一、應用文的主題
1. 主題的含義
主題，是指作者通過文章的全部內容所表現出來的核心思想和主要意圖。應用文的主題，是事物的客觀意義和作者對事物的主觀評價在文章中的高度統一。
作用表現在：首先，主題決定著材料的取捨和使用；其次，主題統領文章的結構；最後，主題制約著語言的運用。詞語的選擇、句式的運用、表達方式的運用都受到主題的制約。
2. 主題的要求
①正確。是指主題能反映事物的本質，符合客觀事物發展的規律，具有科學性，還要有益於時，有補於世。
②鮮明。是指作者的基本態度、文章的基本思想十分明確，毫不含糊。對問題的認識，對事物的評價，主張什麼，反對什麼；應該怎樣做，不應該怎樣做；解決什麼問題，達到什麼目的，都要旗幟鮮明地表達出來，不能含糊其辭，模稜兩可，要用「直筆」。
③深刻。是在主題正確的基礎上，要有思想深度，要反映和提示客觀事物的深層本質，闡明事物之間的必然聯絡，具有深刻的思想意義和豐富的內涵。
④集中。是指一篇文章只能有乙個主題，材料的使用，謀篇布局，遣詞造句，都要為突出這個主題服務。
⑤新穎。即主題要有新意，所反映的作者的觀點、感受、主張、意見，不落俗套，不拾人牙慧，有自己的獨特性，給人以新鮮醒目之感，使人耳目一新。
3. 確立主題的原則
①工作需要和寫作目的。動筆之前，首先要考慮作文的具體目的是什麼，主題必須符合行文目的，作者在確立主題時要正確理解和深刻領會辦公意圖。
②符合實際，切實可行。確立主題要立足實際，要從個人、本地區、本部門的實際情況出發，只有這樣，所作的指示，所提出的意見和辦法，所總結的經驗，才能有的放矢，切實可行。
③以豐富、真實的材料為基礎。必須深入生活，掌握豐富真實的材料，了解全面、真實的情況，才能提煉出正確、深刻的主題。
4. 表現主題的方法
①顯現法。又叫直接法，它是在文章的某一部位，用明確而簡練的語言，直截了當地把主題表述出來。應用文大都採用這種方法。常見的有以下幾種方式：
（1）題中見意，就是在標題中直接點明主題。
（2）開宗明意，就是開門見山，在開頭部分亮出觀點、點明主題，給人以鮮明的印象，然後再逐步展開闡述。
（3）文中點意，就是在行文中，當敘述或議論到一定程度的時候，在主體部分自然引出主要論點或中心思想。
（4）篇末結意，就是在文章結尾處，用簡明扼要的文字歸納出主題，加深讀者的印象。
表明主題有時需要幾種方法綜合運用。大多數的應用文中，常常是開頭點題，結尾重複強調，做到上下呼應，首尾圓合。
②對比法。又叫比較法，是通過文章不同側面或不同性質內容的對比來揭示主題。
（1）抑揚法，指對於要表現的人、事、物採用有揚有抑的方法，形成鮮明的對比，以突出主題。
（2）疏密法。疏，指疏筆，即略寫；密，指密筆，即詳寫。通過略寫和詳寫的鮮明對比，使文章主次分明，中心突出。凡與主題關係密切，就詳寫；與主題關係不大，就略寫。
二、應用文的材料
1. 材料的含義
材料，是指作者為完成文章的寫作，體現自己的寫作意圖和目的，從實際工作、學習、生活中蒐集到的或寫入文章中的一系列事實根據和理論根據，如人物、事件、資料、例證、原因、道理等。它包括經過作者選擇提煉後寫進具體文章中的材料，以及作者在寫作之前蒐集積累的原始材料。
材料是寫作活動的基礎，是構成文章的乙個基本要素，應用寫作的過程，就是作者將各式各樣的原始材料進行分析、提煉、綜合加工的過程。有了切實、充分、具體的材料，構思才有依託，剪裁加工才有物件，寫作活動才得以進行。
2. 材料的採集
① 要求。首先是全面，著眼於乙個「博」字。其次是深入，著眼於乙個「透」字。第三是細緻，著眼於乙個「細」字。
② 方法。
