1.引言
1.1編寫目的
在完成了針對《檔案管理系統》軟體市場的前期調查，同時與多位軟體使用者進行了全面深入地**和分析的基礎上，提出了這份軟體需求規格說明書。
此需求規格說明書對《檔案管理系統》軟體做了全面細緻的使用者需求分析，明確所要開發的軟體應具有的功能、效能與介面，使系統分析人員及軟體開發人員能清楚地了解使用者的需求，並在此基礎上進一步提出概要設計說明書和完成後續設計與開發工作。本說明書的預期讀者為客戶、業務或需求分析人員、測試人員、使用者文件編寫者、專案管理人員。
1.2專案背景
由於檔案多，種類多，檔案建立者多，建立時間為不定期，要保護好一些公司重要的檔案極為不便，同時由於人員的流動，對原有的檔案的再現，顯得力不從心，有時查詢與重新整理檔案要浪費許多的人力、物力。而且近年來，由於競爭的激烈程度不斷的加深，檔案的管理不當會嚴重到導致公司的面臨著虧損甚至破產的局面。於是人們不斷地在探索希望能找到解決的方法。
為了解決以上的問題，讓企事業單位能夠有效的掌握，有效的共享檔案資源，保護好檔案，及促進檔案管理的資訊化、規範化和整合化，本人多方聽取意見、追加和完善大量實用功能，進而了解檔案管理的流程，同時結合各部門、各行業與企業檔案管理的方法，開發出一套適合於檔案多而複雜的管理系統。
1.3定義、縮寫詞和符號
需求：使用者解決問題或達到目標所需的條件或功能；系統或系統部件要滿足合同、標準，規範或其它正式規定文件所需具有的條件或權能。
1.4參考資料
魯榮江、王立豐：《visual basic 專案案例導航》，科學出版社，2023年6月版
陳明：《軟體工程》，**廣播電視大學出版社，2023年6月版
段興：《visual basic 6.0 控制項實用程式設計100例》，人民郵電出版社，2023年12月
杜春雷、孫會蓮：《如何使用visual basic 6.0中文版》，機械出版社，2023年1月
張曜、張青、李丁：《visual basic 函式實用手冊》，治金工業出版社，2023年12月
范國平、陳曉鵬：《access 2000 資料庫系統開發例項導航》，人民郵電出版社，2023年12月版
閃四清：《sql server 實用簡明教程》，清華大學出版社，2023年1月版
2.任務概述
2.1目標
2.1.1開發目標
在當今世界電腦普及的時刻，人們已經習慣用電腦辦公，結果自然會產生大量的電子檔案，這些檔案有寶貴的歷史價值，但我們如果將更多的時間花費在尋找這些檔案上，即費時又費力。本軟體根據此需求進行開發的。
2.1.2應用目標
讓企事業單位能夠有效的掌握，有效的共享檔案資源，保護好檔案，及促進檔案管理的資訊化、規範化和整合化，實現計算機的智慧型化管理，以提高工作效率和經濟效益。
2.2執行環境
2.2.1硬體環境
a． 一台586 以上的微機及相容
b．記憶體16mb（最好32mb記憶體）
c．vga 彩顯一台
2.2.2軟體環境
a.windows 98 以上的作業系統
b．microsoft visual basic 6.0.中文版資料庫管理系統
c．office 2000應用軟體
2.3條件與限制
本檔案管理系統軟體是應用於中小企業的。在功能上還可進一步實現安全防範、與e-mail和網際網路**整合起來，成為網路檔案管理系統軟體。
3. 資料描述
3.1靜態資料
下面列出了六個表的具體靜態資料：
1)檔案目錄表
此表存放檔案型別資訊
2)檔案倉庫表
此表存放檔案的資訊
3) 登入表
此表存放操作員工的資訊
4) 操作員工資訊表
此表存放操作員工詳細資訊表
5) 公司資訊表
主要存放公司的資訊
6)幫助表
此表存放幫助資訊
3.2動態資料
輸入資料：選單選項，查詢關鍵字，新建記錄項。
輸出資料：由查詢關鍵字確定的資料庫記錄集合。
內部生成的資料：中間查詢結果。
3.3資料庫描述
本軟體採用access資料庫。
3.4資料流圖
《檔案管理系統》軟體的資料流圖是比較清晰的，對各功能模組來說都比較有規律。但完整的圖比較繁瑣，各個功能模組的資料流圖如下。
１．登入資料流圖
2.檔案管理
3.檔案查詢
3.系統配置
4.系統維護
5.列印報表
3.5資料字典
這裡給出乙個資料元素的字典卡片與具體資料卡片的含義：
名稱：檔案型別資訊
描述：產生檔案檔案型別送交檔案目錄表
定義：檔案型別資訊＝檔案型別＋安全級別
4. 功能要求
4.1功能劃分
本系統有以下功能模組：
1）檔案管理模組
