工程竣工資料質量問題及預防措施
所在部門：河南晉開專案部職姓日
務：資料員名：王曉莎
期：2023年8月20日
工程竣工資料質量問題及預防措施1
一、竣工資料及管理中存在的主要問題1
2、工程質量驗收簽證資料不齊全23、竣工資料檔案編制不規範24、施工驗收原始簽證資料格式不規範25、施工原始資料書寫不規範36、竣工資料移交不及時3
二、產生問題的原因分析3
1、檔案意識薄弱32、檔案管理制度不健全33、責任落實不到位44人員素質不高45、過程控制不到位4
三、提高工程竣工資料質量的措施和對策5
1、加大宣傳，提高意識52、加強培訓，提高能力53、健全制度，落實責任54、過程參與，同步管理65、嚴格審查，及時補救6
四、結語7
工程竣工資料質量問題及預防措施
建設工程竣工資料是工程建設活動的真實記錄和反映，是隨著建築工程規劃、設計、施工等過程逐步形成的，一般形成時間較長，涉及單位、部門及人員數量較多，檔案量大。因此，如何保持建設工程竣工資料的準確性、真實性和完整性，是工程技術人員和檔案人員應該共同關注的問題。
一、竣工資料及管理中存在的主要問題
建設工程竣工資料主要包括工程專案的依據性檔案、基礎性檔案、工程設計性檔案、施工檔案、竣工驗收檔案等。儘管「基本建設專案檔案資料管理暫行規定」對建設工程竣工資料編制內容及竣工圖紙資料編制都有明確的規定和要求，但由於種種原因，在工程竣工資料的質量及管理中仍存在以下問題：
1、施工綜合管理檔案原件不齊全
個別設計、監理、建設單位下發的施工管理重要檔案是影印件，難以滿足工程資料檔案的質量標準要求。2、工程質量驗收簽證資料不齊全
為了急於滿足施工進度的要求，建設「四方」現場驗收後，沒有按國家行業標準規定要求辦理書面簽字儀式。
3、竣工資料檔案編制不規範
有的原始資料不按分類要求成冊。成冊的缺少目錄或目錄不準確；有些分部工程存在使用代用圖的現象，而在竣工檔案中又要求竣工圖以分部工程組卷，導致圖紙缺量較大。4、施工驗收原始簽證資料格式不規範
原始施工驗收簽證資料不是開工前統一規定的內容和格式，而是施工過程中，不斷增添內容和更換種類，資料格式不統
一、不規範、不便統一裝訂組卷。5、施工原始資料書寫不規範
原始資料的文字字跡潦草，使用不規範的漢字，甚至還有錯別字，修改後不加蓋單位公章或沒有修改人的簽字，給後期竣工資料編制工作帶來極大的困難。6、竣工資料移交不及時
不能按規定及時移交工程竣工資料，造成統一管理的時間延誤，甚至導致竣工資料丟失。
二、產生問題的原因分析
1、檔案意識薄弱
由於對檔案法、檔案知識和有關竣工資料編制的直來那個標準規
范的宣傳力度不夠，造成工程管理人員、監理人員、施工單位領導人的檔案意識薄弱，存在重建設、輕檔案的現象。2、檔案管理制度不健全
雖然各參見單位建立了一些資料管理方面的制度，但一般都不健全，難以保證資料編制工作的有效展開。如在檔案、技術通知的管理方面沒有統一規定，編號不系統甚至混亂，規格不統一，給整編工作造成困難：對資料的保管與移交沒有制定專門制度，人員變動時資料交接手續不嚴密，造成資料的遺失，給歸檔工作造成很大的困難。
3、責任落實不到位
一是建設單位與施工單位簽訂的合同對竣工資料的整編責任、內容、深度等要求不明確、不具體；二是施工單位缺乏完善的管理網路，相關人員檔案管理知識匱乏，業務素質底；三是缺乏有效的監督考核機制。4人員素質不高
一是施工單位技術力量薄弱，管理水平差，造成施工過程中產生的竣工原始不規範或質量不高；二是監理單位人員有專業技術但施工管理水平較差，檔案管理知識不足，導致對現場簽證資料不管不嚴；三是現場缺乏及懂檔案又懂技術的人員，從事檔案管理的人員只懂檔案不懂技術，而工程技術人員又只懂技術而不懂檔案，兩者不能很好的結合起來，從而影響了工程資料質量。
