一、會議內容的確定。開會也是要耗費人力，時間，金錢成本的。不開無目的的會議，必須事先確定本次會議目的，否則寧可不開。
召開會議之前，由會議發起人明確開會的目的。按會議目的一般可以區分為：決策或政策宣布會議、業務討論交流會、工作安排部署會、工作匯報會、學習會、重大事項決策會等。
二、參會人員的確定。根據會議確定的內容，選擇參會人員。按參會範圍區分可以分為：
全體會議、領導班子會議、部門和行業之間的聯席會議等。不要無關的人參加會議，會議參加者必須與會議議題有關。
三、參會時間的確定。根據會議內容的緊急程度、複雜程度、參會主要人員或大多數人員是否能如期在場來安排開會的時間。一般來說，急事馬上決斷；主要負責人不在，無人拍板定案的會議需要推遲開；複雜內容需要查閱資料，提前準備的，需要給足時間，但也要明確通知大約召開的時間。
四、會議的準備。不開無準備的會議。會前必須有充分的準備，開會需要的資料是否齊全？
應該通知的參會人是否全部通知到位？會議中要用的裝置執行是否正常？提前溝通好的會議主持人或會議總結人，記錄人，記錄方式，商定好的會議程式。
開會之前，通知參會人員就確定的會議時間前，將需要會議討論的議題做好準備。給各發言人預留一定的準備時間，減少會議過程中，因各發言人對要討論的事項不清楚，要查詢的政策更沒準備，個人想當然、隨意發揮或會上無意見，會後意見多的現象出現。
五、會議過程的控制。乙個成功的會議要根據內容不同，營造不同的氣氛。會議中，主持人需要有會場的把控能力，具體要做到：
1、不做離題的討論，開會時必須圍繞會議的中心議題發言。針對工作**現有矛盾和問題需要會議討論解決的會議，應本著積極解決問題的理念，不能將會議內容搞成相互發牢騷，互相推責任的會議；
2、對於急辦事項，不開議而不決的會議，需要會而有議，議而有決。對於單位制度建設等需要多次會議才能解決的問題，不要急於定案，可以進行多次討論，並應宣布下次會議的進一步要求，提醒大家早作準備。
3、會議中發言人，不要浪費時間重複別人已經講過的觀點，表達觀點應簡潔明瞭。
4、會議中需要討論的事項，應該民主決策，領導不能將需要討論決定的會議利用各種方式，使會議名為討論，實為宣布會；
5、會議中的決策要合法、合理且有可操作性，避免決策難以實施而導致的無效會議。
六、會議的記錄。根據會議內容的不同，記錄方式的選擇和詳細程度也不同。複雜的會議可以選擇錄音的方式，進行現場錄音後進行整理。
優秀的會議記錄既要層次清楚，又能還原會議當時關鍵問題及重要討論過程和結果。
七、會議結果的執行和會議效果的反饋。
會議中集體討論決定的事項，任何人不得隨意更改。會議的結果可以反應出會議是否有效。領導需要帶頭遵守會議決策，並且監督會議決策的執行進行和執行結果，並認真分析原因，總結經驗。
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