組織會議需要注意的十點

2022-07-13 05:12:04 字數 644 閱讀 7514

當今的企業有會議成癮的趨勢,公司很多員工的主要時間是在會談。為了提高效率,讓物有所值,就需要每次會議前做好充分準備,避免低效率的會議。

下面十點應該注意:

1. 目的。每次會議要有明確的,可以準確界定的期待目標。要清楚,會議是為了資訊交流,解決問題,還是做出決定。

2. 組織準備。通過checklist和時間表確保會議的組織工作,如技術問題,會議室,輔助工具,能萬無一失。

3. 內容的準備。日程和大致的時間分配,所有相關資訊和檔案,並通告所有相關人員。

4. 時間。會議最長不宜超過90分鐘,最好只有60分鐘。如果議事內容太多,要安排休息。

5. 準時。要準時開始。等了一次,就總是要等。檢查一下是否所有中斷會議和影響會議的因素都排除掉了?

6. 紀律。與會者的自律和時間紀律。是否確定了掌握時間的人,以及最好的時段安排,並確定了結束會議的時間?

7. 視覺工具。視覺輔助工具的使用,如白板,投影儀,記錄紙,圖紙板等。討論的內容應該讓所有人都能看得到。

8. 會議管理。有權威的會議管理人。限制離題的討論,檢查事先通過的會議目的是否達到了。

9. 會後行動。與會者達成一致,並決定以什麼樣的後續行動保證會議結果的推行:誰在何時完成什麼?

10. 紀要。手寫的行動計畫和會議紀要可以馬上照下來或影印,讓所有與會者拿到。

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