a.觀察，是作者憑藉自己的感覺對物件進行有目的、有計畫、比較持久的感知，記錄所得的材料。這是取得第一手材料的主要途徑。
b.體驗，即置身於物件所處的環境之中，用整個身心去感受。其價值在於它的「親歷性」。通過體驗，獲得切身感受，以積累素材。
c.調查訪問，即通過向知情人、有經驗的人詢問以了解真實情況，獲得材料。通過綜合運用觀察、體驗、查詢、閱讀等手段，採用開座談會、個別訪問、現場了解、蹲點調查、問卷調查等方法有目的、有計畫地採集第一手和第二手的材料。
d.閱讀觀聽，就是從各種文獻、音像資料中獲取材料。通過廣泛的閱讀，可以掌握大量的知識與資訊，從而進行比較、分析、歸納，提煉出正確的決策或論題。
可以通過報刊剪貼、影印、錄音、錄影等手段來獲取資料。
e.計算機檢索。它是當今最便利、最普遍的蒐集材料的方法。通過計算機網路，可以在很短時間內比較容易地呼叫所需材料，而且收集儲存也極為方便。
3. 材料的選擇
掌握以下原則：
①符合文章主旨。凡是與主題有關，並能很好表現主題的材料，就選用；凡是與主題無關或似是而非的材料，就捨棄。對已經選定的材料，根據主題需要決定詳略。
②真實。要確有其人，確有其事，符合實際情況，不能杜撰，也不能誇大或縮小，引文也必須認真核對，絕不能出錯。
③典型。指材料所具有的代表性和普遍意義，能起到以少勝多，以一當十的作用。選材貴在精，精就精在「典型」上。
④新穎。一是新近發生的別人未曾使用過的、鮮為人知的材料，如新人、新事，新方針、政策，新的統計數字，新成果，新發生的問題等；二是雖為人知卻因被變換角度而具有新意的材料。
4. 材料的使用
選好材料之後，要正確使用，應注意：
①量體裁衣，決定取捨。所謂取捨，針對的是一些法規性、指令性文書，多數材料只是作為寫作的依據，不進入正文，雖然通過了挑選，但實際寫作過程中還是要捨的。「量體裁衣」，是根據文章體裁不同，對選定的材料進行不同的剪裁加工。
②主次分明，詳略得當。使用材料時，能直接說明和表現主題的，應置於主要核心地位；配合或間接說明、表現主題的，應置於次要地位。兩者是「紅花」與「綠葉」的關係。
骨幹核心材料，要注意詳盡；過渡材料、交待性材料，要相應從略；讀者感到生疏或難以把握的材料應詳，讀者所了解或容易接受的材料可從略。
③條理清晰，排好順序。對已選定的材料，應根據事物發展的過程、人們的認識規律或材料之間的邏輯關係排好順序，將各種不同型別的材料合理搭配，有條不紊地寫出來。
大多數應用文，是選擇若干材料，從不同角度、不同層次，闡明主題。寫作過程中，將同型別的材料結合使用，可以優勢互補，提高整體表達效果。常用的結合方式有：
理論材料與事實材料結合；具體材料與概括材料結合；文字材料與數字材料結合。
三、應用文的結構
1. 結構的含義
結構是指文章內部的組織和構造，是作者按照主題的需要，對材料所進行的有機組合和編排，又稱謀篇布局。文章的結構具有兩重含義：一是巨集觀結構，即文章的總體構思、大體框架；二是微觀結構，即對文章的層次、段落、開頭、結尾、過渡、照應和主次的具體設計。
作用：①使文章言之有體。「體」指體裁。應用文在長期的寫作實踐過程中，大都形成了比較固定的結構形態，也叫程式。
②使文章言之有序。合理安排結構，就是根據一定的思路，將零散的材料組織起來，使之條理清楚，成為乙個有機的整體。
③使文章言之成文。通過精心安排結構，可以增加文章的文采，從而增強其可讀性。
2. 安排結構的原則
①要服從表現主題的需要。主題是作者的寫作目的、意圖的體現，結構必須服從主題的需要，為表現主題、突出主題服務。例如怎樣安排開頭與結尾、怎樣劃分層次與段落、怎樣設定過渡與照應、怎樣確定主次與詳略等等，都要圍繞主題進行。
