崗位說明書的編寫與應用

★課程提綱

第一講崗位設定

1．崗位的分類與設定的基本原則

2．企業的定員定編

3．如何編制企業的崗位設定表

第二講工作分析與崗位研究

1．工作分析與崗位研究的概念

2．工作分析與崗位研究的作用

3. 工作分析與崗位研究的方法

第三講工作崗位調查

1．工作崗位調查概述

2．工作崗位調查表的設計與填寫

3．工作崗位調查的方法

第四講企業崗位分析

1．崗位分析的內容與程式

2．崗位內涵分析

3．員工素質要求分析

第五講崗位說明書的編制

1．崗位說明書的定義與要求

2．崗位任職條件與溝通關係的確定

3．崗位職責的確定

第六講崗位說明書的應用

1．崗位說明書的作用

2．崗位說明書的應用（案例）

第七講崗位評估概述

1．崗位評估的概念

2．崗位評估的特點

3．崗位評估的功能和作用

4．崗位評估的程式

5．崗位評估的要求

第八講崗位評估的指標和標準

1．引言

2．崗位評估的指標

3. 因素點值權數的設計

第九講崗位評估的操作方法

1. 崗位評估的應用示例

2．崗位評估工作心得體會

3．崗位評估和薪酬體系設計之間的關係

第1講崗位設定

【本講重點】

崗位的分類

崗位的設定原則

企業的定員定編

崗位設定表的編制

管理執行外在的形式必須跟企業家內在的心靈相一致。企業家有三種境界：第一是親力親為；第二是有所為有所不為；第三是無為而治。

——郭鹹鋼

崗位的分類

在提到崗位的具體設定前，需要先簡單介紹一下崗位的分類。企業裡有很多崗位，這些崗位按照其性質的不同可以分成若干個型別：生產崗位、執行崗位、專業崗位、監督崗位、管理崗位以及決策崗位等。

◎生產崗位：主要是指直接從事製造、安裝、維護及為製造做輔助工作的崗位。生產崗位的員工主要從事企業基本的生產業務。

◎執行崗位：主要是指從事行政或者服務性工作崗位。執行崗位的員工根據領導的安排執行自己的任務。

◎專業崗位：主要是指從事各類專業技術工作的崗位。例如工程師、經濟師、會計或者軟體設計師等等。

◎監督崗位：指部門科室、隊部、辦事處等崗位，執行監督工作。例如審計部門、監察部門，或者其他受董事會或股東會委託，監督企業各項工作的人員。

◎管理崗位：主要是指一些部門、科室的主管或者經理，或者是一家單位的負責人。他們的職責是管理一家小的單位。

◎決策崗位：主要是指公司的高階管理層。例如企業的總裁、總經理、副總經理或分管各個業務的總監等。

【自檢】

你所在的公司具體有哪些工作崗位？你處於何種工作崗位？試分析你的工作崗位的特點。

崗位的設定原則

1．崗位設定的數目應符合最低數量原則

◎崗位不要設定很多，數量要盡可能少

對崗位的設定不要設定很多，崗位數量要盡可能的少，這樣做的目的是使所有的工作盡可能的集中，不要特別分散。從經濟角度來說，不必花很多人工費。每乙個人、每乙個崗位的工作人員都應該承擔很多責任。

◎如何才能符合最低數量原則

在設定部門的職責以後，部門人員肯定要來分擔整個部門的所有責任。那麼，如何劃分、確定職責，才符合最低數量原則呢？這裡介紹一種崗位責任分工的確定方法。其過程如圖1－1。

圖1－1 崗位責任分工的確認過程

【事例】

例如人力資源部大概有這樣4項工作：

◎一是負責企業員工管理，如人員招聘、錄用、調轉、解聘等。

◎二是薪酬福利，如制定薪酬政策、做工資表、發放工資等。

◎三是培訓。

◎四是考核。

4項工作就設定4個崗位。設計的時候，每一位基層工作人員所負的主要責任一般是2項到5項。因為是基層工作人員，所以只承擔一部分責任。

如果是中層工作人員，如部門經理、辦公室主任、下屬單位負責人等，這些人的工作職責一般是5至10項。高層管理人員，例如企業總經理、副總經理、總監等，可能負的主要責任是8項到12項。

這是乙個大致數目，僅供參考。如果基層工作人員分工的時候，已經承擔了8項或者10項了，可能承擔起來有困難，這時可能就要劃為兩個崗位。中級人員，如果負責的工作超過了15項，負擔可能很重，需要加設一名副經理。

高階人員也是這樣。按照這個原則劃分，符合最低數量，使每乙個崗位、每乙個人承擔的職責最合適，而且企業所付出的代價最低。

2．所有崗位要求實現最有效的配合

崗位設定的時候，對承擔的責任進行劃分。一般區分為主責、部分和支援三類，這樣來確定配合關係。主責是指某乙個人所負的主要責任；部分指只負一部分責任；支援是指責任很輕，只協助他人。

每個人的主責、部分和支援一定要划清楚。

3．每個崗位能否在企業組織中發揮最積極的作用

崗位設定的第三個原則是每個崗位是不是在整個企業組織中能夠發揮最積極的作用。崗位在組織設定裡面，應該使它發揮最大作用。每乙個崗位都要有相應的主責，然後有部分或者支援性工作。

