公司會議管理規定
一、 目的
為規範公司各種正式組織活動員工的行為，加強組織的紀律性，提高公司各種組織活動的效率，特制定本制度。
二、 適用範圍
本制度裡的會議包括公司各種會議、培訓、考試以及各種論壇性活動。
三、會議組織
1、會議安排的原則
1.1為避免各種會議的召開在時間、地點、與會人員上的衝突，會議的安排應服從小會服從大會，部門內部會議服從公司性會議，臨時會議服從例會的原則。因處置突發事件而召開的緊急會議不受此限。
1.2會議組織者負責會議的通知、組織、紀律監督等各項工作。對於集團要求參加的會議一般由人力資源部負責組織。
2、會議通知
2.1會議通知一般有口頭通知、郵件通知、**通知和宣傳欄告知等形式，會議組織者應根據需要選擇其中一種或幾種，至少提前一天通知，以便與會者和會務人員獲得資訊並做好準備。固定時間與地點召開的例會無需另行通知。
2.2 會議通知內容需要對會議議題、需準備的會議資料、會議時間、地點，以及會務安排作詳細說明。
3、會議控制
3.1會議組織者應至少提前15分鐘到達會場，進行場地的布置、人員出勤的監督、會議資料的準備及其它各種會務和流程的安排。
3.2 組織者一般應於會議開始後，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。
3.3會議進行中，組織者應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，並有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。
3.4屬討論、決策性議題的會議，組織者應引導會議做出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和複述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納並引導會議就其後續安排統一意見。
3.5會議組織者應將會議決議事項付諸實施的程式、實施人（部門）、達成標準和時間等會後跟進安排向與會人明確。
4、 會議記錄
4.1會議記錄遵照「誰組織，誰記錄」的原則。組織者可根據本原則和考慮會議議題所涉及業務的需要臨時指定會議記錄員。
4.2會議記錄員應遵守以下規定：
4.2.1以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要。
4.2.2會議記錄應盡量採用實錄風格，確保記錄的原始性。
4.2.3對會議已議決事項，應在原始記錄中括號註明「議決」字樣。
4.2.4及時將會議記錄報會議組織者審核以便做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。
4.3 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外洩。其調閱應嚴格按公司文件管理制度和保密制度的有關規定執行。
5、會議跟進
5.1 會議決議、決策事項須會後跟進落實的，遵照「誰組織，誰跟進」的原則；會議組織者另有指定的由被指定人員負責。
5.2 集團主持的會議的會後跟進工作原則上由總經辦負責落實。集團有指定的除外。
5.3 會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。
四、紀律
（1）公司要求參加的各種活動都是針對一定範圍的員工，對於公司要求到場參加活動的員工，員工無特殊情況，必須參加。確因其他重要事務並可以作為充分理由缺席的，須事先向活動組織負責部門或負責人提交請假申請（主管以下員工須附主管簽字）。
（2）員工應提前5分鐘到達活動場所，不得遲到和早退。缺席活動15分鐘的按缺勤處理。到達活動場所時員工應按規定簽到，不得代替他人簽到。
遲到、早退、代簽行為每次罰款50元。不事先請假無故缺勤者每次罰款100元。
（3）在進入活動場所和離開時，員工都要保持良好的秩序，不准任意搶占座位和用力擠壓、挪動桌椅使之發出激烈聲音。
（4）員工在活動場所必須將個人的通訊工具關閉或調至無聲狀態。不准隨意喧嘩吵鬧、交頭接耳、隨意走動。
（5）不准在活動場所打瞌睡，不准攜帶與活動內容無關的資料進入課堂閱讀，更不准攜帶遊戲、娛樂裝置及其他無關東西進入課堂私下擺弄。
（6） 老師講課或他人發言時，不得隨便打斷他人及做出干擾的動作或聲音。
（7）員工從進入活動場所至活動結束整個過程應隨時保持環境清潔，不准隨意丟棄紙屑、雜物。
（8）對於以上（3）至（7）條的行為及其他擾亂活動秩序的行為將根據情節輕重每次對其罰款50——300元。
五、附則
本制度未盡事宜按其他相關管理制度執行。本制度由總經理批准後生效。
功能口語 正式場合感謝
出迎 恐 入 蒙您特意迎接真過意不去。忙 出席 感謝 堪 百忙之中，承蒙出席，不勝感激。好意 心 厚 禮申 上 衷心感謝您們的盛情厚意。多忙中 出迎恐縮 承蒙你在百忙中特意來接我們，實在不敢當。今日 招 多謝您今天的盛情款待。忙 見送 恐 入 承蒙你在百忙中特意來送我們，實在不敢當。目誠 恐 入 見...
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