這樣，才能使文章組成乙個嚴謹周密、內容形式統一的有機整體。
②要正確反映客觀事物的發展規律和內在聯絡。應用文是對現實生活、客觀事物的反映，客觀事物總有乙個發生、發展、結局的過程，作者對它的認識也遵循一定的規律。這種規律性，也就表現為文章結構的基本形式。
③要適應不同文體的要求。文體不同，結構的樣式和要求也會不同。應用文不同於文學作品，不同型別的應用文體結構方式也存在著區別。
3. 結構的要求
①嚴謹自然。指文章結構精當嚴密，順理成章。要求作者思路清晰，思維嚴密，以主旨貫穿全文始終，不枝不蔓。
層次段落的劃分要恰當，組織嚴密，聯絡緊湊，脈絡暢通，行止自如。過渡和照應要自然，不能刻意的雕鑿，更不能牽強拼湊。
②完整勻稱。指文章各部分要配置齊全，比例協調，詳略得當，完整合理，重點突出，符合格式要求。如文章一般都有開頭、主體和結尾三部分，三部分比例要協調，主體要內容充實，不能虎頭蛇尾或尾大不掉；對並列內容的處理，要注意處理好詳寫和略寫的關係，以保證結構的完整和勻稱，使之渾然一體。
③清晰醒目。大多數應用文不要求行文曲折波瀾，而要求綱舉目張、清晰醒目，以便讀者把握要領或貫徹執行，所以常採用加小標題、寫段首撮要、條目式等形式。這在一些法規性文體中最為明顯。
4. 結構的內容
①層次與段落。層次是文章中作者表達主題的階段和次序，是文章內容展開的次序。層次體現了事物發展的階段，是問題的各個側面和作者思維的過程，又稱為「意義段」、「邏輯段」、「章」、「節」等。
段落，又稱「自然段」，是組成文章、表達思想最基本、相對獨立的最小單位。段落的形式是層次的再分割，是文章意思的間歇或轉換，以換行為為標誌。兩者有明顯的區別，層次側重於內容的劃分，段落側重於文字形式的表現。
有時乙個段落恰好是乙個層次，有時幾個段落表現乙個層次或乙個段落內有幾個層次。安排層次有兩種模式：
（1）縱式，即思路縱向展開的結構方式。具體有兩種型別：時間順序式和邏輯順序式。
前者是按照事物的生產流程、事情或事件的發展過程或時間的先後順序安排層次。需要注意的是，採用這種結構方式，不能事無鉅細地記流水賬，要抓住事物發展的關鍵環節。邏輯順序關係是按照事理內在的邏輯順序安排層次。
這種邏輯關係表現為：現象——本質，原因——結果，巨集觀——微觀，個別—一般等。按照這樣的關係先後為序、環環相扣、層層遞進地安排結構，就是邏輯順序。
（2）橫式，即思維橫向發展的結構方式。表現在形式上，它是把整體劃分為若干相對的層次，各層次之間互不交織、平等並列，從不同方面和角度共同揭示了事物的整體面貌和主旨，或按照空間方位的變換，或按照材料的不同性質和型別，或按照問題的不同側面等。這種結構形式，在應用寫作中運用很廣泛，述職報告、調查報告、總結等均可採用。
②過渡與照應。過渡是指層次與段落之間的銜接與轉換，在文章中起著承上啟下、穿針引線的作用。照應是指文章內容的前後呼應和關照，可以使文章結構周密嚴謹，渾然一體，還能使某些關鍵內容得到強調，突出主題。
一般情況下，當內容由總到分或由分到總時、意思轉換時以及表達方式變化時，需要安排過渡。過渡的形式有段落、句子或詞語。如上下文空隙大，轉折也很大，常用過渡段鏈結。
上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有「特此如下通告」、「現將有關事項告知如下」、「為此，特制定本條例」等作過渡。在意思轉折不大的情況下，多用關聯詞，如「因為」、「所以」、「但是」等作為過渡詞。
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