例如基層工作人員要有兩項到五項的主責，如果工作分工裡沒有主責，都是部分或支援，那麼這個同志的積極性會受影響。一項主要責任都沒有，會認為自己是跑龍套的，只給別人搖旗吶喊。

4．每個崗位與其他崗位的關係是否協調

「是否協調」是指崗位之間的責任不交叉、沒有空白。避免某乙個責任張同志是主責，李同志也是主責，兩個人分不清到底誰是主責，出了事誰負主要責任，在工作中誰主動。一項職能沒有人負主責，就是崗位職責出現了空白。

如果某一項工作，既有負主責的同志，又有配合的同志，還有做支援性工作的同志，就表示崗位之間配合得很好。

5．崗位設定是否符合經濟、科學和系統化的原則

崗位設定如果體現了經濟、科學、合理和系統化的原則，那麼崗位設定對企業的經濟效益應該是積極的。企業都在追求自己的經濟效益，對於人工成本的控制也是企業控制成本的重要組成部分。如果崗位設定得特別多，參與這項工作的人就多，企業支付的費用就多，這不符合經濟化原則。

如果崗位設定過少，可能某乙個事情沒有人管，或者某乙個崗位的員工負擔特別重而產生怨氣，這項工作就做不好。所以要體現經濟化原則，要符合科學原理。企業規範化管理體系是乙個大的完整的系統，崗位設定要和組織結構設計、職能分解吻合，要符合系統化原則。

同時，崗位設定也為崗位描述、崗位評價、薪酬福利體系設計提供支援，是一體的。

【自檢】

在確定企業的定員定編時，應該遵循哪幾項基本原則？你是否遇到過職責不明而造成糾紛的情況？結合你自身的體會，談談你是如何處理的。

企業的定員定編

1．什麼是企業的定員定編

對於每一家企業來說，按照規範化的要求，根據企業的發展需要，制定企業的發展戰略。在企業既定發展戰略的指導下，進行企業的組織結構的設計以及職能的分解，根據需要設定崗位，確定企業的編制，然後再確定執行崗位工作的具體工作人員，這一過程就叫做企業的定員定編。

在完成企業的定員定編後，要求能夠使各個部門事事有人做、人人有事做、崗位不重複、工作無遺漏，達到規範化、合理化和科學化。

圖1－2 企業定員定編的一般過程

2．崗位與人員的關係及區別

崗位和人員是兩個不同的概念。乙個崗位不一定是乙個人，可能是幾個人。例如財務部會計師的崗位，可能是兩個人，也可能是三個人。

較小的公司財務工作業務量不大，財務部可能只有一名經理，下設一名會計師、一名出納，這時會計師崗位就是乙個人；如果企業財務工作量很大，會計師崗位可能是兩個人或者三個人，分為成本會計、總賬會計等等。只要崗位是相同的，從事該崗位工作的人員的職責應該是相同的。

另外，也有可能是乙個人同時負責好幾個崗位。例如一家公司的人力資源部就有好幾項工作，但是如果公司剛剛成立，規模不大，就沒有必要設乙個經理、四個員工。完全可以只使用三個員工：

一名經理下設兩個員工，乙個負責員工管理和兼管培訓部門，另乙個負責薪酬和考核管理。將來企業發展了，業務量大了，人員少了工作忙不過來，這時候就需要再新增兩個人員。

崗位設定表的編制

崗位設定表是崗位設定工作的最後成果，是企業規範化管理的乙個正式的、重要的檔案。崗位設定表通常有部門職位設定表和公司崗位設定總表兩種形式。

1．部門職位設定表

按照各個部門、各個單位的職位分別做的表稱為部門職位設定表。這種表主要是介紹部門內有幾個崗位、工作職責等，每個部門一張表。例如公司一共有11個部門，那麼就要有12張表。

其中公司高層，例如公司總經理、各個副總或者總監之間的分工也要有一張崗位設定表。

企業下屬單位，例如中心或者實驗室也要單獨一張表。如果是地區公司或者分公司，可能跟總公司一樣要有兩個層次：乙個層次就是分公司的領導要有一張表；另外分公司各個部門要有一張表。

崗位設定表跟崗位說明書不一樣。崗位說明書是把崗位的主要職責、部分責任、支援責任全部寫清楚，崗位設定表只寫主要職責。

【案例】

某公司企業管理部崗位設定表。

表1—1 管理部崗位設定表

2．公司崗位設定總表

公司崗位設定總表即把全公司的崗位統一排成一張大表，上面只寫明崗位編號、崗位部門、崗位名稱而不寫崗位職責。

總表包括三個欄目：

◎崗位編號

規範化管理中，檔案前面都有乙個英文本母。例如崗位設定用ｇ，ｇ後面的數字表示乙個部門，假如公司有11個部門，分別用ｇ—1、ｇ—2等表示，分別表示企管部、生產部等。如果是第乙個部門的第乙個崗位就叫1001，第二個是1002等。

這樣編的好處是：實現計算機化、資訊化管理的時候比較方便。

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