企業合同管理制度設計
1 搞好企業合同管理制度設計的意義
1.1 經營環境變化要求企業搞好合同管理工作
由於我國加入wto，大多數企業在可預見的將來,在企業所在地一方面可向國際市場採購資源，另一方面向國內國際市場進行營銷活動，面對的是範圍更廣泛、更不確定的夥伴，簽訂合同時，合同條款的內容上會發生重大變化。過去合同基本上是國內合同，其條款內容簡單，基本沒有爭議解決、保險、法律適用、合同文字等內容。現在合同條款內容複雜，有爭議解決、保險、稅費、法律適用、合同文字等內容。
過去一般不約定合同糾紛的解決辦法，一旦發生糾紛，就到合同管理部門或人民法院解決。現在由於企業認識到仲裁對其商業秘密的保密功能和糾紛處理在時間和費用上的經濟性，特別是隨著我國法制的進一步完善，越來越多的企業在合同糾紛的處理安排上選擇仲裁條款。
1.2 合同本身在企業經營管理中的地位決定企業必須搞好合同管理工作
隨著社會主義市場經濟體制的進一步完善，企業作為經濟活動主體在市場中，獨立承擔經營風險，決定其自身的命運。是發展還是破產，很大程度上取決於其經營者的行為。企業在對外發生民事法律行為時，是通過簽訂和履行合同實現物流和資金流的流轉，從而獲取利潤並獲得發展的。
一句話，合同是企業從事民事法律行為的書面憑證。如果說合同法是經濟憲法的話，那麼合同是企業經營管理的基本工具。合同管理的好壞，決定了企業在其可控範圍內能否有效保障其自身合法權益。
因此，搞好合同管理，對於維護企業合法權益具有重要意義，而如何設計合同管理制度，則更是其中一項基礎性工作。
2 合同管理制度的設計原則
合同管理制度是企業為使其所簽署的合同得到順利履行，其合法權益得到有效保障而設計的，因此在設計時要具備預防性、前瞻性、可操作性和開放性。
（1）預防性
預防性是指根據該制度進行操作，能有效堵塞合同在簽訂和履行過程中各種漏洞，保證合同在簽訂後得到預期而有效的履行，降低各種法律風險。如通過授權指引落實合同責任人；通過會簽對合同進行專業審查，降低合同存在漏洞的機會；通過責任追究，減少**人玩忽職守和以權謀私的機率，解決合同**人盡職方面的問題。
（2）前瞻性
前瞻性是指制度的制訂要考慮國家立法的趨勢，做到合理合法。如我國合同法規定的合同保全措施目前在程式上仍存在不足之處，可考慮在訂立合同時約定由債務人在簽署或履行合同的過程中提供其債務人名單和債權情況，作為債務人合同擔保的補充形式。
（3）可操作性
可操作性是指該制度要結合該企業實際制訂的，能用於實踐中並發揮應有的作用，而不是為制訂制度而制訂制度。要通過分析企業主要合同的種類及可能存在的管理漏洞，來制訂管理制度，對於重點和難點問題給予應有的注意；同時通過對執行中存在的問題進行分析，修訂不合時宜的規定。如公司處於籌建基建階段的制度和生產經營階段的制度應有所差別；籌建基建階段因採取的基建管理模式不同而有所不同。
在合同時間、金額、性質上，不同性質、規模的企業有不同的合同管理標準。如投資性公司對投資性合同習以為常，而生產經營企業卻難得碰到。
（4）開放性
開放性是指制度在執行中能自我發現缺陷，並通過一定的程式對該缺陷進行修復。如通過對簽訂中或履行中合同的評估，特別是對糾紛的評估和處理，發現合同或合同管理制度存在的缺陷和問題，然後通過一定程式進行修訂。
3 合同管理過程及其環節
合同要經過簽訂、履行、文字歸檔等階段（其管理流程如圖1），所以合同管理制度在設計時要從合同簽訂、履行、歸檔和制度本身的完善方面進行考慮。
投標選擇合同對方，通過擴大合同對方選擇範圍和對合同對方主體資格和合同條款的評估，
