會議管理制度 適用於生產型公司

2022-11-25 09:18:03 字數 2512 閱讀 2841

1. 目的

— 為進一步規範會議內容和程式,提高公司的辦公質量和工作效率,建立健全決策機制,提公升公司運營水平,特制定本制度。

2. 適用範圍

— 公司全體員工。

3. 會議要求

a) 會議應根據實際工作需要召開,著眼於有效溝通、協調公司內部各方面關係、解決問題、安排部署工作。

b) 會議應注重質量,提高效率。會前應做好充分準備,做到充分溝通,心中有數;對議而不決的事項提出解決的原則與方法;各類會議力求精幹、高效,工作進展和安排應明確、具體、量化,杜絕空談和形式主義。

c) 講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施,與會人員要按照職責分工傳達、貫徹,落實,力求取得具體成果。

d) 嚴格會議紀律。會議主辦部門應加強會議管理,做好會議安排;與會人員應認真準備、準時參會,不得缺席或指定他人代表,確因個人緊急事務需要請假的,須向會議主持人請假,同時指定專人代為參會。

4. 會議型別

管理層會議、部門會議、臨時會議、生產溝通會議、晨會會議等

5. 管理層會議

5.1. 主持與記錄:管理層會議由綜合管理負責召集,總經理主持,總經理有事不能出席會議時,由副總經理主持;綜合管理部負責會議記錄。

5.2. 召開時間:

管理層會議召開時間為每月第一周最後乙個工作日下午,因特殊原因需要延期召開、停開及臨時增加會議的由綜合管理部提前通知。會議原則上每月度召開一次,也可以視工作情況適時召開.

5.3. 參加人員:總經理、副總經理、各部門負責人、各科室負責人、各系負責人等人員。由於出差等特殊原因不能參加例會的,應提前向總經理請假。

6. 部門會議

6.1. 主持與記錄:由各部門負責召開,各部門負責人主持。

6.2. 召開時間:每月至少召開一次,具體時間由各部門自行確定後交人事總務科備案。

6.3. 參加人員:部門內成員,根據會議主題邀請相關人員參加。

7. 臨時會議

7.1. 主持與記錄:臨時性會議根據會議內容確定主持人員,主持者指定專人記錄。

7.2. 召開時間:臨時型會議一般提前1小時通知或者立即召開。

7.3. 參加人員:根據會議內容確定需要參加會議人員。

8. 生產溝通會議

8.1. 主持與記錄:由生產計畫負責召開,與生產相關的部門和人員參加,包括營業部、技術部、生產部等。

8.2. 召開時間:每個工作日早晨開完晨會後。

8.3. 參加人員:根據會議內容確定需要參加會議人員。

9. 晨會會議

9.1. 主持:晨會由綜合管理部制定晨會主持安排表;下發到各部門,各部門根據安排表由部門經理或部門員工主持晨會。

9.2. 召開時間:每週最後乙個工作日早上08:00,如遇下雨天取消。

9.3. 參加人員:在司全體人員

9.4. 會議內容:新聞報道、喜訊報道、成功分享、檢查員工儀容儀表、溫習企業文化、鼓舞士氣、通報有關通知和特殊事情等。

10. 會議管理

10.1. 人事總務科部負責公司月度會議通知的下達,負責會議的準備、記錄等工作;整理下發「會議紀要」抄送相關人員,對會議決定事項進行跟蹤了解或督辦。

會議通知應會議召開前五天發放會議流程,與會人員做好相應的會議準備工作。

10.2. 臨時會議和部門會議由相關業務部門負責會議的準備與落實。

10.3. 管理層會議、部門會議須有專人按照公司統一《會議記要》模板記錄會議內容,例會結束後結束後需要下發會議紀要的在兩個工作日內做好會議紀要,以電子郵件形式傳送到各部門或者與會人員,並將檔案(含電子文件)備案。

會議紀要須包含:會議時間(起止時間格式為年/月/日/時/分)、議題、主持人、記錄員、與會人員、缺席人員、詳細會議內容(發言記錄)、商議結果等。

11. 會議室使用規定

11.1. 使用會議室的部門,須保持會議室乾淨整潔,參會人員嚴禁吸菸、隨地吐痰,不亂扔紙屑、雜物,會後將會議室清掃乾淨。

11.2. 每次會議前,需對音響及有關電器裝置進行一次試執行的檢查,以確保會議按期進行;每次會議結束後,要對音響及所有電器裝置進行檢查,使之處於正常狀態。

11.3. 主席台設定、水杯準備、會標的製作和懸掛、會中送水等均由承辦會議部門負責。

11.4. 會議結束後,請將所有電源關掉,做到人走燈熄,散會後需將桌椅歸至原位。

12. 會議紀律

12.1. 任何人不得無故缺席,如確定有緊急情況,須提前請假(中層幹部人員請假需總經理批准,其它人員向會議組織部門請假),否則視為缺席,與會人員不得無故遲到或缺席(提前請假獲批者除外)。

12.2. 會議期間,與會人員須將手機關機或調成振動狀態,不允許接聽**,如有重要**應離場接聽,以免影響會議效果。

12.3. 會人員在開會期間不得交頭接耳、大聲喧嘩、抽菸、嚼檳榔或隨意進出,應按次序發言,如有急需說明事項,應向會議組織者獲准後發言。

12.4. 未按照會議制度要求違反者按以下標準進行處罰:

a) 未提前請假者不參加會議每次罰款100元,並通報批評。

遲到5-20分鐘罰款50元。超過20分鐘視為未參加會議。

b) c) 隨意走動,不遵守會議紀律的罰款20元。

d) 手機沒有調到無聲或振動狀態的罰款50元。

13. 本制度由總經理批准後實施。

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