一、基本概念
（一）公文
「公文」是指公司在公務活動和實施經營管理過程中形成的具有特定效力和規範體式的文書，是依法管理和進行公務活動的重要工作。
（二）公文處理
「公文處理」是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列互關聯、銜接有序的工作。其中公文辦理可分為「發文辦理」和「收文辦理」。
我們此次課程的重點主要圍繞與公文寫作密切相關的內容展開，而關於公文的收、發文辦理，聯絡深圳公司的具體做法作一些簡單的介紹。公文的管理、整理（立卷）、歸檔等工作通常是與檔案管理工作一併進行的，所以今天的課程暫不涉及這些內容。
（三）公文寫作程式
由於公文寫作本身就是門學問，今天這麼短的時間是沒辦法講清楚的，所以今天講的都是形式和程式上的東西。為大家介紹一下公文寫作的程式，希望通過這些程式的引導對工作需要涉及到的公文寫作有所助益。
1、明確發文主旨
任何乙份公文都是根據工作中的實際需要來擬寫的。發文的主旨，即發文的主題與目的，包括以下幾項內容：
1、檔案的中心內容是什麼？——what
2、發文的範圍和閱讀物件？——who
3、明確是為了什麼目的？——why？
4、確定採用什麼文種？——how?
明確發文的目的非常重要，比如說我們上行乙份請示性公文。那麼，我們心裡就要始終堅定乙個信念，要把這件事說成。那在處理某些說法的時候我們就要注意了，我們要盡量多地進行正向闡述。
比如說一家公司的經營業績，通常我們會說他的銷售收入、利潤、增長幅度等。但是，我們在請示中談到的這家公司的營業額並不理想，只有幾十萬。不過，相對前一年業績的增長卻達到了20%有餘。
那好，在請示中我們不妨對公司的營業額避而不談，只談它的增長性，再說說他在未來
二、三年的發展前景。這樣，我們給領導展示的就是乙個光明的前景，因此請示獲得批准的可能性自然也就大些。如果不是這樣，而是按照通常的寫法，把該列的資料都列上去，順便再把同行業企業的平均數也都列上去。
領導一看就知道了，這家公司規模小，經營業績也不理想，有什麼想法還是等等看再說吧。
2、收集有關資料，進行調查研究
擬訂篇幅較長或具有較強專業性的檔案，如報告、意見等，蒐集材料、調查研究必不可少的前提工作，以使檔案所要表達的內容更加清楚，具有說服力。收集資料和調查研究，都應當緊緊圍繞已經明確的發文主旨。
3、擬出提綱，安排結構
對篇幅較長的公文，擬定寫作提綱是提高寫作效率的有效方法。對於把握不准的事項，在擬定提綱後還可以請領導幫忙進行指導，避免成文後進行大篇幅修改的麻煩。篇幅越長的公文，越需要詳細的提綱和結構安排，可以詳細到：
共分幾個部分，每乙個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料說明等。
對於篇幅不長的檔案，可以大致安排一下檔案的結構，先寫什麼問題，依次再寫什麼問題，主要分幾層意思等。
4、落筆起草、擬寫正文
1、要開宗明義，緊扣主題
2、要觀點鮮明，用材得當
3、要語句簡練，交代清楚
5、反覆檢查，認真修改
1、關於主題的修改
2、關於觀點的修改
3、關於材料的修改
4、關於結構的修改
5、關於語言的精練
當然，寫好公文不是通過一兩節課的培訓就可以迅速做到的，要想使我們的公文更具影響力、說服力和吸引力量，平時的積累必不可少，這既包括對工作經驗的積累，也包括常識、知識的積累，當然多讀書、讀好書也是不斷提高公文寫作水平的重要方式。
二、行文規則
行文規則
「行文規則」是指在公文擬制過程中所必須遵循的原則。
（一）行文時要尊重組織系統隸屬關係
「隸屬關係」在行政管理學的概念中可以簡單地概括為「上下級關係」。就公司目前的管理看，保留有行政色彩最濃的一項工作就是公文處理了。這一點從公文寫作的形式到內容上都可以看得出。
簡單地舉個例子。從形式上看，上行文與平行文和下行文的區別就是顯而易見的。上行文的眉首處佔到整個公文第一頁的近一半（117㎜），而平行文和下行文的眉首僅佔到約1/3（62㎜）。