來降低對方違約風險。
履行階段是合同管理的第二階段。這個階段也重要，需要作好內部交接工作，落實擔保措施，對合同履行**現的問題採取措施，來降低對方違約風險。同時可通過評估發現合同在簽訂階段存在的問題，反過來對下乙個合同的簽訂和合同管理制度的完善提出依據。
在本階段，要建立合同履行的監控機制，督促企業內部各相關部門和對方按合同約定全面適當履行，使合同履行中的各種資訊和問題能得到有效的蒐集和反饋，進一步預防糾紛的發生，並能在糾紛發生前有效**和報警，使我們在糾紛發生時能及時、有效、從容地予以應對。在合同履行中發現異常訊號，可通過行使合同履行抗辯權、合同保全、合同變更、合同權利義務轉讓等方式消除隱患。當然需要在決定措施時對相關措施進行利弊評估。
最後，合同履行或糾紛處理完畢，要進行合同管理制度運**況評估。對於常規和標的額不大的合同，可通過抽查合同文字進行評估，但對於合同履行**現異常情況的合同和標的額巨大的合同應一事一評估。評估中發現的問題要及時進行彙總，提出解決辦法和措施，完善管理制度。
反過來可預防糾紛的發生。
4 合同管理制度具體設想
4.1 合同談判及簽訂階段
(1)授權指引制度
授權指引是企業根據崗位職責要求規定的各崗位人員對某一事項在決策或財務上的許可權。如在合同簽訂、履行過程中，應由誰負責談判、簽署，由誰履行，由誰督促，由誰決定變更，在制度上作一定的可操作性的規定，這一制度就是授權指引。它是根據合同金額和合同履行期限進行劃分的，是授權委託書簽發和合同用章的基礎，也是日後合同責任追究的基礎。
(2)合同匯報
合同匯報制度是企業透明運作、防止相關人員濫用職權的有效形式。具體作法是：在工作例會或專題會議上，在合同醞釀階段，合同業務部門應對擬簽訂的合同、參與部門和人員及其分工、是否招標等情況進行匯報；在合同起草階段，合同業務部門和管理部門對合同起草情況進行匯報；在合同談判階段，合同業務部門和管理部門對合同談判情況包括對合同對方主體資格審查情況進行匯報；在合同會簽、審批階段，合同管理部門對合同審批情況進行匯報；在合同履行階段，合同管理部門對合同履**況及存在的問題、採取的措施進行匯報；在合同歸檔階段，合同管理部門和紀檢監察部門就合同履**況評估和責任追究情況進行匯報。
(3)主體資格評估及對策
主體資格應包括技術方面的主體資格和商業運營方面的主體資格。對主體資格進行審查，主要依據合同標的技術要求和合同金額。如技術資格不具備，不能成為主體，但如商業運營方面不具備，可通過保證等擔保形式和責任保險等手段彌補資格的不足。
對於擬採取措施應報上一級批准。
(4)合同文字的準備
合同分常規合同和特殊合同。常規合同是企業日常經營管理中經常使用的合同，該類合同應力求形成格式版本，標書準備時間和要求相對簡單，對已有交易記錄的對手的主體資格審查相對簡單。但要防止對手利用記錄進行詐騙。
特殊合同是偶爾使用的合同，如合資協議、技術轉讓協議，標書準備時間和要求相對複雜，要求相關專業人士參與。
(5)合同會簽及審批制度
合同會簽是公司相關部門參與合同管理的有效形式，對於杜絕違紀、維護公司利益、保證程式正當有效具有一定意義。如財務部門要審查付款、貸款條款，技術部門對合同技術條款和對方技術資格進行審查，紀檢監察部門對招標過程進行監督，法律顧問對合同中法律條款全面審查。可以會議形式進行，但必須簽署，如有異議，應在會議記錄或合同會簽審批單上標示，作為以後責任追究的依據。
4.2 合同履行階段
（1）合同交付執行及履**況確認
