2014.5）
2023年6月26日，在德龍煙工程開工伊始，按照羅總要求，德龍煙工程指揮部在濱州舉辦了一期工程檔案管理和整理歸檔的業務培訓班，從「三同步」 和「三納入」的角度入手，。
國家檔案局對重大工程專案檔案歸檔管理的核心，就是工程檔案的形成和歸檔，要與工程專案的進度保持同步，要把工程檔案的歸檔納入合同管理和工程管理，以確保工程專案檔案的齊全、完整和準確。從上次培訓班至今，已經過去4年了，情況發生了諸多變化，工程專案施工也接近尾聲了。參與工程專案的人員中也有很多變動，想必上次參加培訓的同志可能今天來的不多，這已是多年來的老問題了。
實際上這對工程檔案的歸檔工作是很不利的，也是人力資源和其他資源的浪費，而且也很難收到預想的效果。工程檔案的整理歸檔雖然不是多麼高深的技術問題，但卻需要一定的連續性，需要熟悉和了解相關的情況及要求，同時需要用心和負責。
由於德龍煙工程已接近尾聲，培訓也要與時俱進，要與當前面對的具體任務相結合。所以今天交流的內容主題，就是怎樣完成工程專案應歸檔檔案的整理、歸檔和驗收交接問題。___這裡之所以講「工程專案檔案」，就是說不單純指工程專案竣工檔案，而是工程專案的全部過程檔案。
與過去有很大的不同，過去雖然也提到設計檔案、合同協議檔案等，但強調的和檢查的重點基本都集中在竣工檔案的整理和歸檔上。現在不同了，尤其是國家或省級重點建設專案，特別強調工程專案檔案的完整性，即從預可研到工程專案驗收全過程的檔案。因此，今天想分四個方面講：
第乙個問題是建設單位的建檔和歸檔，以及工程專案檔案專項驗收應注意的主要問題；第二個問題是各參建單位的（設計、監理、施工單位）歸檔問題；第三個問題是歸檔檔案的整理問題；第四個問題是歸檔檔案備份流向問題。沒講到的地方請梁高工補充，同時還安排時間作面對面的交流，這種方式效果可能會更好一些。
一、 建設單位的建檔和歸檔
（一）合資公司（建設單位）的建檔
建設單位的建檔和歸檔是工程專案正式驗收必不可少的內容之一，在工程專案正式驗收之前，有幾個單項驗收必須全部通過單項驗收，如土地、環保、檔案等常設的單項驗收。有些工程還有文物或其他單項驗收，這就是特殊的地段。
德龍煙公司，是獨立法人，應該建立本公司獨立的檔案機構、檔案管理機制和檔案。目前的工程建設指揮部，與德龍煙鐵路合資公司是乙個機構，兩塊牌子。但它在不同階段有不同任務，工程專案建設過程中，以指揮部為主體，行使工程建設專案建設管理任務，公司是工程專案建設投資的載體。
當工程建設專案完成後工程專案建設指揮部的職能漸漸消退，公司進入投產運營時期（階段），按照當前合資鐵路的管理模式看，鐵路合資公司的職能主要是進行資產管理，運營管理則以委託的形式，轉給鐵路局管理。這種管理模式對工程專案檔案的移交歸檔有著必然的影響。建設單位應當明確自己不同階段的不同使命，有可能兩個階段管理人員會有絕大多數的變化，但要做好身份轉變和職能轉變的銜接。
在工程專案檔案的歸檔和管理上要有乙個自然的理順，這就是：工程專案建設指揮部做好前期（專案建設階段）的應歸檔檔案歸檔組織整理和移交歸檔工作，為公司檔案管理奠定乙個良好的基礎。應該說指揮部的工作應該界定到工程專案的正式驗收，但有時候或絕大多數時候不到正式驗收指揮部就基本撤離陣地了，即便沒有完全撤離，但施工階段的相關人員大多數各奔東西了。
從這種現狀著眼，早些做好應該做的工作。
那麼需要在工程專案歸檔檔案上做那些工作呢？首先，要做好公司檔案管理各項制度、辦法，完善和理順檔案管理機制，並做好工程專案前期檔案的收集和整理；其次，就是對工程專案應歸檔檔案的整理、移交和歸檔工作，做好總體規劃、全面管理、協調組織和監督指導，按時保質的進行移交。也就是在做好自身應歸檔檔案的整理和歸檔的同時，組織好設計、監理和施工單位按照相關規定要求分別移交歸檔；三是組織好檔案單項驗收。
自重點建設專案歸檔檔案納入專項驗收以來，對工程專案檔案歸檔的驗收和考核發生了較大的變化。工程建設專案檔案專項驗收，是工程專案正式驗收前必須進行的單項驗收之一。編筐織簍，重在收口。