上行文留那麼多的眉首就是為了讓領導簽閱的時候發表意見的。從內容上看，上行文多為請示、報告，而下行文多為決定、批覆或者是通知。從具體的用詞上也有所區別，比如上行文多用「呈報」，而下行文則多用「告知」字樣。
所以，我們在動筆起草公文之前，首先就要擺正自己的位置。處理好行文中的隸屬關係，我們要記住兩句話：
1、不得越級請示和報告。
2、除上級單位負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級單位負責人報送「請示」、「意見」和「報告」。
（二）行文時要尊重機關職權
從分工的角度我們不難理解，任何乙個受文單位都會有自己的職責範圍，而從行政管理條塊分割的基本原理上講，我們作為下級單位也總會有那麼個部門與上級單位的某個職能部門在工作上存在對應關係。
具體到我們公司而言，我們的職能部門如何與集團公司的職能部門在業務上對接，我們不妨參考一下《關於航天科工深圳（集團）****領導班子分工的決定》（天工深管字〔2008〕40號）的內容。至於科工集團的機構設定情況，我們可以參考一下《關於調整中國航天科工集團公司總部部分處室的通知》（天工辦〔2008〕533號）。以上講的這些，我們可以作為常識了解。
其實在我們對科工集團的行文中是用不到的，因為：
發給中國航天科工集團公司的上行文，主送單位一律為「中國航天科工集團公司」。
（三）行文時要考慮是否服從工作需要
公文，還有個形象的名字叫「紅標頭檔案」。這種檔案有著極其嚴格甚至是繁瑣的處理流程，這也決定了這種檔案的內容應當是非常嚴肅而重要的。但是，在我們的工作中，我們時常會發現有些不太重要的東西也都以紅標頭檔案的形式在下發、傳達，無形中增加我們不少的工作負擔。
所以，當我們在起草公文的時候，一定要仔細掂量一下，事情有沒有那麼重要，是否一定要以紅標頭檔案的形式成文，我們不應當讓我們的工作成為別人不必要的負擔。那有人會問了，那不重要的事，但是又需要讓別人了解，我們發什麼檔案呢？
這裡要介紹一下，我們公司在處理文書上的乙個慣例，這是個通常做法，但是沒有明文規定。重要的事項發紅標頭檔案，要用發文審批表辦理審批流程；非重要的事項，或者說要直接發給科工集團某個部門的文書，我們只需以便箋紙列印，然後通過用印審批表的方式辦理審批。也就是說，我們可以通過非紅標頭檔案的方式靈活處理一些事項，既達到了工作目的，又可簡化工作流程。
（四）行文時要明確發文許可權
由於深圳公司內部處理文書更講求的是效率和效果，因此基本上沒有什麼紅標頭檔案，所以，這一條行文規則中，我們只需要記住一句話：
各職能部門、分支機構不得以本單位的名義對外正式行文。
（五）兩個以上的同級機關可以聯合行文
1、同級單位方可聯合行文；
2、聯合行文應當明確主辦單位。
除了以上這些原則性的行文規則外，我們在後續講到具體的各種文種的時候，我們還會對每一文種在使用過程中的特殊的行為規則進行說明。
三、公文格式
首先，我們一起看一下常用的幾種公文的模板。
上行文模板（略）。
平行文（下行文）模板（略）。
（信）函模板（略）。
會議紀要模板（略）。
（一）公文格式的基本構成
根據《國家行政機關公文格式gb/t9704-1999》號標準，公文格式由三部分構成：眉首、主體、版記。區分三個部分的主要標誌是發文字號下的反線以及抄送機關上面的反線。
第一道反線上面的部分是眉首；兩道反線中間的是主體；第二道反線下面的是版記。對於信函格式，眉首、主體和版記的區分與普通公文格式略有差異。
1．眉首
眉首部分由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等5項內容組成。
2．主體
主體部分由標題、主送機關、正文、附件說明、印章、成文日期、附註、附件等8項內容組成。
3．版記
版記由主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期3項內容組成。
