機械工程系
畢業生歡送活動
策劃書策劃部門：機械系青協專案策劃部
活動背景：
呼聲仍在繼續，愛心還在傳遞。湖南工學院機械系青年志願者協會秉著「奉獻愛心，服務社會，為孤、殘兒童帶來愛」的精神，積極創造條件，努力去爭取，志願與衡陽春天服務中心取得長期定點服務關係。春天服務中心是一家收養孤、殘兒童的慈善機構，我們希望以本協會的微薄之力能為它做一些力所能及之事，更希望我們以後長期的志願服務活動能給那裡的孤、殘兒童帶去一片陽光，一片希望，一片愛心！
使他們能更開心、快樂的成長，享受到生命的可愛！為此，我們機械系的姚正輝書記作為我們的愛心代表，特前往春天服務中心參加機械青協與春天服務中心長期志願義工服務相關事項協議的簽字儀式，為我們的愛心加油，為我們協會與春天服務中心取得長期志願服務關係劃上乙個圓滿的句號！
一， 活動主題： 愛心起航，傳承不息！
二， 活動目的：機械系青年志願者協會志願與衡陽春天服務中心取得長期義工服務關係，要把將愛心一屆一屆傳承下去，希望給那裡的孤、殘兒童帶來愛、希望和機會，為他們創造更美好的明天。簽字儀式既是祝賀我協與春天服務中心正式取得長期志願服務關係，是我們協會一次愛心接力的起始點，也是對我們愛心志願活動的一種肯定與加油。
三， 活動策劃：湖南工學院機械系青協和衡陽春天服務中心
四， 參與人員：姚書記、春天服務中心相關人員、機械青協精選成員
五， 活動時間：2023年6月25日星期五上午
六， 活動地點：衡陽春天服務中心
七， 活動內容：
（一） 前期準備
1， 向系部領導申請此次活動，遞交活動策劃書，對不妥之處進行修改，獲得簽字審批；
2， 組織人員，徵集簽字儀式上的表演節目，並對節目進行準備與排練；
3， 準備好活動中所需的裝置和物品，包括簽字儀式、節目表演以及第一次義工活動中所需的；
4， 宣傳部用海報和橫幅的形式提前對此次活動進行擴大宣傳，至少要一條橫幅；
5， 提前派人到春天服務中心熟悉環境，共同**和準備此次活動的相關事宜，並對雙方的工作作出具體安排；
6， 對協會成員進行資訊整理，為活動做出人員分配安排；
7， 到校外聯絡商家，努力爭取贊助商的資助。
（二） 活動流程：
1，6月25日早上，機械系青協的所有參加此次活動的成員於8∶30在四棟教學樓前集合，點名簽到後集體出發前往春天服務中心；
2，機械系青協的人員到達春天服務中心後，找到春天服務中心的相關負責人，在他們的協助與指導下開始簽字儀式的會場布置工作。包括會場、舞台的布置，物品的擺放以及音響裝置的除錯與布置等；
3，等所有參與人員到齊後活動正式開始，主持人宣布、介紹雙方人員；
4，機械系青年志願者協會會長宣讀介紹此次活動；
5，簽字儀式開始，雙方代表簽字，結束後進行合影；
6，節目表演：①相聲 ②
7，簽字儀結束，歡送雙方嘉賓散場；
8，我協會志願者對會場進行撤除，並對場地進行衛生打掃與整理；
9，撤場之後，志願者進行第一次義工服務活動，包括電腦維修，手工製作，手工製品的義賣活動，對孩子的看望等；
10，活動結束之後，所有參加活動的青協志願者在春天服務中心集合，清點人數之後，集體返校。
（三），後期工作：
1，對此次活動的資料進行整理，撰寫此次活動的新聞稿和通訊稿，並投稿到「融聲園」和系部**，選擇一些**上傳到系部**，以對外宣傳我們的工作，擴大我協會的影響力。
2，召開部門會議，對此次活動進行工作評價與總結，找出不足之處，分析並提出改進方案，為下一次活動積累經驗與心得。
八，工作安排：
活動策劃組：對此次活動的全過程進行組織策劃，保持與春天服務中心的交流，指揮排程各部門，對任務進行分配與安排，處理突發情況，保障活動順利進行下去。
宣傳組：對本次活動和我協會進行對外宣傳，主要是活動前的海報和橫幅設計與編寫，至少要一塊橫幅的宣傳；也可以在活動結束後以慶祝的形式對我們的工作進行宣傳。
人事組：對各成員的資訊彙總歸類，分出活動過程所需的人員組分，並分配各組的工作任務，把資訊發放到各成員的手中。
外聯組：提前去和一些商家聯絡，努力爭取到商家給我們活動提供一定的贊助。如春天服務中心沒有音響裝置，外聯組也可以去拉贊助商提供。
生活組：主要是去採購和準備活動所需的物品，以及活動所需的帽子、胸牌和工作牌的發放與收集。
通訊組：對各種資訊資料的整理，活動結束後的工作總結，以及活動的新聞稿、通訊稿的撰寫與投稿，同時派一名人員負責活動過程的拍照合影工作。
九，注意事項：
1此次活動，我協會的參與人員都是集體行動，所以請所以參與人員按時到達集合，集體行動，不得遲到早退，更不得單獨行動和私自離開，要聽從組織與安排；
2，由於到活動地點路途比較遠，路況比較複雜，所以各參與人員在來回的路上必須注意自身的安全；
3，在到達活動地點後，要聽從春天服務中心工作人員的安排，幫助布置好活動的會場。
4，我協所有參與人員在活動過程要保持我們青年志願者的良好行象，文明禮貌，認真工作，不得與工作人員發生矛盾與衝突；
5，由於春天服務中心環境的特殊性，所以參與人員在活動時必須認真遵循春天服務中心的《來訪須知》上的條例，以免帶來不好的影響；
6，活動策劃組要擬好各種可能的突發事件的應急方案。
最後預祝本次活動取得圓滿成功！
湖南工學院機械系
青年志願者協會
2010-6-22
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一 準備 一 待籤文字 a 做好待籤文字的定稿 翻譯 校對 對照原稿件，做到一字不漏，對出現的問題互相通告，再談判，達到諒解一致，並相應調整簽約時間 印刷 裝訂 蓋印等工作 b 核對各種批件，主要是專案批件 許可證 裝置分交檔案 用匯證明 訂貨卡是否完備，合同內容與批件內容是否相符 c 在協議或合同...
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