南昌廣播電視大學開放教育專科畢業作業
題目：論行政部如何留住本部門員工
作者： 鄧羊
院系： 南昌廣播電視大學
專業： 工商管理專科
年級學號
指導老師
答辯日期
一、 摘要2
二、 引言1
（一）行政部人員的分工與工作職責2
三、針對工作職責，作出相應的對策2
（一） 行政文員的性質與相應對策2
（二） 行政主管的工作性質與相應對策3
（三） 行政經理的工作性與相應對策4
四、企業激勵和留住核心員工的對策
（一）合理的培訓與開發計畫與明確的職業生涯規劃4
（二）與核心員工形成心理契約5
（三）關鍵員工的約束機制5
四、如何留住行政人員激勵企業發展的方向5
五、結束語5
一、摘要
行政部在越來越來越多的私營企業無法被放在核心地位，他所起到的行政作用也就越來越被弱化，從而導致行政部出現招聘困難、流失較快的局面。這對於企業正常運營也起到了負面作用。從行政部的角度出發，如何留住本部門工作人員，本**從幾個方面提出了建立合理的制度體系等應對措施。
二、引言
隨著中小型企業越來越多，且企業內外部正發生著激烈的變化，越來越多的中小型企業在
不斷的發展的過程中，感覺到公司內部發展越來跟不上企業外部的發展速度，歸根究底就是企業內部機制的落後，而企業內部機制的落後，侷限在企業行政部的力量薄弱和專業性不強上。因此，很多企業開始重視行政部的內部銜接力量。但行政部往往由於人員的不專業性與無法為企業產生明顯的盈利，而又讓企業將之棄為雞肋。
但，行政部能夠做到專業性與留住員工的境況，無疑會讓企業運營順暢帶來隱型的動力。如何留住行政部人員，如何讓行政部專業化，這成為眾多企業行政部在管理過程中努力**的問題。
（一）行政部人員的分配與工作職責
行政部在企業當中起到什麼樣的重用呢？我們可以先從一般中小型企業的行政部的職能分配入手研究。
公司行政部工作職責
1、協助行政部總監完成公司行政事務工作及部門內部日常事務工作;
2、協助起草、修訂公司各項管理規章制度，進行日常行政工作的組織與管理;
3、各項規章制度監督與執行;
4、參與公司績效管理、考勤等工作;
5、會務安排：做好會前準備、會議記錄和會後內容整理工作;
6、參與公司行政、辦公用品採購事務管理;
7、負責對前台崗位的管理;
8、做好材料收集、文書起草、公文制定等工作;
9、協助行政部總監做好公司各部門之間的協調工作;
10、保安，保潔等;
11、領導交辦的其他重要工作。
從以上可以看出，行政部具有銜接、後勤、支援的作用，對企業的發展有著不可忽視的作用。
但從市場上調查來看，行政部人員的離職率較高，主管及主管以下人員的在職時間為一到兩，行政主管以上在職時間為兩到三年，大部分離職人員，在或多或小上造成一家企業一到三個月不同程式的混亂與滯停，會給其它相關部門造成不同程式上的負面影響。所以如何留住行政部人員，在目前的中小企業中，也需要作出相應的對策。
三、針對工作職責，作出相應的對策
（一）行政文員的工作性質與相應對策：
行政文員在企業當中主要擔當對外的乙個視窗，包括接待、**轉接等；對內，則為文書的列印、檔案的收發、相關辦公用品的領用、相關**的製作、衛生環境的維護以及領導交待的其它事項。某些企業的文員還相應的做一些其它較為專業化的工作。
雖然文員的工作簡單，但比較繁瑣，公司所有的有關文字的資料幾乎都從文員手中經過，所以，文員的工作雖簡單但複雜，需要心細且具有耐心的人員勝任。並且，不管對外還是對內，都需要文員具備乙個良好的心態與乙個靈活的頭腦。
如何留住文員，一般以依靠以下兩個方面的對策：
（1）晉公升激勵政策
文員是行政部的第一級職位，對於文員最有效的就是職位晉公升。平時繁瑣的事情，做到一定程度之後，產生的熟練，就可以交付更多的工作任務，可考察文員的接受能力與應變能力，並告之，這是對其晉公升的考察，一般，文員任期為一到兩年，即可授以重要之職責，往行政專員或者行政主管方面發展，對於留住文員的效果非常之大；
（2）薪酬激勵體系
眾多私營企業當中，行政部職位都是乙個蘿蔔乙個坑，若無巨大變化，行政部人員的結構一般在短期內是無法撼動的。所以，在人員留住機制上，只有薪酬激勵體系，能夠行這有效。然後不少企業在對於文員一職上的薪酬上缺少外部競爭力，以至於在外界有稍微高一點點的引誘時，一些文員很容易選擇離開。
