在格式狀態下可設計報表的格式，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風格、組合單元、關鍵字等。報表的公式也在格式狀態下定義。
在資料狀態下管理報表的資料，如輸入資料、增加或刪除表頁、審核、做圖形、彙總、合併等。在資料狀態下不能修改報表的格式，你所看到的是報表的全部內容，包括格式和資料。
7、單元格型別
數值單元：字元單元：錶樣單元：。一旦單元被定義為表樣，那麼在其中輸入的內容對所有表頁都有效。
【注意】 字元單元和數值單元輸入後只對本表頁有效，錶樣單元輸入後對所有表頁有效。
錶樣在格式狀態下輸入和修改，在資料狀態下不允許修改。
二、報**式設定
1、設定報表尺寸：是指設定報表的行數和列數。
報表專案指報表文字內容，主要包括表頭內容、表體專案、表尾專案等。不包括關鍵字。
編制單位、日期一般不作為文字內容輸入，而是需要設定為關鍵字。
行高、列寬的單位為公釐。
格式狀態下輸入內容的單元均預設為表樣單元，未輸入資料的單元均預設為數值單元，在資料狀態下，負數值表示向左移， 關鍵字偏移量單位為象素。
單元公式中涉及到的符號均為英文半形字元。
「.rep」為用友報表檔案專用副檔名。
報表資料處理必須在「資料」狀態下進行。
一張報表最多只能管理99999張表頁，演示版最多為4頁。
追加行或列須在格式狀態下進行。
三、報表公式定義
計算公式：定義了報表專案之間的運算關係，利用它可以實現從報表本身或其他模組取數。
審核公式：利用報表專案之間的資料勾稽關係，檢驗報表編制的結果是否正確。
除了上述兩種公式外，還存在舍位平衡公式，用於報表資料的位數轉換。
【注意】審核公式中除了使用運算公式中規定的各種算術運算子之外，還可以使用「大於》」、「小於<」、「不等於<>」，等各種邏輯運算子。
確定計算公式時，可以考慮以下幾個資料途徑：
1、源於總賬系統2、源於其他子系統3、源於報表系統4、源於其他途徑5、直接輸入公式6、利用函式嚮導輸入公式
報表資料處理一般是針對某一特定表頁進行的，因此，在資料處理時還涉及到表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。
報表單元資料報括：數值、字元和關鍵字。報表資料處理工作必須在資料狀態下進行。
三、報表輸出報表系統的輸出形式有：列印輸出和螢幕顯示輸出。輸出的方式靈活多樣，即可以輸出報表結構，也可經輸出報表內容。
一、圖形分析
圖形分析通常提供直方圖、餅圖、折線圖、面積圖等四種型別十幾種形式的圖形。
二、檔案管理功能
報表系統提供了各類檔案管理功能，除能完成一般的檔案管理外，報表系統生成的資料檔案還能轉換為不同的檔案格式：如文字檔案、*.mdb檔案、*.
dbf檔案、excel檔案、lotusi1-2-3檔案。
三、報表維護
報表維護是報表系統的一項基本功能，報表維護的基本功能有：報表的備份、報表恢復、報表刪除、結構複製等。
一、工資系統功能結構
工資系統功能模組主要包括：初始設定、日常操作、期末處理。
1、初始設定，包括：工資專案設定、部門檔案、員工個人基本資料，以及核算涉及的其他基本引數。
工資單檔案中包含了工資專案的所有明細資料，是工資核算的依據。
3、月末處理：主要有費用的分配與工資的結算。
它和總賬系統存在資料介面，以實現業務資料的共享。
第二節初始設定
工資專案定義的內容主要有：工資專案名稱、資料型別和資料寬度、小數字等。工資的內容包括許多的專案，有些是必須專案，如應發合計、扣款合計、實發合計等；
三、工資核算公式
是指工資專案之間存在的計算等式或運算關係。
4、人員檔案：用於登記工資發放人員的姓名、職工編號、所在部門、人員類別等資訊，員工的增減變動也必須在此處理。
6、扣零方式：扣零是將本月工資中的尾數留待下月合併處理，採用現金發放工資形式的單位，為了簡化發放過程傾向於使用扣零處理。扣零方式是由使用者進行的工資扣零單位設定。
日常管理功能主要有工資資料處理、工資報表管理，個人所得稅的管理等。
一、工資資料處理
工資資料的編輯和調整作為工資系統的主要工作。工資資料按照變動頻率劃分為兩大類：固定專案和變動專案。
1、直接工資費用：是指基本生產車間直接從事產品生產的工人工資及提取的職工福利費。
自動轉賬憑證的編制工作應在當月工資業務處理完畢，並將工資資料進行彙總後才能進行，否則生成自動轉賬憑證的過程將出現錯誤。工資系統的自動轉賬工作應在總賬系統結賬前加以執行。
在每月工資處理時，均需將其資料清為0，而後輸入當月的資料，此類專案也稱為清零專案。
月末結轉功能一般應由主管人員才能進行，故結轉前應更換操作員。
年末結轉是將工資資料經過處理後結轉至下年。年末結轉完成後，將自動建立新年度賬。年末結轉只有在當月工資資料處理完畢後才能進行。
若當月工資資料未彙總，系統將不允許進行年末結轉。進行年未結轉後，本年各月數將不允許變動。若使用者跨月進行年末結轉，系統將不予執行。
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