二、工作說明書編寫要求
1、清晰明白
在編寫工作說明書時，對於工作的描述必須清晰透徹，讓任職人員讀過以後，可以準確地明白其工作內容、工作程式與工作要求等，無需再詢問他人或檢視其他說明材料。應避免使用原則性的評價，同時對較專業且難懂的詞彙必須解釋清楚，以免在理解上產生誤差。這樣做的目的是為了使用工作說明書的人能夠清楚地理解這些職責。
2、具體細緻
在說明工作的種類、複雜程度、任職者須具備的技能、任職者對工作各方面應負責任的程度這些問題時，用詞上應盡量選用一些具體的動詞，盡量使用能夠準確地表達你的意思的語言。
比如運用「安裝」「加工」「設計」等詞彙，避免使用籠統含糊的語言，如在乙個崗位的職責描述上，使用了「處理檔案」這樣的文句，顯然有含混不清的成份，「處理」是什麼意思呢？因此，在具體的編寫時，需要仔細區分到底是對檔案進行分類，還是進行分發。通過使用具體的詞彙，指出工作的種類、複雜程度，需任職者具備的具體技能和技巧，以及應承擔的具體責任範圍等。
3、簡短扼要
整個工作說明書必須簡短扼要，以免由於過於複雜、龐大，不便於記憶。在描述乙個崗位的職責時，應該選取主要的職責進行描述，一般不超過十項為適，對於兼顧職責的可作出必要的補充或說明。
三、編寫時應注意的事項
1、以符合邏輯的順序來編寫
—般說來，乙個崗位通常有多項工作職責，在工作說明書中羅列這些工作職責並非是雜亂無章的、隨機的，而是要按照—定的邏輯順序來編排，這樣才有助於理解和使用工作說明書。
2、盡量使用通俗易懂的語言
應盡量避免過於強調技術性的文字或概括，所描述工作說明書不僅要讓上級能夠理解，更重要的是上崗人員能實實在在地領會，因此，當遇到技術性的問題時，應盡量轉化成較為通俗的解析。
3、應該表明各項職責重次性
許多具體的工作，所出現的頻率、各項職責所佔的時間比重都有所不同，因此，可考慮按重次程度自上而下排列；或者結合各項職責出現的頻率高低，在對應的備註欄上說明職責在總的職責中佔的比例。
〖本文提示〗
要較好的編寫工作說明書，不僅要清楚其崗位工作的主要內容，而且對其職責大小與次序的劃分也是要明確的。在實際編寫方面上，可按照各項職責的重要程度、難易程度和所任職者花費的時間等進行具體分析，關鍵是客觀如實和達至可操作性（即做什麼、如何做、做得好）。
—般來說，由於基層或生產線員工的工作更為具體，其工作說明書中的描述也應更為詳細。實際上，許多企業是使用「作業指導書」和「崗位操作規程」來替代的。
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