因此，乙個行政部要想留住文員，就必須給予他們合理的薪酬與相應的考核機制，這樣，不至於讓文員在枯燥簡單的工作中失去動力。
（二）行政主管的工作性質與相應對策
行政主管在行政部當中主要處理內部的一些事情居多，如採辦、通知擬定、制度草擬、考勤管理、固定資料點盤、食宿管理等，有些企業甚至於將一些人力資源的事情也一併融入到行政主管的職責當中，如招聘、培訓、考核等。行政主管在行政部起著中堅的力量，一般都是由工作兩到四年的行政人員擔任，屬於比較有工作經驗的人員。對於這類人員的留用也是各中小企業較為需要考慮的事情。
因為他們是屬於管理者，在一些簡單的企業當中，還是屬於中層管理者。
如何留住行政主管，一般依靠以下三個方面的對策：
（1)晉公升制度
行政主管因為由於工作經驗的緣故，在一些小型企業當中無法將之提公升到經理的位置，所以往往造成很多的行政主管工作多年，卻無法得到晉公升，常以無法發揮自身發展空間為由而辭職，這不僅是公司的損失，也是行政主管個人的損失。很多企業也都預設這個理由，一般也不設立行政經理這個職位。行政主管在**當中也擔當著較為初級的行政經理的位置。
對於留住文員的對策，筆者認為晉公升很有必要。有些企業以行政副經理為行政主管的晉公升目標，或者有些企業將行政主管分為三個級別，這對於乙個公司的行政主管而言，也有一定的挑戰性與工作時間長的考驗性，這種效果也得到了較為很好的效果。
（2）學習制度
行政主管這一職位，往往是兩到四年之間的工作經歷人員就能夠做得到的工作。但行政工作不僅僅是在於熟練，還在於專業性。很多企業甚至於行政人員本身都認為行政工作只是後勤，並非人力資源如此專業，其實這只是乙個誤區。
行政工作的專業性堪比人力資源，大型企業的行政工作能夠運營整個公司，管理整個公司的方向，是公司股東局的顧問與秘書。
所以，在行政方面，公司應多鼓勵行政主管學習，學習管理之道、學習人力資源、學習協調學等等。在培訓方面，不僅是行政主管個人，公司也應提倡，這是乙個很好的對外資源，也是行政主管開啟眼界、轉變服務觀念的機會。
所以，學習制度，在很大的程度上影響著行政主管個人提高與公司成長的速度。
（3）領導個人影響能力
在一般的中小型企業當中，行政主管的上級是行政經理。行政經理的人個領導能力與個人的領導魅力也是影響著行政主管能夠留住的一大關鍵原因之一。
現在很多企業提倡領導學，企業的文化就是乙個領導者的文化，乙個部門的文化也就是乙個部門負責人的文化與習慣。行政部門在很多企業當中，都被當作乙個很得罪人的部門，而行政人員在此行事當中的暢通能否，關鍵也都在於行政部門負責人的領導能力與領導魅力。行政主管的處事作風如何，都是由行政部負責人的作風為導向標。
所以，領導個人的影響能力也是行政主管留住的一大關鍵之處。
現在的社會，不管是哪一們職位、哪乙個公司，大部分辭職的，都是因為直接領導者的原因。
（三）行政經理的工作性質與相應對策
行政經理的工作主要是制定制度、管理部門，直接與總經理對接，有甚者管理公司整個運營。
留住行政經理，筆者認為有以下對策：
（1）薪酬激勵政策
在一些中小企業，行政經理相當於中高層管理人員，屬於核心人員，他們具備豐富的工作經驗與較廣的人脈關係。良好的薪酬激勵政策是對於這類人最直接的刺激方法。所以，企業要提供與外部具有競爭力的薪酬方可留住這類人才，因為這類人才的流失，將會導致公司運營突然掉鏈，需要花很長一段時間才能補救，而且公司的一些機密性檔案與管理都在這類人員的掌握之中，所以在薪酬上，絕對需要具有競爭性；
（2）公司的體系
構建以人為本的組織文化
企業文化是指乙個企業的行為規範和共同的價值觀念。它是企業在長期的生產經營過程中,逐步形成的帶有本企業特徵的經營哲學,是以價值觀念和思維方式為核心所形成的,企業全體成員認可和遵守的價值觀、行為規範以及與之相應的制度載體的總和。企業文化可以使員工確立共同的價值觀念和行為準則,在企業內部形成強大的凝聚力和向心力,使員工產生一種自我約束和自我激勵。
同時,優秀的企業文化還可以起到吸引和留住企業的關鍵人才,優化企業的內外部形象和提高參與市場競爭的能力。
