽而任之。
基於這個問題的嚴重性，我們建議，立即組織人員檢查督促有關手續，補回損失，同時應處罰有關責任人。
3、未按規定及時將所收款項送存銀行。
制度規定，財務部收到款項，應在當日送存銀行，以防止盜搶及挪用損失。我們抽查了三個月的收款業務發現，貴公司銀行日記帳每天記錄的收款金額與銀行提供的對帳單金額不符，有時多有時少，這說明有時沒有將所收款項於當天送存銀行，經複核，全年的餘額雖然相等（說明沒有損失），但潛在的風險是存在的。產生這個問題的原因是財務部出納員嫌每天存款過於麻煩，對不執行該項制度可能產生的風險認識不足，財務部負責人督促不力。
我們建議，應向財務部有關人員強調及時存款的意義，安排人員不定期抽查及時存款情況，發現問題，立即處理。
4、壞帳處理不符合規定。
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