2023年4月23日
公文處理工作是一門科學，它涉及到每個機關、團體、企業、事業單位，與各級領導的領導方法和領導作風密切相關。是機關工作的乙個重要方面。搞好公文處理工作，對於貫徹執行黨的路線、方針、政策，協助領導處理日常工作，提高工作效率，協調上下左右關係，都具有十分重要作用。
一、公文的含義
1、概念：公文是公務公文的簡稱。它是機關、團體、企業、事業單位在公務活動中，為處理公務而形成的、具有現行效用的文字材料。
是各級領導機關用來頒布法規、傳達意圖、指導工作、請示和答覆問題、報告和互通情況、記錄事項、商洽業務、交流經驗的工具。公文包括有固定檔案版頭的檔案和無檔案版頭的其它文字材料，如：電報、表報、介紹信、證明信、慰問信、合同，協議書、**記錄、會議記錄等。
公務的特點是在「公務」活動中產生，而又為「公務」活動服務的。
公文處理工作，環節很多，我就其中的收文登記、分文、送批流轉、催辦、送印發文、插卷歸檔等幾個程式。
2、公文處理的主要任務：
公文處理的主要任務，簡單地說，就是：①檔案的收發，登記和分送；②公文的擬辦，批辦、承辦和催辦，⑧檔案的擬稿、審稿、送簽、校印和蓋印；④會議、**的記錄和整理⑤資料的收集、立卷、歸檔、保管和利用；⑥領導隨時交辦的公文處理工作。簡言之，公文處理就是從檔案的形成到立卷歸檔這一過程中所經過的一系列手續和程式。
有人對這一程式編了一套順口溜： 「抄抄寫寫，印印打打、收收發發、糊糊塌塌、運運轉轉、查查找找。」可見公文處理是一項十分細緻、十分具體、十分瑣碎，而又十分重要的工作。
3、公文處理的基本原則：
它的基本原則是及時、準確、安全、保密。有的人叫它是公文處理的指導思想，也有人叫基本要求。
及時——就是要時刻注意檔案的時間性，保證及時、迅速地處理公文，使之盡快地解決問題。在辦理檔案中，切實做到不拖拉、不誤事、不誤時。
準確——就是要時刻注意檔案的精確性，保證檔案質量。要以嚴肅、認真的態度處理好公文，按照黨的方針、政策處理好、解決好每乙個問題，保證不出差錯。
安全——就是公文的保管、傳閱、轉辦、交換等環節，都要小心、仔細和慎重，保證公文不丟失。
保密——就是時刻要注意保守黨和****，真正做到「守口如瓶」。對公文處理的每一環節，都要堅持保密制度，嚴格保密手續，保證不發生失、洩密事件。
二、公文處理的基本程式：
1、公文處理總的要求：
程式是現代管理學的重要內容。公文的運轉管理是公文處理工作的重要環節。如公文運轉管理出現無序現象，則會影響機關形象和工作效率。公文處理總的要求：
統一收文，按來文渠道分專人處理，把好收文登記關。根據行署收文多的特點，按來文渠道，可分上行檔案、下行檔案、平行檔案和密級檔案、普通檔案、內部資料三類，由文電處分工專人負責處理。收文必須當天拆封，及時登記；密級件隨到隨登，並及時閱辦；閱辦完畢的檔案及時進行運轉終結處理。
在實踐中，我們認為收文後重點是要把好登記關。首先確定檔案登記的範圍：主送檔案；涉及重大事項的抄遂檔案，需要辦理答覆的檔案；需再次運轉的檔案。
凡有存檔價值的檔案，進行登記；凡要登記的檔案，一律採用簿式登記，同時填寫「檔案處理單」，收文登記本與檔案處理單上的內容必須一致，可為檔案運轉的全過程管理提供方便。
統一分文，按檔案內容分部門、科室傳遞運轉，重點把好分文運轉關。一是把好分文關。對已登記的檔案，指定一人分辦。
分辦人必須準確地提出分辦意見，並依據檔案內容在公文處理單承辦人意見欄中提出擬辦意見。凡是急件，在「檔案處理單」的右上角註明急辦件，同時寫明辦畢的具體時間。分辦後按收文登記渠道再登記所分發的承辦科室或承辦部門。