在知識經濟的時代,企業要充分發揮員工的積極性和各方面的潛能,激勵和留住核心員工,就必須構建以人為本的組織文化。以人為本的組織文化對整個企業管理具有導向作用,對企業的競爭力也會產生重大的影響。在一定程度上,通過平等對待員工、尊重員工,可以提高員工忠誠度。
在企業內部營造「以人為本」的環境,有利於激勵員工的情感,使員工對企業產生高度的認同感和歸屬感。建立以人為本的企業文化,還可以把組織成員的行為動機引導到組織目標上來,使員工產生強烈的集體意識,進而凝聚成巨大的內部向心力,使核心員工忠於企業,盡自己最大力量為企業做貢獻。因此,企業應當樹立以人為本的價值觀,構建以人為本的組織文化,把員工尤其是核心員工看成是企業的重要資產,尊重其個性和才能的發揮,鼓勵他們參與企業決策活動,使其在心理上對企業產生歸屬感。
四、如何留住行政部人員激勵企業發展的方向
（一）合理的培訓與開發計畫與明確的職業生涯規劃
與一般員工相比,核心員工更注重追求自身價值的體現,因此他們非常注重自身職業生涯的發展以及企業對自身的培養。對企業而言,培訓核心員工不僅可以提公升核心員工的知識和技能,滿足核心員工自身的需要,同時還可以增強企業的核心競爭力,促進企業戰略目標的達成。
另外在培訓過程中,不斷加強對核心員工職業生涯規劃的培訓,幫助核心員工制定自身的職業生涯規劃,讓他們明確各自未來幾年職業生涯發展指明目標和方向,激勵他們不斷向目標努力奮鬥,這樣不僅可以提高他們工作的積極性,也有利於將他們的個體目標與企業戰略目標進行整合和統一,提高員工的組織歸屬感,增強企業凝聚力和向心力,使核心員工能長久的留在企業中,為企業的發展做貢獻。
（二）與核心員工形成心理契約
心理契約是20世紀60年代由argyis提出、levinson加以界定的乙個概念,最早用來描述員工和企業雙方不成文的、內隱的契約或相互期望,具體體現為雙方對相互責任義務的主觀約定[7]。可以說它是存在與員工與企業之間的隱性契約,當組織目標效果與個體目標效果不能協調,特別是個體目標效果低於其所期望值,即員工的滿意度較低時,而組織又不能及時對此做出相應條件的改變,即心理契約被打破而又沒有進行維護,這必將造成員工的流失也就是人才的流失,即心理契約的破裂造成了人才流失。心理契約的違背對個人和組織都會產生相當大的影響,會影響到員工工作的績效、工作的滿意度、對組織情感的投入以及員工的流動率,在有些情況下員工甚至會產生憤怒的情緒,並重新評價自身與組織的關係。
因此,企業要向留住核心員工就必須與他們建立起穩定的心理契約,明確他們的期望,不斷與他們進行溝通,了解他們的具體需求,認真完成企業對員工的允諾,及時發現企業存在的問題並對其進行補救。
（三）關鍵員工的約束機制
企業在人力資源激勵方面採取措施來最大限度的發揮核心員工的積極作用的同時還應當建立有效的人才約束機制,不但要把優秀的員工招進企業中,採用各種方法激勵他們,同時,企業還必須建立起有效的人才約束機制,比如說:在招聘員工時做好入口把關,通過科學的人事測評,選拔忠誠度高的員工;通過與員工簽訂用工合同,加大員工違約賠償的力度,進而規範和約束員工行為;在企業章程中對企業的各種利益主體進行界定,任何個人都要按照章程辦事,通過企業章程來處理企業與人力資本之間的關係等方法來約束員工,留住員工。這樣的約束機制對於有效的留住核心員工有很大的作用。
五、結束語
在市場競爭越來越激烈的今天,無論是什麼型別的企業都必須重視對核心員工的管理,不僅要把核心員工招進來委以重任,同時企業還應當不斷激勵核心員工,提高他們對企業的歸屬感與忠誠度,把他們留住。核心員工對企業的忠誠度還與管理者心胸是否開闊,眼光是否長遠有關係,如何激勵和留住核心員工對於企業的管理者來說是一項十分重要的工作。因此,管理者應該在運用好各種激勵政策的同時也要加強自身的修養,提高個人的領導魅力,使核心員工忠於企業。
如何做好行政部經理
行政部經理還要有以下幾個方面的意識 1 服務意識 服務是行政職能部門的基本職責。為公司領導服務，為各部門服務，為下級和各基層服務，當好 服務員 2 全域性意識 站在全域性高度去考慮 研究 處理問題。有領導的眼光。一要吃透上情，掌握下情 二要愛學習，勤思考，有真知灼見 三要熟知特定環境 人物 事件的構...
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