北京汽車製造廠****
會議管理制度
2023年月日
第一章總則 1
第二章會議管理部門 1
第三章會議管理 1
第四章考核規定 3
第五章附則 3
第一條目的
為規範北京汽車製造廠****會議管理制度，縮減會議規模，提高會議管理效率,保證會議質量，更好地提公升公司經營管理水平，特制定本辦法。
第二條適用範圍
本辦法適用於公司級會議的管理，事業部級的會議管理規定參照本辦法執行。
第三條會議體系及會議設計：
公司會議管理體系設定兩個層次,即公司級和事業部級。其中公司級會議設定經營決策委員會會議、執行委員會會議、專業工作會議、部門類會議（公司會議管理體系圖見附件一）；事業部會議設定管理類會議和執行類會議（事業部會議管理體系圖見附件二）。
第四條綜合管理中心為公司會議的歸口管理部門，主要負責:
(1)公司級和事業部會議管理制度的制定和控制；
(2)公司年度（中）經濟工作會議的牽頭組織工作；
(3)公司總部管理工作會議的會議通知、議題及會議資料整理、會議記錄、會議紀要等管理；
(4)事業部管理類會議紀要的收集與管理；
(5)公司級會議紀律、會議效果評價和會議組合調整等工作；
(6)負責有關會議精神的宣傳
(7)負責公司級會議的服務
第五條會議的組織與管理
各會議組織單位負責各自會議的準備、會議過程管理、會議紀要、會議決議項排程等，相關會議議題、會議材料、會議紀要等報綜合管理中心備案。
第六條公司會議管理體系的設計和調整:
由公司綜合管理中心負責定期對公司當前的會議設定情況及會議管理情況進行評審，分年度和半年度對公司會議管理體系進行優化調整，各單位應嚴格按照公司設定的會議方案安排相關會議。會議安排表明確各類會議的召開時間、地點、參會人員、主持人等;會議時間原則上不作調整，各單位應提前做好準備，若因特殊原因需調整或需臨時召開的會議，由會議組織部門提前提出，綜合管理中心平衡，公司執行總裁或總裁審批後方可調整。(每季度更新會議安排表，同時在公司內部**上發布）
第七條會前準備
(1)會議通知及會議議題徵集：會議組織部門確定會議具體時間、地點和參會人員, 根據會議類別提前2－4天下達正式參會通知，並同時向參會人員徵集議題。
(2)會議議題及資料準備: 議組織部門應按會議功能對徵集的議題進行把關、控制，杜絕非相關議題入會，同時會議組織單位還應對會議材料提前排程、商討，對資料的可用性初步判斷
(3)會務準備: 為確保會議能順利進行，由會議組織部門負責協調有關單位或人員準備好會場。
第八條會間管理
(1)會議紀律：參會人員因故不能按時參會應提前向會議組織單位和主持人請假，嚴禁無故曠會。會議組織部門在會議開始前，應首先檢查和核對與會人員，並將到會（未到會）人員情況簡要告知會議主持人。
會議期間，參會人員必須關閉通訊工具。
(2)會議記錄：會議組織部門要安排專人做好會議記錄，對於重要會議應做好詳細記錄，必要時可用錄音裝置錄製會議召開過程及重要發言材料。（附件五）
第九條會後管理
(1)會議紀要：會議結束後，會議組織部門要在24小時內形成會議紀要，會議紀要要求言簡意賅、討論主題不漏項，並提煉出其中會議決議專案; 會議紀要經會議主持人審核、簽發後要及時發放有關單位和人員.有關會議紀要格式見（附件六）。
(2)會議資料彙總與歸檔：會議結束後，會議組織部門要及時把會議檔案收集齊全，並定期送公司綜合檔案室歸檔，歸檔檔案包括會議議程、會議材料、會議記錄、會議紀要等。
(3)會議宣貫: 會議結束時，組織單位應針對會議特點、會議型別提出傳達貫徹的具體布置及要求。與會者也應準確、及時的做好相關會議的宣貫、學習工作。
(4)會議決議項催辦：為落實會議決定，各會議決議項責任人應嚴格按會議要求、時間進度完成會議決議，因特殊原因不能按時完成應提前向會議組織單位及專案指令人反饋；會議組織部門也應及時對會議決議項進行催辦、排程，並在專案到期前將會議決議專案完成情況進行彙總、報指令人審定。有關會議決議專案排程反饋單格式見附件七。
第一十條會議的考核與獎懲
(1)不按公司統一設計的會議管理體系和會議召開計畫安排或組織召開會議，各單位可拒絕參會，同時罰款會議組織部門負責人（）元/次。
(2)因會議準備不充分，影響會議效果，達不到會議目的時，每次負激勵會議組織部門（）元。
(3)參會人員特殊原因不能參會時，應向會議主持人及組織部門請假，有無故遲到者罰款（）元/次，曠會者罰款（）元/次。
(4)會議期間未關閉通訊工具，有擾亂會議秩序者罰款（）元/次。
(5)會議決議項不能按期完成，又無延期申請時，負激勵責任人（）元/次，並責令限期完成。
(6)為便於模組管理，各單位應嚴格按本次會議管理制度規定的模板、格式組織相關會議，包括會議通知、會議記錄、會議紀要、會議決議項排程單等，有違反者罰款責任單位領導（）元/次。
第一十一條本制度由綜合管理中心負責解釋與修訂。
第一十二條本規定自下發之日起執行，此前公司下發的有關會議管理辦法同時廢止。
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