三、 經修改後的稿件，如字跡潦草，塗改較多，模糊不清的，應由原擬稿人謄清後再列印
收發文管理制度
一、 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程式。
二、 酒店的收文，由檔案秘書簽收登記，總經理的收文由酒店總經理簽收，屬酒店領導親收件，一律交收件人親自拆封。
三、 公文登記後，由行政辦公室根據總經理的指示，轉交各位領導傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由檔案秘書送交，並經登記、簽收後才可送交。
四、 閱讀檔案應按規定範圍，秘密級以上檔案須到行政辦公室閱讀。因工作需要借閱檔案應辦理手續，用完後及時退還，秘密級以上檔案，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。
五、 各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應件件落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。
六、 公文辦完後，應根據文書立卷、歸檔的有關規定及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷，當年檔案應於第二年第一季度移交完成。
七、 各級管理人員調動時，應將檔案（含保密記錄本）清理移交，凡參加會議帶回的檔案，應及時送行政辦公室登記保管。
八、 沒有存查必要的公文，經過鑑別和主管領導批准，由行政辦公室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不漏銷，秘密級以上檔案，不准作廢品處理，一律集中按有關規定處理。
印章管理制度
一、印章刻製
刻製印章是印章管理工作的乙個重要環節。酒店需刻製新印章須報總經理批准；酒店各部門需刻製新印章，要寫出報告，並附上新印章的名稱、式樣和規格，報經行政辦公室批准，方可到當地公安部門申請刻製。新印章要做好戳記，並留樣儲存，以便被查。
啟用新印章，應選擇好時間，並提前向有關單位發出正式啟用印章的通知。
二、印章保管
酒店的行政印章和總經理的私章，由總辦統一保管，並有專人專管；各部門的印章也要指定專人保管。未經領導批准，印章保管人不得委託他人代管印章，並不得攜帶出辦公室使用。
三、印章使用
印章使用要做到：嚴格手續、認真審閱、詳細登記、蓋章正規。印章使用必須經批准，其許可權可分級掌握。
使用部門的印章，需經部門領導批准；使用酒店印章，須認真填寫用印申請表，並附有關材料，經主管店領導審批後，方可使用印章，並進行登記，店領導不在時，授權總辦主任核准。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請並附有關材料，經部門經理批准並報酒店領導審批。
四、印章停用
由於機構變動或部門（單位）撤銷等原因而造成的印章停用，按規定進行清理，並將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統一保管，同時辦好移交手續。屬於個人的印章應退給本人。經報請總經理批准後，按規定將停用印章存檔或銷毀。
檔案檔案借閱管理制度
一. 借閱檔案（包括檔案、資料），必須先履行檔案借閱登記手續，秘密級以上檔案檔案必須經酒店領導批准方能借閱。
二. 案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷的檔案及資料可借出。
三. 檔案、資料借閱期限不得超過兩個星期，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。
四. 借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內容要保密，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、影印、攝影、轉借或損壞，否則按違反《保密法》追究當事人的責任。
五. 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告領導。
六. 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，並經總經理批准後方能借閱，但不能帶離行政辦公室。
七. 外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審核、簽章後才能帶出。
介紹信管理制度
一.介紹信種類
1．信箋介紹信：用這種信箋開介紹信，可以表達較為複雜內容。
2．存根介紹信：用這種介紹信主要是用於介紹某人到何處辦何事的乙個憑證。這種介紹信的存根要歸檔，儲存期五年。
3．證明信：以酒店行政的名義證明某人的身份、經歷或者有關事件的真實情況的專用書信。
二.介紹信保管與使用
酒店介紹信一般由人事部秘書負責保管和開具，開具介紹信要嚴格履行審批手續。重要事宜需由部門領導簽署意見後，報經主管店領導審批；一般事宜需由部門經理簽字，人事部經理審批，方可開具介紹信。嚴禁開出空白介紹信。
辦公用品（裝置）領用管理辦法
為了進一步加強酒店辦公用品（裝置）的申購領用管理，降低辦公成本費用，根據有關財務規定和本酒店當前實際情況，特制訂如下辦法：
一、 酒店辦公用品（裝置）由總經理辦公室統一購買及發放。
二、 各部門領用辦公用品（裝置）需填寫「辦公用品領用單」，經部門經理簽字認可後，到人事行政部領取。
三、 人事部根據各部門領用情況，對無庫存的辦公用品（裝置）進行申購，填製酒店申購單，列明品名、規格型號及數量，並向**商詢價。經財務部經理審核、總經理批准後，方可購買。
車輛管理規定
（ 暫行 ）
一、 公司辦公用車由總辦統一調派。
二、 各部門每日上午9時，將當日用車計畫填寫「用車申請單」，註明目的地、事由等，由部門經理簽字後，交總辦統一安排。臨時用車也應填寫「用車申請單」，由總辦視事情的緩急另行安排。申請單如無部門經理簽字，總辦有權不予做派車安排。
特殊情況除外。
三、 總辦接到申請單後，開具「派車單」給相關駕駛員。駕駛員在接到「派車單」後方可出車。否則，視為私自出車，按曠工處理。
四、 駕駛員完成出車任務回到單位後，應立即將派車單填寫完整交回行政辦，以便備查。
五、 駕駛員在無出車任務時，應在休息室待命，不得私自外出。否則，視為曠工。
檔案管理制度
一、 酒店檔案
酒店檔案是酒店在經營管理活動中形成的，具有儲存價值的，以備查考的文字、影象、聲音及其他各種方式和載體的檔案材料。
