附件1：
雲南電網公司
建設專案檔案管理工作指南
（試行）
雲南電網公司辦公室
一、國家、行業關於建設專案檔案工作依據性檔案……………1
二、建設專案檔案工作組織建設1
三、建設專案檔案工作業務建設1
(一)電網工程專案檔案形成流向1
(二)電網工程專案檔案工作流程3
(三)工作流程的7個環節及其具體內容3
a、專案檔案管理前期工作3
1. 明確合同條款3
2. 專案檔案現場保管條件4
3. 檔案工作交底記錄4
4. 業務培訓8
b、收集歸檔8
1. 收集原則8
2. 收集要求8
3. 收集物件8
4. 收集方法9
5.工程專案檔案歸檔範圍、分類、保管期限參照表…………10
c、整理組卷的要求43
1. 組卷原則與要求44
2. 組卷方法44
3. 卷內檔案排列45
4. 案卷的編目45
5. 案卷的裝訂48
6. 裝具規格及製成材料48
7．聲像檔案組卷49
8. 電子專案檔案的管理49
d、中間檢查56
1. 主要內容56
2. 檢查形式及物件56
3. 檢查反饋意見內容及格式56
4. 檢查次數及時間59
e、移交60
1. 移交階段的劃分60
2. 移交程式61
f、審查驗收64
1. 提出驗收申請64
2. 組織驗收64
g、檔案接收64
1. 依據檔案64
2. 清點核對工作64附錄a雲南電網公司建設專案檔案管理流程……………65
雲南電網公司建設專案檔案管理工作指南
（試行）
一、國家、電力行業關於建設專案檔案工作依據性檔案
參見《雲南電網公司建設專案檔案管理辦法》第4條。
二、建設專案檔案工作組織建設
參見《雲南電網公司建設專案檔案管理辦法》第7.1條。
三、建設專案檔案工作業務建設
（一）電網工程專案檔案形成與歸檔流向
歸檔檔案材料的形成流向按專案建設管理程式分為專案前期準備階段、施工（管理）階段、竣工驗收階段、技改階段，各階段產生的歸檔檔案的收集由各階段專案管理部門負責。各階段檔案形成及專案管理全過程的檔案流向以圖表示如下：
1.過程流向:
①專案前期準備階段：
②施工(管理)階段：
③竣工驗收階段：
ab:④技改階段：
⑤專案管理全過程：
2.整體流向:
（二）工程專案檔案工作流程，具體內容見《雲南電網公司建設專案檔案管理辦法》附錄a。
（三)工作流程的7個環節及其具體內容
a 專案檔案管理前期工作
1 明確合同關於檔案工作的條款。
建設單位在與參建單位簽訂設計、施工、監理、裝置訂貨等合同時，應在合同條款中明確規定檔案工作的內容，包括：
1.1 要求各參建單位必須嚴格執行《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》（da/t28-2002）、《雲南電網公司建設專案檔案管理標準》及《指南》。確保檔案材料齊全、完整、準確。
1.2 明確合同約定方必須在專案竣工投運三個月內，移交一套或幾套(若原件只有乙份時，原件歸建設單位，其他單位歸影印件；當執行單位涉及兩家或兩家以上時，按2n+1套移交)專案歸檔檔案至建設單位工程管理部門，同時提交與文字、圖紙檔案目錄相一致的工程檔案管理軟體採集的資料。
1.3 在合同中明確歸檔檔案材料必須經建設單位驗收合格後，才能向參建單位支付質量保證金。
2 專案檔案現場保管條件
專案管理部門在工程立項後必須按《指南》第三.（三）.b.
4.1條關於「檔案的收集要求」配備檔案收集袋（盒）及專用檔案櫃，並在檔案保管現場採取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保專案檔案的安全。
3 檔案工作交底記錄
3.1 專案建設單位檔案管理部門在工程立項後對專案管理部門進行交底；
3.2 專案建設單位專案管理部門在工程開工後對參建單位進行交底；
3.3 專案參建單位檔案管理部門在工程開工後對專案管理部進行交底。
具體**如下：
工程檔案工作交底記錄
（適用於建設單位檔案管理部門對專案管理部門）
工程檔案工作交底記錄
（適用於建設單位專案管理部門對參建單位交底）
工程檔案工作交底記錄
（適用於參建單位檔案管理部門對專案管理部門交底）
4 業務培訓
b 收集歸檔
專案檔案材料收集的基本原則、要求和方法
1 收集原則。歸檔檔案材料必須是能準確反映專案建設各階段活動的真實記錄。
2 收集要求
2.1 齊全完整與準確。檔案材料必須收集齊全、完整、準確。
2.2 檔案收集的質量要求。
2.2.1 歸檔檔案材料應以原件歸檔，一般不使用影印件,紅標頭檔案業主、抄送單位除外。
2.2.2 歸檔檔案材料幅面要求採用a4紙(297×210mm)尺寸。
2.2.3檔案材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求，嚴禁使用原子筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水、複寫紙書寫和簽批，熱感傳真紙應影印後歸檔。
3 收集物件。包括各種載體檔案，文字材料、圖紙、圖表及**、錄影帶、錄音帶、電子檔案等。
4 收集方法
4.1 擬定案卷主題及分類號
收集袋是專案各階段的管理部門及參建單位在檔案收集過程中所使用的用以分門別類裝放檔案的袋子(盒)。參照《指南》第三.（三）.
b.5條《工程專案檔案歸檔範圍、分類、保管期限參照表》擬出案卷主題，標示在檔案袋上即可形成收集袋。各單位在檔案收集過程中將檔案按案卷主題放入袋中即可。
4.2 建立歸檔檔案關聯表（卷內目錄）
歸檔檔案關聯表是指在專案管理過程中,將工程竣工投運前各階段形成的應歸檔的管理性檔案形成關聯關係**（格式見附件）。即專案建設各有關單位（計畫部、工程部、、生產技術部、物資裝置單位）在工程建設過程中做好關聯表的填寫工作，工程竣工投運後，各單位將關聯表連同歸檔檔案一併移交檔案部門歸檔。
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