檔案編號
2023年5月1日
檔案管理制度
1.0總則
1.1為規範本公司檔案及檔案管理，特制定本制度。1.2本制度適用於各公司、事業部的檔案及檔案管理。2.0檔案管理機構的設定及基本要求2.1檔案劃分及管理部門
版本號生效日期
2.1.1檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的
對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2.1.2文控中心檔案室隸屬於行政中心管理，下設文控檔案管理員，負責檔案檔案的歸檔和
日常管理工作。檔案管理員必須嚴格履行職責，品質管理體系檔案仍有品質部負責指導和管理。
2.1.3檔案根據其重要性和保密程度分為：絕密、機密、秘密三個級別，按標準規範進行分
類，有規範的檔案編號和標籤，並建立電子與紙張分類目錄。2.2各部門資料管理
2.2.1公司下屬各事業部、部門須設立兼職資料管理員，部門文員做為本部門的兼職資料管
理員，制定明確的資料管理員崗位職責，負責本部門的檔案管理。
2.2.2各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。
2.2.3檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。
3.0檔案分類3.1檔案質量
3.1.1檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應
能準確反映出卷內檔案材料的內容。
3.1.2檔案檔案禁止使用鉛筆、原子筆、複寫紙。
破損的檔案檔案要進行修復處理。3.1.
3檔案設有《檔案目錄》，封面應註明立卷人，審核人，立卷時間。3.2立檔
3.2.1檔案檔案材料按照批覆在前，請示在後，正件在前，附件在後，印件在前，定稿在
後，重要法規性檔案的歷次稿件排列在定稿之後。
3.2.2檔案檔案資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在後；內部制發文
件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙，發文底稿。
3.3分類
3.3.1檔案各級分類應賦予統一名稱，公司檔案大致分為以下幾類：
3.3.1.
1證照類：營業執照及各類證照，註冊資料、年檢資料、公司章程等；3.3.
1.2檔案類：分外來檔案（**部門的往來檔案）和內部檔案（包括檔案、技術資
料、圖紙）；
3.3.1.3制度類：管理制度彙編；
3.3.1.
4合同類：分內部經營管理合同和業務合同兩種；3.3.
1.5計畫總結類：分年度計畫及總結等；3.
3.1.6會議紀要類：
辦公例會紀要等。
3.3.1.7體系檔案：質量、環境、職業健康等體系檔案。
3.4檔案編號
3.4.1檔案分類各級名稱經確定後，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其
代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
3.4.2檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先
審查討論，並擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
3.4.3公司檔案員負責對各部門檔案材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款「對
號入座」，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
4.0歸檔及儲存年限
4.1歸檔的檔案資料，應按自然形成，保持歷史聯絡的原則和歸檔要求特徵及檔案內容進行
歸檔，在乙個卷內要按問題或者檔案形成的時間，系統的排列並填寫《卷內目錄》。4.2歸檔的同類檔案資料在卷內應按儲存期限分別裝訂，儲存期限分為定期和永久。定期按
檔案材料的保持價值分為1年、5年、10年。4.2.1永久儲存：
4.2.1..
1公司章程、合同、股東名冊、組織規程及辦事細則、董事會及股東會記錄；4.2.1.
2財務報表、**機關核准檔案、不動產所有權及其他債權憑證；4.2.1.
3工程設計圖、公司規章制度；4.2.1.
4其他經核定須永久儲存的文書。4.2.
2十年儲存：
4.2.2.1預算、決算書類、會計憑證、事業計畫資料4.2.2.2其他經核定須儲存10年的文書4.2.3 1年至5年儲存：
4.2.3.1期滿或解除之合約、勞動合同存2年
4.2.3.2其他經核定儲存5年的文書
4.3歸檔的檔案資料種類，份數以及每份的頁數均應齊全完整，每份檔案的正件與附件，印
件與定稿，請示與批覆，**檔案與原件，多種文字形成的同一檔案，均不得分開。4.4按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成後，要對檔案做統一排列
並編寫檔號。
5.0檔案日常管理
5.1借閱
5.1.1借閱手續：
5.1.1.1公司內部人員因工作需要借閱秘密檔案檔案資料時，應由公司分管副總級以上
人員批准，並在《借閱申請書》上審批簽字，經辦人須在公司借閱登記表上簽字。5.1.1.2機密檔案資料如公司章程、公司章程、合同、股東名冊、組織規程及辦事細則、
董事會及股東會記錄等需總經理或董事長批准方可借閱。絕密級檔案資料除董事長外其他人禁止調閱。
5.1.2檔案員接到借閱條，經核查後，取出該項檔案，並在借閱登記表上註明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
5.1.3檔案歸還時，經檔案員核查無異後，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
5.1.4借閱人不得轉借、拆卸、調換、汙損所借的檔案，不得在檔案上圈點、畫線和塗改，
未經批准不得影印和摘抄檔案。
5.1.5借閱人因工作原因需要影印檔案或摘抄檔案，需借閱部門負責人書面請示，經分管
副總批准。
5.1.6借閱人應於規定期限內歸還。5.2銷毀
5.2.1每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》，報總經理審
核批准，並指定其監銷人後方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需註明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。
5.2.2《檔案銷毀清冊》需永久保管。
5.3移交
5.3.1現行檔案需要存檔的，要填寫《現行檔案移交登記表》，檔案存檔，移交表一式二份，
移交人、檔案員各乙份，以證明存檔。
5.3.2需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司副總級以上人員
審核批准並指定其監交人後，方可進行移交。《檔案移交登記表》需註明：移交檔案目
錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。5.3.3移交前，按照清冊清點；移交後，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移
交方和接收方各乙份並永久保管。
5.4保密
5.4.1檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部檔案資料檔案，維護檔案的完整和安
全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。
5.4.2檔案員應忠於職守，遵守紀律，保守秘密，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資
料。5.4.3愛護檔案室的一切設施裝置，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。6.0附則
6.1在本制度框架下，公司下屬各事業部、部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，
但不得與本制度發生衝突。6.2本制度自下發試行之日起執行。
公司檔案檔案管理制度
總則 為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 借閱 統計 銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。一 適用範圍 1 公司經濟活動中與外單位的來往信件 合同 協議。2 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案 紀要 決定等 3 公司的請示與上級批復檔案 4 公司各職能部門在工作...
公司檔案檔案管理制度
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊...
公司檔案檔案管理制度
一 總則 1 為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。2 公司檔案，是指公司從事經營 管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3 公文承辦部門...