酒店檔案管理機構
總經理總辦文員
各部門兼職檔案管理員
1． 檔案立卷
1.1檔案立卷
即對酒店在工作中具有存查價值、處理完畢的檔案材料，系統、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時呼叫參考。
1.2檔案立卷的原則
按照檔案形成的自然規律，保持檔案之間的歷史聯絡，反映酒店工作活動特點和真實面貌，以利於加強酒店檔案的保管和參考利用。
1.3檔案立卷的範圍
1.3.1 重要的會議材料，包括會議通知、日程安排、工作報告、重要講話、會議記要或決議、會議記錄、典型材料、錄音帶、錄影帶、**等；
1.3.2上級發來的與酒店業務有關的決議、決定、指示、條例、辦法、計畫、規劃、批覆等；
1.3.3 酒店向上級單位的正式發文，包括請示、報告、計畫、各類統計報表等；
1.3.4 酒店及各部門在接待賓客工作中的各類重要計畫、安排、記錄、總結，以及營業收入、創匯等統計材料等；
1.3.5 酒店與有關單位及不相隸屬單位協商工作的往來文書，以及簽訂的各類契據，如合同、協議書等；
1.3.6 酒店各級管理人員的任免書，職工勞動、工資、福利、教育培訓、考核及獎懲等方面的材料等；
1.3.7 酒店財產、物資、檔案交接的憑證等；
1.3.8 酒店籌建或更新改造、裝置設施大修一系列工程往來的檔案、資料等；
1.3.9 酒店的大事記錄，反映酒店重要活動的剪報、錄音、錄影、**等；社會有關部門、單位發來的要求酒店共同貫徹執行和橫向協作的有關檔案、材料等；
1.3.10 重要投訴及其他信訪工作的材料等；
1.3.11 重要的業務電報、電傳、傳真及有關經營管理而撰擬的各類條據等；
1.3.12 其他與酒店有關的重要書面材料或資料等。
2. 檔案的收集
2.1 各部門隨時收集辦理完畢的檔案材料，按類別分別存放。第二年經檢查齊全後，整理歸檔。
2.2 各部門設兼職檔案管理員，負責本部門文書檔案的日常收集、管理、監督及檢查。
2.3 文字檔案的收集使用檔案袋或資料夾。
2.4 電腦檔案分別於電腦硬碟和軟盤內儲存，機密檔案加設保護密碼。
3. 檔案的分類
3.1 按事宜分類：即按檔案內容所涉及的具體事宜或工作進行分類。
3.2 按時間分類：即按檔案形成的時間進行分類。
3.3 按收、發文單位分類。
3.4 按酒店部門設定分類。
4. 檔案的編號
4.1檔案編號
各部門對本部門發出的檔案（發文、會議紀要等），採用部門**+檔案型別+日期+序號進行編號：******x。機密檔案還應按密級標明「機密檔案」、「絕密檔案」。
酒店部門設定及**如下：（英文開頭字母）
4.2案卷編號
對已處理完畢的檔案，按照檔案類別及次序進行編號。
5. 檔案的整理
5.1 檢查檔案
認真檢查每一類別中積累的檔案是否齊全、是否符合歸類。
5.2 檔案排序
每類檔案可按檔案形成時間順序、重要程度或工作程式等進行排序。系統排列後，應用阿拉伯數字統一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。
5.3 編寫案卷標題
5.4案卷標題反映該類檔案的自然聯絡與共同特徵，要求嚴謹，文字通順、扼要。
5.5 填寫案卷目錄
案卷目錄包括順序號、檔案標題、檔案編號和日期等。
5.6 填寫案卷封皮
案卷封皮的專案包括單位名稱、案卷標題、卷內檔案材料張數、起止日期和保管期限等。
5.7 案卷裝訂
案卷裝訂前要拆除金屬物，做好檔案材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應當進行修補和複製；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的檔案，要按卷宗大小摺疊整齊。
5.8 案卷歸檔
裝訂後的案卷，應按照年度進行排列，統一編號登記，填寫《歸檔案卷目錄》。
6. 檔案的保管
6.1 涉及經濟的檔案，如合同、協議書、保證書等（原件）檔案由財務部統一保管；硬體設施使用說明書或操作手冊（原件）檔案由工程部統一保管，其餘檔案由總辦統一管理。
6.2 檔案室應做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
6.3 每年對檔案進行一次檢查，發現問題及時採取補救措施，確保檔案的安全。
6.4 對於已失去作用的檔案要進行銷毀。銷毀檔案要經過認真鑑定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送總經理審批後銷毀。
6.5 銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。
7. 檔案的借閱
7.1 借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記後方可借閱；機密級以上的檔案檔案須經總經理批准方能借閱。
7.2 借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。
7.3 借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、影印、複製、攝影、轉借或損壞。否則，按違反保密法追究當事人責任。
7.4 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告檔案管理負責人。
行政人事管理操作手冊
目錄第一篇總辦職責3 一 總辦部門職責3 二 人事經理職位說明書5 三 培訓職位說明書6 四 招聘職位說明書7 五 企管職位說明書8 六 行政人事專員職位說明書9 七 網管職位說明書10 八 保安隊長職位說明書11 第二篇總辦操作手冊12 總則12 第一部分人力資源規劃12 第二部分招聘管理13 第...
行政管理部操作手冊
上海高力國際物業服務 物業管理處 行政管理部 colliers international property services shanghai co.ltd.property management administration dep.操作手冊 work instruction by admini...
中軟酒店管理系統CSHIS操作手冊維護
第一章概述 系統維護系統是對酒店系統進行維護的的應用系統.系統維護對於酒店系統來說是乙個必不可少的組成部分。通過本系統，可以對整個系統進行備份，自動維護，查詢等操作以確保系統的穩定執行。本節通過對系統維護系統各個功能模組的描述，以及操作方法的介紹，您將會很快掌握系統維護系統的所有功能。通過本節的學習...