成立參展工作小組參加展會涉及一系列的工作，因此在確定了參展後，有必要成立乙個參展工作小組來負責展會前期的準備、展會現場實施、以及展會後的跟蹤評估等工作。該工作小組由相關人員組成，並指定乙個主要負責人。工作小組需要製作乙個參展計畫，將參展的相關事項一一列出，以免有所遺漏。
一、 展前準備的各種材料
產品資料：產品宣傳手冊、產品資料（詳細產品目錄，包括**，規格，技術指標，質量認證等）、樣品、宣傳廣告、宣傳光碟、紀念品等。
**資料：**,規格,包裝,裝箱，海運運價表，格式合同等。
二、 展前參展人員的培訓
1、情況介紹。包括人員、備展、參展情況的介紹。情況介紹的目的是使展台人員了解參展背景、參展目的、展覽會和展台情況。
展覽會情況包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、館日活動、貴賓接待等活動。
2產品知識和市場情況。展台人員必須熟悉所有展品的知識，包括規格、功能、效能、使用方法等。展台人員掌握產品知識是為了促進銷售。
如果對產品不熟悉，展台人員不僅不能全面介紹產品，還可能會給觀眾留下展出公司檔次不高的感覺。如果必要，還應掌握操作示範技巧。有些產品複雜，展台人員必須熟悉說明資料，在需要時，能迅速找到答案。
市場情況，包括渠道、營銷制度和**、競爭者情況等。
3人員分工。展台工作包括觀眾接待、**洽談、資料散發等，要進行合理的分工，提出要求和標準；要明確工作時間、輪班安排、每日展台會議時間、記錄管理、宿膳行日程等。
1、）現場接待：外形要好，性格外向主動，英語熟練，他們主要是負責接待到達展位的客戶，講解和解答，這些工作人員的數量可能要多一些，可根據展位的大小和布局：有幾面口、幾個接待臺、幾個重點展示的產品來確定人數，對這些人的要求就是彬彬有禮，不卑不亢，笑臉迎人，口齒清晰，專業知識紮實，另外特別注意的是，各負責各的一片區域，不能有客人來詢問，就一擁而上，你也解答他也解答，顯得現場比較亂，另外，遇到講不明白的東西，可大方的介紹給能講明白的人。
2、）現場總協調，這個人應是經理一級，他主要管理所有「現場接待」，解決「現場接待」所不能應付的問題，這個人領導能力要強，重要的是專業知識一定精深。
3、）級別高一些，因為，現場會有重要客戶應約來訪，來的都是客，特別到達展會現場，自然不如家裡條件好，因此接待的級別通過接待的人來提高，給客戶愉快的感受。所以，如果有副總（或以上）一級的，應赴會接待一下。
4、）屬於跑腿型的，現場難免會有一些體力活，雜活，突發事情，比如臨時買個膠帶或工具、搬搬資料，忙的時候，頂一把。總歸要有兩三個腿腳靈活、眼明手快，對展館地形熟悉的人搞定這些細碎工作。
5、）總後勤：這個人負責搞定赴展會所有員工的衣食住行，需要指出的是，在展會現場，花銷自然不會小，物品自然要貴一些，展會上比較辛苦，因此，不能太小氣，讓大家吃好、住好、工作開心。總後勤可能需要一兩個幫手，視參會工作人員的數量來定，比較重點的工作是飲用水和中餐。
4接待技巧和工作態度。展台工作與其他環境下的工作有所不同，即使是有經驗的推銷人員也應接受展台接待技巧和禮儀的培訓。另外，還要對展台人員就工作態度、協作精神和團隊意識進行教育。
三、展會中的展台記錄
1、記錄的重要性
主要記錄的是接待和洽談情況，比如參觀展台的觀眾數量、詢問的觀眾數量、樣品索取數量、建立新客戶關係的數量、意向成交數量和金額、成交筆數和金額等，因此對展台記錄要予以充分的重視。
2、記錄方式
記錄方式有多種，常見的有收集名片、使用登記簿、記錄**等。
收集名片和觀眾登記簿是兩種簡便和比較傳統的記錄方式，缺點是內容少，一般只包括觀眾的姓名、位址、****及職務，因此不是理想的記錄方式。
記錄**是一種常用記錄方式，有多種形式。使用最多的是展台人員在接待後填寫的**。另一種**是對有興趣但是來不及或不願意等候接待的觀眾填寫。
這種**可以裝在印有參展企業位址和郵資已付的信封，供觀眾帶走，填好後寄回。記錄**最好是複寫式的，一式多份；乙份留給當地機構和代表，乙份盡快發給總部，乙份留在展台，用於存檔和後續工作。複寫式**的每份要說明去向和用途。
如果是單頁式**，可以在一天結束或指定時間將**中的內容摘要發回總部以便迅速處理。記錄**內容比較豐富，除了觀眾的姓名、位址、****及職務之外，還有觀眾的背景、興趣、要求，展台人員的評判及後續工作的建議，對參展效果評估、參展後續工作有比較大的參考價值。
三、展會中的市場調研
1以自己的展台為陣地，面向觀眾做調研。了解觀眾對產品和服務的意見和建議，詢問觀眾對市場和產品發展走勢的看法等。
2參展商可以參觀其他展台，尤其是主要競爭對手的展台。收集競爭對手資料，提一些問題，了解競爭對手的展示手段、銷售方式、廣告方式、新產品、新技術、產品質量、**、包裝、效能等方面的情況。參展前，盡可能蒐集有關競爭對手的資料，確保參展人員熟悉這些資料。
給參展人員安排任務，讓每個去摸清一兩個參展競爭對手的情況。要像偵探一樣，帶個相機和記事本，走遍展會的每個角落盡可能多地收集資訊。
3參加展會期間召開的研討會。研討會是乙個了解市場和行業發展趨勢的好機會，一方面發言人可能會做出推論、**，另一方面參加者所表現出的興趣（如人數的多少、提的問題等）也可以作為**的標準之一。
國內參展應注意的事項
展覽會已經不是簡單意義上的展示產品 推銷產品 購買商品的場所。現代展覽會已經快速發展為交流和獲得資訊的中心。參加展覽會是企業整個市場拓展工作的重要組成部分，應被列為全盤市場計畫之中。在確定了參展目的後，選擇核實的展覽會是關鍵。1 報展程式 選擇某個展覽後，與主辦單位取得聯絡，對方會傳真或郵寄給您報展...
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