for personal use only in study and research; not for commercial use
訪客管理系統解決
方案**機關、企事業單位、園區、寫字樓等一貫重視辦公場所的安全、有序執行，對在大廈辦公的內部人員實行嚴格的刷卡授權出入、對來訪客人實行登記放行制度。
我們以**量較大，比較典型的寫字樓為例介紹下本訪客系統，寫字樓隨著業主單位的大量入住，每日到訪的訪客人數逐步攀公升，加上目前採用純手工的登記方式，導致在接待處的訪客登記效率下降，排隊等候時間過長等問題，影響物業業務的開展與物業形象，急需對現有的訪客管理模式進行公升級改造，以更先進的技術、更合理的流程，在不降低安全標準的前提下，提高效率、提公升訪客體驗、更好的展示物業形象。
目前大多數的訪客接待流程和方式如下：
1) 使用傳統的訪客一體機登記方式。
2) 訪客實時到前台排隊人工登記。
流程如下：
前台接待員詢問訪客資訊、來訪事由、受訪者姓名等填寫訪客登記資訊。
前台**與被訪問者確認允許訪問後，押身份證。
前台接待員填寫訪客資訊，為訪客列印訪客憑條開啟門禁通行。
結合現有的訪客登記流程、登記系統，通過對實地調研，我們發現市面上的訪客系統大多存在如下問題：
1) 前台無法得知來訪客人具體的來訪事宜、被訪問者是誰，必須逐個詢問來訪客人、整個過程較為繁瑣，效率低下且不禮貌。
2) 前台無法有效的核實來訪人員的真實身份。
3) 需接待員逐一為訪客手動開啟門禁，增加了接待員的工作量。
4) 某一時間段內有多少訪客，需手動翻閱記錄本，手工統計，工作量大，效率低。
5) 安裝有傳統訪客一體機的不能多點登入，不能遠端登入，不能根據許可權自助查詢訪客記錄。
建設一套基於內部人員使用原有刷卡進出，增加來訪人員預約模式使用***及身份證進出的訪客管理系統，實現對訪客的高效管理。同時系統將採用部署在我方雲伺服器或物業方租用伺服器的方式，與物業的***實現對接，具體的建設目標如下：
1. 實現訪客人員經授權後掃***或刷身份證進出。
2. 實現業主授權、訪客資訊、出入行為的全過程記錄追溯，責任落實到人。
3. 降低物業管理的工作強度，且不降低目前對訪客管理的安全標準。
4. 訪客流程設計簡單實用，訪客接待驗證流程的效率提公升80%以上。
根據目前的需求做了以下分析：
建立一套全網的資訊化工具「訪客門禁管理系統」，解決外訪人員訪問等問題。
縮短外訪人員前台登記確認和樓層接待人員的等候時間，同時確保安保要求，實現方便快捷、閉環的全業務系統需求。
通過訪客管理系統對訪客全程監控，讓管理人員隨時了解現場情況，及時處理突發事件，並將所有資料儲存在系統中以備複查。
智慧型化的訪客門禁管理系統，可以實現諸多效益價值，增加物業方***活躍度，同時給使用者更豐富友好的體驗感，從而更好地實現物業對外的智慧型化形象。
由物業公司根據入駐公司資訊表匯入資訊後，向業主各公司分配帳號，各公司根據物業分配的管理帳號自行管理本公司員工。
我們根據實際應用的幾種場景，制定了本專案的訪客系統管理流程如下：
如是業主單位的客人或貴賓等，通過業主單位向客人發出邀請訪問，盡顯對客人的尊重，具體操作流程如下：
1) 經繫結的業主單位在邀請訪客頁面，填寫訪客相關資訊，訪問期限，然後提交，發出邀請訪問；
2) 提交邀請訪問後，系統生成可附帶地理座標（包括位址、樓層、房間號，並可使用直接使用地圖導航），訪客日期等訊息提醒的***（頁面支援傳送簡訊，訪客點選簡訊短鏈結，生成***）通過好友用的方式傳送給訪客，***只能在有效時間段內使用。
3) 訪客到達現場，使用***直接在閘機上刷碼通行。
4) ***可在系統中設定訪問有效期或次數。
5) 物業能在系統內查詢到某個時間段內全部訪客資訊，以及由誰發出的邀請，責任落實到個人；
客人在訪問活動前，可預約登記訪客事由，具體操作流程如下：
1) 客人關注***後在訪客登記頁面，填寫訪問業主的資訊、手機號（必填，根據手機號匹配被訪者）等相關資訊然後提交，發出預約訪問請求；
2) 提交預約訪問申請後，***會將訪客資訊以形式推送給訪問業主，經審核通過後，系統向訪客上推送生成的***。
3) 訪客到達現場，使用***直接在門禁上刷碼通行。
4) 物業能在系統內查詢到某個時間段內訪客資訊，以及由誰審核的訪問，責任落實到個人
客人於現場登記（無預約）在訪問活動前，具體操作流程如下：
1) 訪客到達現場，接待員同業主單位進行**溝通確認是否允許訪問；
2) 業主單位同意訪問後，訪客出示身份證，接待員刷訪客身份證，登記訪客身份。
3) 系統拍照，儲存訪問資訊，訪客刷身份證通過閘機門禁，訪問通行；
4) 物業能在系統內查詢到某個時間段內訪客資訊，業主單位的訪客資訊，以及審核的訪問，責任落實到個人。
如果訪客到訪時未帶身份證或是外籍人士，處理流程如下：
1） 前台接待員通過**與業主單位聯絡核實，是否允許訪問；
2） 業主單位同意訪問後，前台手工輸入訪客資訊後，系統對訪客進行拍照，列印帶有***的訪客條，或向客人登記的手機號碼傳送一條帶***鏈結的簡訊，客人點選生成***，刷閘機通行；
當業主單位組織有大型會議或在某一時間段內有大批量客人來訪，由於訪客人數眾多，可由會議組織者提前整理訪客資訊，匯入系統，具體流程如下：
1) 業主單位會議組織者可提前在系統裡發起邀請，設定訪問期限，生成可附帶地理座標及可訪客日期等訊息提醒的***或簡訊邀請碼，由業主單位向訪客傳送***或簡訊邀請碼；如有業主單位備有參會卡，邀請卡等，還可以將***印刷在上面，展示物業檔次。
2) 訪客到達現場，使用***直接在門禁上依次刷碼通行。訪客進入後本系統可將此作為會議簽到依據向會議組織者提供；
3) 物業能在系統內查詢到某個時間段內訪客資訊，業主單位的訪客資訊，以及由誰發出的邀請，責任落實到個人。
訪客的訪問行為可能為產品推銷、廣告、貸款、甚至騷擾等：系統可設定：列入黑名單，不能再預約等，減少一些對業主不必要的干擾。同樣黑名單可以清除。
僅供個人用於學習、研究；不得用於商業用途。
for personal use only in study and research; not for commercial use.
nur für den persnlichen für studien, forschung, zu kommerziellen zwecken verwendet werden.
pour l 'étude et la recherche uniquement à des fins personnelles; pas à des fins commerciales.
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