工程專案竣工檔案的整理移交是最後乙個環節，也往往是容易被忽視的環節，一定不能受礙於這裡。尤其是合資鐵路公司，它不僅是由多方出資，資本融合的多樣性，而且它是獨立的法人。工程專案檔案對公司運營管理有著直接的影響。
獨立的法人不僅應該建立自己的檔案管理機構、機制和管理體系，而且要有針對自身特點和符合自己管理實際的管理制度。一方面從自身管理需要出發，自己要為自己提供方便（即建設指揮部要為合資公司）和夯實基礎（建設指揮部要完成漂亮轉身的責任）。另一方面從工程專案驗收考核要求（即外部因素）的角度講，在工程專案檔案專項驗收時，根據國家檔案局關於重點工程專案檔案管理的相關規定，要求從工程專案一開始就要有明確的歸檔範圍、檔案管理辦法，要明確檔案管理責任和人員的崗位。
同時，工程建設專案檔案是工程專案投入運營後，進行資產管理、技術管理和企業運營管理的基本依據。也是工程專案質量追溯的憑證，更應該引起個方面尤其是建設單位（建設指揮部）的重視和關注，因為，在工程正式驗收時，規定的各個單項驗收中有乙個單項沒通過驗收，就不能進行工程專案的正式驗收。最好不要把死結系在最容易實施的單項驗收上，土地、環保單項驗收比檔案單項驗收難度大的多。
如果是卡在檔案驗收上，各參建單位是無論如何也無法交待的，因為檔案管理專案的各項要素是參見單位形成的和可控的（尤其是應歸檔檔案都是各參建單位形成的），不像土地與環保專案很多要素建設單位和其他單位均無法控制。
藉此介紹一下合資鐵路工程專案（特別是列入國家或省重點專案）的檔案專項驗收情況：
1、合資鐵路工程專案檔案的專項驗收，其主體就是合資鐵路公司。主要是合資公司對工程專案檔案的歸檔與管理，是否滿足國家對重點工程專案檔案歸檔和管理的要求。其基本範圍可歸納為三部分，即：
工程建設專案的前期檔案、施工檔案和工程專案驗收過程中形成的檔案歸檔、管理和各項安全、管理設施等情況。其中包括立項、預可研、可研、評估、諮詢、決策審批（包括土地審批、環評）及各階段設計、各項合同；施工管理、預決算、驗工計價、施工及竣工檔案和驗收檔案等。用一句定性語言概括，可以表述為：
凡是反映專案程式（合法，也許不合法，比如沒有按照規定的程式走），設計、建設管理、施工管理、監理和工程專案投資、技術狀態和質量追溯依據作用的檔案均納入歸檔範圍。
2、檔案專項驗收的依據：
（1）《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》（da/t28--2002）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（gb/t11822—2000）
（2）德龍煙鐵路合資公司制定的《德龍煙鐵路合作公司工程檔案管理辦法》
（3）《鐵路建設專案資料管理規程》（tb10443—2010）
（4）《山東省建築工程施工技術資料編制示例》（指房屋建築工程）
3、檔案專項驗收的範圍：
德龍煙鐵路合資公司所歸檔的德龍煙鐵路工程建設專案的前期檔案（包括從可行研究開始的立項、審批、初設和施設，到設計、施工等各類合同的前期檔案）、施工竣工檔案、工程驗收檔案，前面已講。
4、需要關注的細節問題。檔案專項驗收要注意的細節性問題很多，考核驗收中可以歸納80餘項考核點。但是，不是每個點都會檢查到，根據我的經驗認為，驗收組通常抽查機率比較高的有以下點項：
（1）工程專案檔案管理和歸檔辦法必須要制定。這是工程專案檔案驗收的重要的依據性檔案。這個辦法包括了工程專案各個階段的檔案管理和歸檔。
要能夠體現工程專案過程的檔案管理和歸檔，保持檔案的形成與工程專案的進度的同步性。
（2）建立健全工程專案檔案和檔案管理的各項制度。制度是管理手段，也是依據。管理要靠制度來支撐，沒有制度就沒有管理的基礎。