上面這些知識大家只要了解一下就可以了，因為將我們公司的檔案內容最後製成紅標頭檔案不是要求每個員工都必須掌握的，公司管理中心有專門的工作人員負責這項工作。
（二）公文格式中需要注意的事項
1．眉首部分
（1）上行文眉首所佔頁面比例要明顯大於平行文眉首所佔頁面比例。
（2）上行文一定要註明簽發人，且簽發人的字型、字型大小有特殊規定（楷體）；平行文不需要註明簽發人。上行文在標註簽發人的時候，與發文字號排在同一行，各居一端。
（3）會議紀要和函的眉首部分與通用公文的眉首有明顯區別。
2．主體部分
（1）公文中的結構層次序數
從公文國家標準中看，沒有對檔案的編號體系和排版格式進行直接規定，但是在科工集團的《公文處理規定》中對結構層次序號進行了明確規定，深圳公司的規章制度中也做了相同的規定，請大家在撰寫公文時一定要注意這個結構層次序號。
結構層次序號標準：
第一層為：一、二、三、……。
第二層為：（一）、（二）、（三）、……。
第三層為：1、2、3、……。
第四層為：（1）、（2）、（3）、……。
公文正文部分的標題到了第四層次應當是夠用了，如果還需要進一步細分層次推薦使用1）、2）、3或者，第一，第二，第三，……；又或者首先、其次、再次、最後……。但不應當出現以下的標號方式：第一種，用英文本母或羅馬數字進行標號；第二種，用遞進的數字序號進行標號，比如1.
1.1、1.1.
2、1.1.3……。
（2）公文中的名稱、引文
人名、地名、數字、引文應當準確。
引用公文應當先引用標題，後引用文號。
引用外文應當註明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時註明明確的中文譯名。
（3）公文中的數量單位
應當使用國家法定計量單。不應採用英美或其他制式的數量單位。
（4）公文中的數字
除成文日期、部分結構層次序數和在詞、片語、慣用語、縮略語、具有具體修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
（5）公文的附件說明
附件說明緊跟正文之後，而不是在印章之後。且附件說明記載的附件名稱應當準確無誤。
說句題外話，在打官司的過程中就會看出附件名稱記載的準確有多麼重要，因為哪怕只有一字之差，比如「**檔案（2009版）」，被寫成了「**檔案（09版）」那合同後面附的那份附件的有效性就很成問題了，訴訟對方完全可以說這不是簽約時附在合同後面的那份檔案了。
（6）公文的附註
附註對我們來說，可能是比較陌生的內容。附註是對檔案中需要特別說明事項加以補充說明的部分，通常內容不應太多，以一兩行的內容可以容納為限。附註以括號的方式標註在落款蓋章之後。
通常情況下，上行文應當標明附註。附註記載的內容主要是我們這邊人員的****。
公文寫作與處理
309.3.比較公文的草稿與定稿，正本 副本與存本的異同？答 草稿是指內容和文字表達都還未成熟的原始稿件。定稿是指草稿經過修改 審閱，並由領導人簽發或會議討論正式通過的最後完成的定型文稿。只有履行了法定生效程式的定稿才能形成正式檔案。因此，定稿是機關制發檔案的惟一標本稿本。定稿與草稿的顯著區別是 定...
公文寫作與處理
公文的性質 公文是乙個國家實行行政管理的基礎，是乙個國家權力的象徵，是實行各種行政行為最根本的憑證和依據，是治理社會 管理國家 辦理公務的重要工具。公文的特點 1，公文有法定的作者2，公文有法定的權威3公文有特定的效用4公文有規範的體式5，公文有規定的處理程式。公文的種類 1，根據公文制發機關的性質...
應用公文寫作注意事項
公務文書寫作 第一部分公文的歷史沿革 第二部分公文寫作常識 第三部分公文寫作常出現的差錯 第四部分公文寫作體會 文書分為私文和公文兩種。公文是公務文書的簡稱。公文又分為一般公文和法定公文，我們今天所講的是法定公文。在講公文之前先講講文字。文字是公文的基礎，文字的創造是人類最大的發明創造，是人類聰明智...