乙個企業要想使用一套財務軟體，應該事先做些基礎準備工作——配備硬體，軟體和操作人員。
1.配有專用的或主要用於會計核算工作的軟體系統
必要的硬體設施是實現會計電算化的物質基礎。要想安裝財務軟體，首先要做的事情是至少準備一台專用的或主要用於會計核算的電腦，電腦上至少需要安裝作業系統，一般情何況下都用微軟的windows系統。軟硬體系統的配置需要按照打算購買的財務軟體的型別和版本進行匹配，通常財務軟體的版本越高，其對軟硬體環境的要求也會提高。
2.配有與會計電算化工作需要相應的專業人員
（1）電腦維修人員：首先需要乙個電腦軟體的管理人員，專職或兼職負責管理電腦及財務軟體系統的執行工作，以保證軟體的正常執行，維護電腦生成財務資料的安全。這個人員一般沒有必要但對設定，由公司的網路管理人員或計算機管理人員兼任就可以了。
（2）憑證填製人員：也稱為制單人，主要負責整理原始憑證，通過財務軟體錄入，列印記賬憑證。在中小型公司，這個人員一般可由出納擔任。
（3）記賬人員：主要負責生成，列印會計賬簿，帳務報表，進行部分帳務資料處理工作。在中小企業，這個人員一般可由會計擔任。
（4）審核人員：負責對錄入電腦的記賬憑證，生成的賬簿及報表進行審核。在小型公司，這個人員一般由會計或會計主管兼任。通常情況下，製單和審核不能是乙個人。
（5）會計檔案保管員：負責儲存電腦帳的電子備份，答應及輸出的紙質帳表，各類憑證等會計檔案，保證這些資料及資料的安全。在小型公司，這個人員一般也是有會計或出納兼任，儘管這不大符合相關會計制度的規定。
（6）其他必要人員：可以根據公司實際情況自行設定。
總之，基本會計崗位和計算化會計崗位可在保證財務資料安全的前提下兼任，並且應該保持相對穩定。中小型公司和使用下規模會計電算化系統的公司，可以根據公司規模的不同，這裡一些必要的電算化崗位，許多崗位可以有一人擔任。
3.建立健全相對的內部管理制度
內部管理制度包括會計崗位分工制度，電腦操作管理制度，機房管理制度，會計檔案管理制度，財務資料及軟體管理制度等等。會計電算化中的人員分工管理是十分重要的，每乙個人對財務軟體的操作限權都要求嚴格規定，以免財務資料被篡改，盜取或丟失。
當然，對於乙個人員的有限的小公司來說，嚴格的分工管理顯得不太實際，但會計人員的自律就變得十分重要了。
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