（3）歸檔檔案應該齊全、完整和準確，各項法律手續要齊全，具有法律效力。至少不能有缺項，不能有硬傷。比如工程專案前期檔案，是反映工程專案合法性和程式性的，如果沒有，就不能反映工程專案的合法性來，如果缺失就不能準確或完整反映其合法性來；再比如施工檔案缺失或不準確，就不能完整和準確反映工程專案的物理形態、技術狀態和經濟資訊，等等。
（4）避免影印件歸檔。影印件不能歸檔，這是多年來一直努力避免的問題。但是，一直沒能夠真正解決（或完全解決）。
現在有了檔案專項驗收的控制，必須引起建設、施工和監理單位的共同重視，有影印件存在就不能通過驗收，最後的麻煩就會集中地留給建設單位和施工單位，往往要比一開始就避免影印件的出現付出更多的人力和物力。
（5）移交清冊的歸檔。即相關單位、部門向公司移交歸檔的手續（目錄），要作為檔案來管理，放在各類檔案案卷的前面（比如施工單位向公司移交工程專案檔案時所形成移交清冊，要放在工程專案檔案案卷的前面，但獨組卷。上面所有的簽字處，都要有具體的相關人員親手簽署，不能機打或蓋人名章。
（6）建設單位要認真做好建設專案的建設管理總結和匯報材料的擬寫工作。
（7）驗工計價或其他施工紀錄，有簽字、蓋章的事項必須有相關的機構、相關的人員親自簽名、加蓋事項要求的機構公章，不能漏空。日期要規範（年月日）。
（8）案卷標題要規範、明確、簡潔、清晰，準確反映卷內檔案內容，並滿足三要素的結構要求（專案名稱+單位工程名稱+卷內檔案的名稱）。案卷標題要具有唯一性。
（9）卷盒面和軟封皮上的單位名稱，以前是全路統一的《中華人民共和國鐵道部科技檔案》這次來交際客專檔案專項驗收時，要求用具體公司的名稱（總公司沒有下文，但作了口頭要求）。
（10）捲盒、捲皮、卷內目錄中第一行的案卷標題要一致（包括盒脊背）。
（11）備考表右下角的「組卷人」等項一律手簽，不能機打。
（12）案卷中頁碼有改動時，不能用塗改液，可用雙線槓改，而且要在備考表中的說明處加以說明。
（13）監理單位要認真做好建設專案監理總結和監理情況尤其是對施工檔案管理與監督、控制情況匯報材料的擬寫工作。
（14）施工單位要認真做好建設專案施工檔案管理與控制情況總結和施工檔案整理與移交歸檔情況匯報材料的擬寫工作。
（15）檔案實行集中統一管理，驗收時各類檔案達到上架管理的要求。
（16）檔案整理要符合規範、標準要求。
（17）部門責任制的制定和落實情況。要把工程檔案歸檔責任納入到部門的日常工作。檔案檔案來自於各個部門，沒有各部門的歸檔，就沒有完整檔案可言。
（18）檔案崗位和責任的明確與落實。各項制度很完善，也很細，但沒有具體的人員負責，沒有人做具體的工作，等於零。發揮不出任何的作用。
（19）檔案保管條件和檔案管理環境，是開展檔案工作的重要因素。沒有適宜的條件，檔案的安全沒有保障，正常的工作無法開展和進行。
（20）分管領導的責任是否明確。需要納入到領導的崗位責任之中去，需要有佐證檔案。
（21）工程招投標及合同的程式、完整性，是否符合歸檔要求。中標的檔案要歸檔，未中標的檔案也要歸檔。
（22）變更設計檔案是否齊全完整，是否與竣工檔案保持一致。
（23）開、竣工檔案是否齊全完整。
（24）驗工計價檔案是否齊全完整。
（25）會計檔案是否齊全完整。
（26）**檔案是否建立，完整程度如何。
（27）移交目錄列入歸檔範圍。
（28）目錄與檔案的一致性，即查準率。
（29）質量事故處理檔案是否齊全完整。
（30）施、竣工里程的標註及轉換（封面、圖示）。
（31）圖紙頁碼的編寫及卷位戳的改制和相對專案的填寫
（32）圖紙卷中的目錄和備考表的填寫
（33）組卷的科學性及合理性
（34）及歸檔檔案整理的標準是否滿足規定要求
（35）卷內檔案的排列
雖然檢查考核的項點很多，需要格外注意的也有三十多項。但是，只要在整理和接收時注意一下就能解決。關鍵是需要參建各方的共同關注和努力，特別是建設單位和監理單位要及時提出相關要求，並認真督促落實，一切問題都會迎刃而解。
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