5、過程控制不到位
資料編制與施工進度不相符，反應了資料員在資料編制過程中「閉門造車」現象。有的資料員在資料編制過程中，一方面由於對工程進度不了解，資料的內容不能與實際的施工進度情況相符；另一方面，不熟悉施工工藝操作過程，在資料**編制的過程中，出現該有的專案內容沒有填，不該有的專案內容卻填了。
三、提高工程竣工資料質量的措施和對策
1、加大宣傳，提高意識
在工程建設初期，工程專案管理單位應高度重視和加強檔案法規、工程檔案基本知識的宣傳教育工作，要求工程管理、監理、施工單位人員學習檔案基礎和施工過程中原始簽證資料操作方法及對竣工資料整編、工程專案驗收的基本要求，使他們在工程開工之初就了解檔案業務，具備較強的檔案意識，為提高竣工資料檔案質量打下基礎。
2、加強培訓，提高能力
在工程建設過程中，工程專案管理單位應注重資料管理和整編方面的培訓。一是對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使他們掌握檔案方面的有關規定和要求，在日常工作中按高標準整理好基礎資料；二是對專業檔案管理人員適當進行工程專業知識培訓，培養一批既懂檔案又懂技術的工程檔案管理骨幹，促進歸檔工作的規範展
開。3、健全制度，落實責任
一是工程建設初期就要建立和完善以檔案管理責任制為核心的工程竣工資料管理辦法，明確施工單位、監理單位、工程專案管理單位、檔案管理部門在工程檔案形成過程中各自應承擔的職責，制定統一的資料編制要求和細則，規範工程竣工資料的管理；二是建設單位與工程監理人員在施工中應嚴格落實驗收簽證有關制度。工程驗收時通過簽證等方法，集中檢查原始資料整理情況，資料符合規定時，才予以結算工作量，運用「經濟槓桿」的作用，促進承包單位抓好竣工資料管理工作，提高技術管理水平。4、過程參與，同步管理
從工程建設籌畫開始，檔案人員就應該要求工程部門的專（兼）職檔案人員從依據性檔案開始就參與其中，按照檔案的順序、圖紙的編號進行登記，建立借閱制度。建設單位與施工單位在制訂工程進度計畫時，應將每個分部分項工程竣工檔案質量檢查工作列入到該項工程單位工程進度計畫中，並將其作為重要的網路節點來完成。對在整編資料中發現的「原件不齊全」、「簽證資料不齊全」、「不規範」、「不統一」等問題，要及時研究給予解決。
要嚴格實行竣工資料編制工作「三同步」管理制度，即工程立項開工與竣工資料收集同步，工程完工驗收與合同竣工資料驗收同步。檔案工作人員要始終參與整個工程
的建設和竣工工作驗收全過程，對不符合標準的檔案要拒收，從源頭保證整編資料的質量。5、嚴格審查，及時補救
按照當地工程竣工資料審查程式，工程結束後，施工單位總承包單位應將完整、準確的工程竣工資料提交建設單位。此時，工程專案管理部門、監理工程師及檔案館應對總包單位提供的工程竣工資料進行嚴格審查。審查的主要內容：
資料及內容是否齊全；竣工圖的編制是否符合規範要求；檔案中整理是否規範；立卷歸類是否準確；檔案資料是否存在塗改現象；書寫是否規範，是否存在不耐久的字跡以及聲像材料是否能夠使用等方面。對審查發現的問題，檔案人員應嚴格遵守檔案規範，要求工程部門及時補救，直至滿足歸檔要求。
四、結語
建設工程竣工資料管理工作是一項系統工程，涉及各個專業技術部門的一項複合型工作。要保證竣工資料的完整、準確、系統、齊全、真實的記錄和反映施工及竣工驗收的全過程，就必須不斷加強建設單位、監理單位和施工單位的基礎管理水平，加強制度建設，嚴格落實工程專案竣工編制工作「三同步」制度，加強過程控制，嚴格竣工驗收審查把關，同時要充分發揮各級檔案人員的監督指導作用。
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