二是把好運轉傳遞關。按先辦理後閱知、先主辦後協辦的順序進行運轉。屬重大方針、政策性的檔案，先送主要領導或主管領導同志批示，後送主辦部門或主管領導，再送協辦部門、閱知部門。
凡屬業務性的檔案或某一方面的檔案，先送分管領導，重要的由主辦部門提出辦理措施後再呈分管領導，然後再傳閱。在分辦、交辦、轉辦過程中，涉及時間性很強的檔案，用**先將初步處理意見（但密碼電報嚴禁在**中問答；閱文時嚴禁全文抄寫。）、主要事項告知有關承辦單位。
有領導批示的原文，影印送承辦單位，原件不轉。在傳遞過程中催辦是重點，主要是針對交辦、轉辦有關部門需要答覆和辦理的公文，兩個以上部門辦理或幾個領導同志合閱的重要檔案，向上級請示或對外聯絡工作，確屬急需解決的問題，以及領導同志特別批示、交代要催辦的事項等。
統一彙總，按分辦要求分類清理，把好辦結綜合關。各承辦部門，在乙份檔案辦結之後，必須將結果反饋到行署辦公室有關科室，有關科室則進行分類清理，將辦理情況反饋給領導。如沒有達到要求的，則退回重辦。
為保證公文運轉的有序進行，許多單位都實行了公文辦理責任制。其規定是：傳真檔案當天未辦理完畢的，超過規定時限傳送的，一律作為失誤處理；領導簽批有關部門閱文的，有乙個部門沒有在處理單上簽字，都得補簽。
這樣，增強了辦理人員的傳遞檔案責任心，一旦拿到檔案就抓緊處理，以按時辦結為完成任務；對需要幾個部門傳閱的檔案，除及時通知部門領導閱文外，還送文上門，力求做到及時傳遞，準確無誤．保證了政令暢通，提高了辦文辦事效率。
三、結合工作實踐談談公文處理及注意事項
（一）、收文。收文登記是公文處理工作的第乙個程式。即：將收到的檔案(包括刊物)分門別類統一登記(包括清點、簽收和拆封)。
收文登記一般採用簿式登記和卡片分類登記兩種方式。目前較多的仍習慣於簿式登記。比較起來，後者要優於前者，其主要長處是查詢方便。
收文登記工作中，需要注意的問題是：
1、收文登記後，應閱知檔案的大體內容。這樣，既可提高公文工作人員的思想、政策水平。也可加深對檔案的印象，避免查詢時胸中無數。
2、要注意內容相關聯的檔案。收文中有些請示的問題，往往涉及到過去的檔案，對此，應將關聯檔案找出，附後一起送批，使領導掌握問題的來龍去脈，準確而及時簽批。
3、發現檔案不符行文要求，必須及時加以糾正。如抬頭、落款不全；缺少編號、日期；漏蓋印章等等。對此，應向來文單位指出，必要時可將檔案退回原單位。
（二）、分文（發文）
分文是公文處理的第二個程式。即將登記後的，檔案，按照檔案的內容和領導同志分工的職權範圍，送領導閱批。
1、分文的一般做法是：對需要辦理的檔案，由分管領導根據上級領導的分工和各部門的業務範圍，註明「請某某同志審批」、「請某某部門辦」，或「請某某部門提出意見後報某某領導閱批」等；凡檔案所請示的問題涉及幾個部門，就需確定乙個單位牽頭，註明「請某某部門會同某某部門商辦後將意見報某某領導閱批」；對有些請示問題範圍不清的檔案，可先與有關部門聯絡，弄清問題的性質和範圍後再辦，也可提出處理意見，送上級分管領導酌定。
以上檔案經有關領導核批後，即由公文工作人員進行分發。
有些檔案除送領導主批外，尚需要讓其他領導了解的。就要同時分發。對此，要注意不漏發和錯發；同時。
還應在檔案上註明「已送某某領導閱批」，「已發某某領導」或「已請某某單位處理」等字樣，以便使其他領導了解所發檔案是怎麼處理的。有些不必辦理的。只需分發有關領導的檔案，應註明「請某某領導閱」或「此件已發某某領導」的字樣。
