一、準備
（一）待籤文字
a、做好待籤文字的定稿、翻譯、校對（對照原稿件，做到一字不漏，對出現的問題互相通告，再談判，達到諒解一致，並相應調整簽約時間）、印刷、裝訂、蓋印等工作；
b、核對各種批件，主要是專案批件、許可證、裝置分交檔案、用匯證明、訂貨卡是否完備，合同內容與批件內容是否相符；
c、在協議或合同上簽字的有幾個單位，就要為簽字儀式提供幾份樣本，如有必要，還應為各方提供乙份副本；
d、與外商簽訂有關協議、合同，按國際慣例，待籤文字應同時使用賓主雙方的母語；
e、待籤文字應裝訂成冊，並以仿皮或其他高檔材質作為封面。規格一般為大八開，紙張高檔，印刷精美，由主方提供。
（二）布置場地
a、分類：專用和臨時（會議廳、會客室）
b、要求：1、大體：莊重、整潔、清淨
2、室內：鋪滿地毯+簽字用桌椅
3、正規簽字：簽字桌 ：1）長桌+上鋪設深綠色臺呢
2） 橫放、提前放好待籤文字、簽字筆、吸墨器
座椅： 1）雙邊性合同：兩張
2）多邊性合同：一張或多張
c、簽署涉外商務合同：在簽字桌上插有關各方的國旗
1)雙邊性文字:誰的國旗插在該方簽字人的正前方
2多邊性文字：各方的國旗應按一定的禮賓順序插在各方簽字人的身後
（三）安排簽字人員
a、儀式之前：1）有關各方應預先確定好參加簽字儀式的人員，並向有關方面通報；
2）客方尤其應將出席人數提前告知主方。
b、簽字人員：視檔案性質而定。可由最高負責人籤，但雙方簽字人的身份該對等。+助簽人
c、服裝：1）簽字人、助簽人、隨員，禮服性質的深色西裝套裝或西裝套裙，白色襯衫與深色皮鞋；
2）禮儀小姐、接待人員：工作**或旗袍一類的禮服性服裝。
d、表情： 勿過嚴肅，勿喜形於色
二、程式
（一）開始
a、有關各方人員進入簽字廳，按既定位次做好。
1）簽字者：主居左，客居右
2）其他：客方：自左向右，主方：自右向左排列站於各自簽字人之後或坐在己方簽字人的對面；
3）助簽人：站在己方簽字者的外側，協助翻揭文字、指明簽字處、並未業已簽署的檔案吸墨防湮。
（二）簽字人簽署文字
輪換制：先簽署己方儲存的合同文字，再簽署他方儲存的合同文字
（三）交換合同文字
a、雙方簽字人正式交換已經有關各方正式簽署的文字；
b、交換後，各方簽字人應熱烈握手，互致祝賀，並互相交換各自使用過的簽字筆，以誌紀念；
c、這時，全場人員應該鼓掌，表示祝賀。
（四）共同舉杯慶賀
交換已簽訂的合同文字後，禮賓小姐會用托盤端上香檳酒，有關人員，尤其是簽字人當場幹上一杯香檳酒。
（五）有秩序退場
a、雙方最高領導者及客方先退場，然後東道主退場。
b、時間：半小時為宜
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