2）查詢管理模組
3）系統配置模組
4）系統維護模組
5）列印報表模組
6）幫助模組
4.2功能描述
下面詳細描述一下各個功能模組：
1）檔案管理
(1) 檔案目錄管理:只限於一般使用者和管理員操作。而且不同的使用者級別所操作的檔案型別是有限制的。
使用者可以向裡面新增、修改和刪除檔案型別。也可設定檔案型別的級別，以加強它們的保密性。
(2) 檔案倉庫:限於全體操作員工。一般瀏覽者只能檢視檔案，不能對檔案做任何的修改。
而且不同的使用者級別所看到的檔案是有限制的。一般使用者可向裡面新增、修改和刪除檔案。也可設定檔案級別，以加強它們的保密性。
2）查詢管理
(1) 查詢單條檔案記錄：主要是適合於全體操作員工的。在窗體上，先可以選擇查詢的條件，再輸入關鍵字名。
按查詢即可。如果你不熟悉該檔案也可以在窗體上選擇模糊搜尋。查到記錄後，也可雙擊記錄即可顯示詳細資訊。
(2) 查詢全部檔案：是給管理員用的，是為了方便管理員查詢檔案，也有關鍵字搜尋和模糊搜尋。查到記錄後，也可雙擊記錄即可顯示詳細資訊。
(3) 查詢操作員工：是給管理員用的，因為操作員工的資訊是保密的，所以只限管理員使用。
也有多種查詢方法。查到記錄後，也可雙擊記錄即可顯示詳細資訊。
3）系統配置
(1) 配置公司資訊:只限管理員配置，主要是配置公司的基本資訊。一般使用者和瀏覽者均可檢視。
(2) 配置系統桌面：使用者可以配置自己喜歡的桌面圖形。只要在窗體上單擊選擇**，再選擇所喜歡的**即可。
(3) 資料庫儲存路徑：僅限管理員使用。用於開啟資料庫。
4）系統維護
(1) 資料備份：使用者可以通過選擇儲存的路徑把資料庫儲存在硬碟中，也可儲存在軟盤中。
(2) 資料恢復：使用者可以通過選擇路徑把資料恢復。
(3) 操作員工管理：僅限管理員。其中可以新增、修改、刪除操作員工，設定他們的許可權、級別及密碼。
(4) 系統整理資訊：顯示距離管理員整理系統的時間。
5）列印報表
(1) 列印單條檔案記錄:主要適用於一般瀏覽者和一般使用者。他們只能列印在他們的許可權和級別範圍內所能檢視的檔案。
(2) 列印全部檔案:是為管理員設定的，管理員可以根據需要設定列印。也可以讓檔案以報表的形式生成文字檔案或html檔案輸出。
列印操作人員的資訊只限管理員使用。
6）幫助
(1) 幫助資訊：顯示系統的詳細幫助資訊。
(2) 關於系統：主要是顯示系統的一些資訊。
5．效能需求
5.1資料精確度
a．要按照嚴格的資料格式輸入，否則系統不給予響應進行處理。
b．查詢時要保證查全率，所有相應域包含查詢關鍵字的記錄都應能查到。因為通常有檔案的記錄會很多，所以本系統採用了兩種方法進行查詢：直接查詢和模糊查詢。
5.2時間特性
一般操作的響應時間應在1~2秒內，對軟磁碟和印表機的操作也應在可接受的時間內完成。
5.3適應性
滿足企事業單位使用的需求（記錄量控制在1000項內）。
對前面提到的執行環境要求不應存在困難。
6. 執行需求
6.1使用者介面
超越vb的介面，全新感覺，操作簡便，一目了然，檢視優美等特點。並且採用選單介面驅動方式，給操作使用者帶來了極大的便利，對使用者友好。對滑鼠和鍵盤單獨支援。
6.2硬體介面
本軟體不需要特定的硬體或硬體介面進行支撐。
486以上pc機均可執行此軟體。
6.3軟體介面
執行於windows95及更高版本具有win32 api的作業系統之上。
6.4故障處理
正常使用時不應出錯，若執行時遇到不可恢復的系統錯誤，也必須保證資料庫完好無損。
除錯中遇到的問題及解決的方案：
1)遇到跳出「資料庫已經關閉「提示資訊阻止程式執行時
可以檢視一下進行此項操作時，操作的表是否已經被關閉了或者是在沒有關閉此表的情況
下又一次運用開啟語句開啟此表。
人事檔案管理系統需求分析
1000310312 黃琨麟 1.設計背景 本系統在技術上的可操作性較強,基本上無技術上的難度很大的演算法和設計，在人員及社會方面，由於其人機介面的人性化設計，幫助系統和導航系統的輔助，且在目前這些單位人員的實際計算機錯做水平條件下是無任何障礙的。2.市場需求 人事檔案管理是現代企業人事資源管理中的...
檔案管理系統需求分析報告
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管理系統需求分析
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