作業1 1．將辦公室實務工作的簡要內容填入下列**，內容基本相同的填在一行中。
辦公室實務工作一覽表
序號國內一般性國外一般性國內企業（含外企）
1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內容
2 [文書製作] 影印資料。 列印文稿及**
3 [文書處理] 在許可權內按自己的意思發出信函。 信函和郵件的處理。
4 [檔案管理] 檔案管理。
5 [會議組織] 安排會議事務，並做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內容。
6 [調查研究] 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。
7 [資訊資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種資訊
8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。
9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。
10 [協調工作] 以**往來維持和外界的良好公共關係。
11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。
12 [日程安排] 替上司定約會並做好記錄；
13 [日常事務"] 閱讀並分類信件通訊事務、**；
14 [辦公室管理] 辦公室環境的布置和整理,保管辦公室裝置及用品
15 [其他臨時以速記記下上司交待的事項； 執行上司交辦事項
交辦的事項-]
16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。
17 外出辦事，如銀行、郵局等。
2、公用易耗品主要包括哪些？
辦公用易耗品主要有：
（1）信封、紙張；
（2）軟盤、光碟等；
（3）鉛筆；
（4）原子筆；
（5）簽字筆或鋼筆；
（6）修正液或修正帶；
（7）印盒；
（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期
號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；
（9）小刀；
（10）日曆等；
（11）其他，如標籤紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大
頭針、紙夾等。
3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關係如何？
文員工作分為三個步驟：計畫、實施和檢查。
（1）計畫的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，並思考以什麼方法進行效率會最
佳。 （2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的
工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。
（3）檢查的步驟，要分析計畫和實績的差異，並把以前進行過的工作或別人做過的工
作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。
其次，說明三個步驟之間的關係。
三者的關係為：
先作計畫，付諸實施，然後檢查結果，圍繞「計畫——實施——檢查」這樣乙個滾動的
過程開展。三者相互聯絡形成乙個迴圈。
文員首先要仔細制定計畫，然後根據這個計畫去實施，並嚴格檢查其結果，使得這個結
果對下一次的計畫有所幫助和啟示。
4、按照「優先順序」處理工作原則，虛擬乙份半天或一天工作（或家務）計畫書。
本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定乙份計
劃書，不要抄襲。
5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方
法的認識。
(3)受意方法:
受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文
件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易
於文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就
某一問題、某項工作發表的意見和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善於領會上司意圖，不要曲解上司意圖；
（2）備好記錄本，記錄下指示要點；
（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；
（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；
（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，並要注意方式、態度；
（6）接受指示後，要不失時機地貫徹實施。
結合實際談體會。
我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。
才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一
份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬體和軟體配備、
公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事後，又怕顯
得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根
本就不行。後來，我再次向總經理詢問，並備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，
才寫出了各方滿意的公司簡介。
從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。
注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中乙個題目進行回答。但是要注意按
照以上的思路作答；而且要注意結合教材，聯絡實際作答。既要簡要說明教材中的相關知識
點，又要結合實際談談自己的體會。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學
們在回答本題時要加以注意。
作業21、從文員工作的角度對比說明打**和接聽**的異同。
同：（1）都應先問好，再傳達自己的資訊；
（2）都應保持耐性、熱情的態度；
（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；
（4）都應簡明扼要表達自己的意思。
異： （1）打**應首先查清楚對方的**號碼；接**應等**鈴響2—4聲就接聽。
（2）打**應將重點部分在掛**之前再確認一遍；接**則沒有這一步。
2、怎樣做好為領導篩選**的工作,主要做法有哪些？
詢問對方來電目的，詢問對方是什麼人，如果是推銷的，可直接拒絕。 平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記，最好有一本各單位的，和其它單位領導人的**號碼本。如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。
3、簡要回答郵件分揀的一般標準。
（1）按照收件人的姓名分揀；
（2）按照郵件的重要性分揀；
（3）按照收件部門的名稱分揀。
4、怎樣處理上司不在時的郵件？
本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。
5、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？
（1）上司正在開會時；
（2）上司繁忙時；
（3）上司即將外出時；
（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。
作業31、 提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。
教材p162—166（12.1—12.9共九點）