合同簽訂以後，合同管理部門應將合同交付執行部門執行，辦理交接手續。同時執行部門應將執行中的情況反饋管理部門，以便管理部門及時發現問題的苗頭，採取得當措施。強化合同交付執行及履**況確認程式，對於克服合同管理脫節，及時有效保障企業權益具有重大意義。
（2）合同履**況監督及其處理
合同管理部門督促執行部門適時全面履行合同，並根據執行部門的情況反饋做出適當反應。對於不適應具體情況需要變更的合同條款要及時按程式辦理變更手續，對於已不需要標的物的合同依法進行合同權利義務的轉移，對於存在糾紛的合同應組織相關部門做出評估，並採取相應措施如抗辯權、擔保、合同保全等。
4.3 合同歸檔階段
(1)合同履**況評估
合同終止或履行完畢，合同管理部門要對該合同簽訂和履行各環節存在的問題和採取的措施是否適當進行評估，對存在的問題應分析原因，追查責任人。
(2)合同責任追究
在合同履行中或履行後，如發現合同內容或簽署程式不合法，應追究當事人的責任。合同內容或簽署程式是否合法根據合同履**況評估報告確定。其中審批人對合同負全面責任，簽署人負相應責任。
有關部門對其負責的相關條款的合法性、合理性承擔相應責任，如已提出異議而未能獲得簽署人的認同，異議部門就其異議辦法內容不承擔責任。未按程式和許可權簽訂合同的，追究越權人相應責任。管理部門的當事人未能按程式進行管理，承擔相應責任。
業務部門的當事人對其上報的情況與事實不符、執行合同中越權承擔相應責任。
(3)合同管理制度評估和修正
根據合同履**況評估中存在的問題，檢查合同管理制度的運**況及其效果，對不
適應實際情況的制度提出修訂和完善意見，經過必要的程式對制度進行修正。
由於企業規模有大有小，產品千變萬化，所以在合同管理制度設計上也不能照抄照搬，必須從分析目前存在的問題入手，因地制宜進行設計。
附件合同範本
一章總則
一條為防範市場風險與法律風險，提高企業經濟效益，減少因合同簽訂、履行過程中有規範行為導致的糾紛，依據中華人民共和國《合同法》、《建築法》及相關法規，結合我公司實際情況，特制定本管理制度。
二條我公司對外簽訂的所有建設工程施工合同、勞務分包合同、專業分包合同、物資裝置採購**合同等，均適用本管理制度。
三條公司法務部是公司合同管理機構，在公司法定代表人領導下，負有以下職能：
1、負責修訂和完善公司合同管理制度，指導各部門制訂合同管理實施辦法；
2、負責制訂公司自用合同的格式文字；
3、負責組織有關合同管理的法律知識講座和培訓；
4、負責解答合同簽訂、履行等方面法律問題；
5、會同公司有關部門對重大、重要合同進行評審並出具審查意見；
6、監督、檢查各部門合同簽訂、履行、管理情況；
7、參與合同糾紛的調查處理，制定解決方案；
8、負責公司合同文字的歸檔工作。
公司各部門負責人負責該部門的合同管理工作，有條件的，應指定專人負責具體工作。
二章合同的簽訂
四條簽訂合同實行洽談權、審查權、批准權相對獨立、互相制約的原則。經辦人、審查人、批准人各司其職，分工負責。任何合同均需經過評審程式評審後，方可批准簽訂。
五條公司實行法定代表人授權委託制度，簽訂合同應先取得授權委託書，並在授權範圍內簽訂合同。
六條經辦人於合同簽訂前，應驗證對方當事人有效證件，驗明主體資格，了解其資信狀況，審查對方經辦人**許可權，審查對方提供資料的真實性與合法性。七條屬投標中標的專案，經辦人要召集有關部門共同審查業主招標檔案，確定我方投標書主要條款。
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