有的檔案需提請會議討論的，應註明「此件擬提請某某會議討論」或「此件擬提請某月某日某某會議討論」的字樣。這樣，領導一看檔案。便對該件的分發、辦理等情況一目了然。
（三）、送批流轉
檔案經分管領導提出分送意見後，即可依此送批流轉。
1、在送批流轉時．需要注意的問題是：
（1）要按照送批流轉順序辦理。在送批的檔案中，有的需要送幾位領導閱批的，一般應按領導同志名單的排列次序由後至前依次送批，以便有關領導先提出擬辦意見，供主要領導同志決斷；有些請示需要請主管領導先提出處理意見的，可在批件上註明先送某某領導閱批。對一般傳閱件，可按領導同志名單排列從前至後流轉，以便使主要領導同志先了解檔案內容。
（2）急件先處理。對有些時間要求很急的送批件(如召開會議、接待外賓等)。應作為急件處理：
有的可直送主管領導閱批，並向領導請示檔案的時限要求；需要送外單位的，應在信封上面註明「急件」，限時送達。
（3）批件必須有明確的批示意見。在送批的檔案中，有時會碰到這樣幾種情況：a在送審的批件上，領導只划3個圈，未表示明確的意見；b領導劃圈，由秘書同志註明領導的意見；c同一批件上，出現幾位領導同志都批「擬同意」。
如遇上述情況，一般可分別作如下處理：a退有關領導，待批出明確意見後再辦；b請秘書同志注上自己的姓名和日期，以便以後備查；c幾位領導同志都批「擬同意」的。可退請最後閱批的領導明確簽批意見，或是先辦好文，再由主管領導在擬辦的檔案上簽批明確意見，或由主管領導批請有關領導簽發付印。
（4）防止檔案「飛過海」。在流轉過程中，有時會出現檔案跳過公文處理部門，在領導之間直接傳批的情況，這給檔案的管理帶來了混亂。對此，公文工作人員一經發現，要及時將檔案歸口管理，並注意檔案流向，加緊催批，以免遺失檔案，貽誤工作。
（5）領導批示字跡不清楚的，幫助抄清。有些批件，因有的領導習慣用鉛筆擬寫(這不符合檔案管理規定，應改正)，字跡往往不夠清晰，即示鋼筆批示。有時碰上水跡等也會模糊不清，遇到這種情況，應將批示抄清，並註明「抄清件」附後，以確保檔案質量。
（6）認真登記領導同志的批示。對領導同志的批示意見(包括檔案的流轉程式)，應在收文登記卡片上認真登記，做到離開批件也能在收文卡片上看出檔案的辦理情況和檔案的流向。登記時如發現缺少批示日期，應及時幫助注上，以備日後的查考。
（7）嚴格實行簽收制度。檔案送批流轉時，必須將檔案逐一登記，嚴格實行檔案的簽收制度，以加強檔案管理，確保機密安全。
2、公文傳閱的技巧
按《現代漢語詞典)的解釋，技巧是人們熟練做事情的一種能力。公文傳閱的技巧就是公文人員熟練傳閱公文的一種能力。公文傳閱是指公文人員將需要領導閱知的公文集中在一起呈送給領導，讓領導集中領會上級檔案精神、掌握資訊、交流認識、統一思想和智慧型的過程。
這是公文人員的一項重要工作。公文傳閱的成功與否，不僅直接影響著公文傳閱的質量，而且還是對公文人員業務素質的考驗。判斷公文傳閱成功的標準是指是否讓領導能夠在精力最充沛集中的時間裡，以最佳的思考角度，完全領悟檔案的精神，進一步開拓思路，進而對本單位的工作部署安排有所借鑑、啟迪、指導等等。
所以公文傳閱不僅僅是將檔案呈送給領導閱畢，再取回的簡單過程，它還需要一定的方法和技巧。如果公文人員掌握了這些方法與技巧。就能取得最佳的傳閱效果。
筆者在多年的檔案傳閱過程中總結了一點方法，寫出來，與大家共勉。
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