2、日程安排計畫表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制乙份××預定表。
日程安排計畫表的種類：
（1）年預定表。是企業在每年度例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，
所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般於年初將整個年
度的活動事項整理成表，再通知各部門。
（2）月預定表、周預定表、日預定表。
月預定表是從年預定表中抽出乙個月的預定計畫，以乙個月為單位，填寫該月要進行的
會議、面談、出差、訪問等預定計畫。
周預定表是乙個月預定計畫中的一周計畫，此預定計畫比月預定表更詳細。
日預定表則是從周預定表裡寫出一天的預定計畫，進一步以時間為單位，詳細地預定從
早到晚的業務活動。
各種預定表的編制請同學們參照教材p.166—p.170上的例子，編寫。
3、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。
教材p188—189（共四點）
4、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？
提神醒腦的服務。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備溼毛
巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。
私事方面的協助。
協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：
（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關係到上司的形象問題，所
以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的
關係來協助他解決私人的事務。
財物管理。包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入**者，以及薪
金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，
由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。
（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票
簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。
其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員**致謝函，並做紀念保管。
5、舉辦一般規模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關要點，並選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。
1、根據參加宴會的人選地點，定檔次
2.發請帖
3.確定參加人員，訂餐
4.到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請
5.到時間正式進行
請列出相關要點，並選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。參考教材p223—2259
作業41、簡要闡述社交話題的選擇原則。
合適的話題包括：
（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；
（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；
（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人
情等； （4）比較高雅的話題，如古典**、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；
（5）積極、健康的生活體驗的話題；
（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。
不合適的話題包括：
（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。
（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、**、醜聞、**等。
（3）過於敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的話題。如對於專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。
（5）誇耀自己的話題。
（6）庸俗的、色情的話題。
（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。
2、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用範圍如何？
印章的使用的主要形式為：
（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）
封存章。
落款章、騎縫章、更正章的使用範圍：
（1）落款章加蓋於文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和檔案的有效性。
（2）騎縫章用於帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連線處的騎縫線上。
（3）更正章用於文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正後，作為法定作者自
行更正的憑信。
3、簡要闡述收文處理的程式及分送的基本原則。
收文處理的程式：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦—
—注辦。
分送的基本原則：
（1）屬於方針政策性的，關係本機關工作全域性的指揮性檔案或重大問題的請示、報告
之類的檔案，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；
（2）屬於機關日常事務性的已有明確分工的檔案，或早有批示規定和有規可循的例行
公文，按主管業務的分工範圍分送給有關部門或承辦人閱辦；
（3）分送給機關領導閱批的檔案，要先填好「公文處理單」，連同檔案一併送批；
（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；
（5）在檔案份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、後閱知，
先主辦、後協辦，先正職、後副職的次序分別審閱處理，並以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。
4、按照文書立卷特徵立卷，主要有哪幾種型別？簡要說明按照問題特徵立卷的基本
含義。 型別：
（1）按問題特徵立卷；（2）按作者特徵立卷；（3）按文種特徵立卷；（4）按時間特徵
立卷；（5）按地區特徵立卷；（6）按通訊者特徵立卷。
按問題特徵立卷的含義：
將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯
系和處理情況，運用最廣泛。
5、簡要說明電子檔案歸檔的基本方法。
教材p317—318（共四點）
辦公室管理形成性考核冊
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電大答案2019辦公室管理形成性考核冊答案
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辦公室管理形成性考核冊答案
17外出辦事，如銀行 郵局等。2 公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有 1 信封 紙張 2 軟盤 光碟等 3 鉛筆 4 原子筆 5 簽字筆或鋼筆 6 修正液或修正帶 7 印盒 8 各種小型機器，如訂書機 包括訂書針 打孔機 裝訂機 包括裝訂線 日期 號碼機 切紙機 計算機 拆信器 碎紙機等 9...