觀山花園建立東莞市
「城市物業管理優秀住宅小區」實施方案
觀山花園高階住宅小區投入使用超過1年，在開發商、保修單位及廣大業主和公司的共同努力下，觀山花園已完全進入了正常的運作和良好的管理狀態。為了使觀山花園高階住宅小區更加完美，同時為更進上步提高管理水平，規範管理工作，根據國家和省市關於建立 「城市物業管理優秀大廈」的活動，並根據國家標準制定本方案。
一、 準備階段
在2023年2月6日至2023年2月16日的這段時間裡，完成以下工作：
1. 組織機構。
「創優」工作是一項系統性、長期性的工作，良好的組織、計畫和實施是達到「優秀住宅小區」標準的先決條件。為此管理處客服部將建立的全部工作內容「分包」，落實責任到具體人員，在「創優」工作領導小組的統一組織下協調工作。
1) 建立「創優」工作領導小組
「創優」工作領導小組設組長一名、副組長兩名，成員若干名。其中組長由公司總經理擔任，副組長由管理處經理、管理處客服部主任擔任，成員為各班組主管和骨幹組成，顧問公司經理和工程師協助各成員工作。具體名單詳見表1
「創優」工作領導小組辦公室設於管理處辦公室。
2) 「創優」工作領導小組工作制度
「創優」工作領導小組全體成員須以身作則，帶領全體員工首先將建立工作的具體內容落實到實際工作之中；第二充分提高工作效率，並以建立為手段，提高我們的管理水平和服務水準；第三提倡無私奉獻之精神，利用業餘時間去完成8小時內無法完成之全部工作。
3) 「創優」工作領導小組例會制度
「創優」工作領導小組的全體成員，於每週一中午14:00至15:00召開建立工作例行會議，主要內容為：
總結上一時期的建立工作，發現問題、尋求解決方案；安排本期的建立工作；檢查計畫的落實情況。另外，建立領導小組組長可根據實際情況，安排相應的專題會議。
4) 建立工作日誌和會議記錄制度
通過工作日誌和會議記錄制度的實施，促進工作程序掌握工作狀況，使工作順利進展。
5) 「創優」工作領導小組成員職責分工（詳見表2）
6) 「創優」工作領導小組成員的具體工作分工（詳見表2）
2.宣傳動員。
「創優」工作需全體員工積極參與、上下一條心、同心同德、齊心協力、分工而又合作，全身心地投入。為此，管理處客服部定於2023年2月16日下午召開全體員工動員大會，在對2023年工作作出總結的同時，主要將今年建立工作的內容、時間、目的、具體安排等向全體員工充分講解，使其認同這一目標，並使自己的言行溶入這一活動之中。動員會議由「創優」工作領導小組組長主持，並邀請公司領導參加。
會議地點設在管理處辦公室。
管理處各部門將根據本部門的實際情況和總動員的精神組織動員，激發員工的工作激情、主動性和創造性。
2. 測評現狀。
時間安排：2023年2月 9 日至2023年 2月15日
目的：通過自評找差距、查原因、落實責任、限時整改。
內容：城市物業管理優秀住宅小區達標驗收標準，並按達標評分細則嚴格評分。
測評人員：物業管理公司和觀山花園管理處主要領導。
結果：最後形成存在問題的目錄表和整改意見。
二、 「創優」實施階段
時間： 2023年2 月 16 日至 2023年 3 月15日
目的：在此時間段內，根據現狀測評的結果，保持已達標的專案，使之維持在高水準之上，對不合格進行全面整改。
1.「硬體」建設
觀山花園高階住宅小區供配電系統、電梯、防盜報警系統、停車場道閘系統、辦公裝置及其他設施、裝置都比較齊全，且標準較高，總體上來講基本符合城市物業管理優秀住宅小區之要求，但在一些細節上還存在一定距離。這通過現狀測評可以全面暴露出來，由責任人按附圖1所示的程式跟蹤處理，直至徹底解決。
2.「軟體」建設。
觀山花園管理2年來，已健全了絕大部分工作制度，並逐步按iso9000：2000質量標準來實施，從而管理水平和服務水準都能保持在較好的水平。但目前各種規章制度，資料檔案還未達到系統化和規範化之要求。
通過現狀測評反映出來的「軟體」問題，由責任人按照整改處理程式（附圖1）跟蹤處理，直至徹底解決。
三、 迎檢階段
時間： 2023年3月及以後的適當時間
目的：為通過考評驗收，做好最後的準備。
內容：包括自評自驗、申報及迎接考評驗收。
迎檢的總體工作由建立領導小組組長全面負責，具體工作由（名單略）負責。
1. 自評自驗。
自評自驗時間：2023年 3月15日至 2023年 3月31日
內容：根據城市物業管理優秀住宅小區的評分標準和評比專案，由「創優」工作領導小組負責對觀山花園進行評驗。
目的：提供申報材料；並在最後階段對整體工作作出評判，以保證順利通過評審檢查。
參加人員：創優」工作領導小組全部成員
結果：產生城市物業管理優秀住宅小區預評預驗錶，寫出書面總結。最後存在問題進行整改。
2. 申報。
根據評比的程式和要求，由管理處具體負責，按評比時間要求，盡早組織好全套申報材料，並送交相應的部門。
3. 迎檢。
迎檢工作由客服部主任主持，根據評審部門的時間安排，打好「提前量」，將需檢評的資料和其他內容準備充分，以方便評審部門的檢評。
四、 總結階段
時間：各級評審部門考評完畢之後進行小結，通過最後考評後進行總結。
目的：為進一步的工作總結經驗，以利全面提高管理處的管理水平和服務水準。
內容：根據評審的結果，對達到標準的加以長期維持，對未達到標準的加以整改，並對在建立工作中湧現出來的先進人和事加以表彰，對給建立工作造成損害的予以批評和懲罰。
1. 獎勵。
獎勵按精神獎勵和物質獎勵相結合的原則進行。對在建立工作中積極主動，並使所負責的「城市物業管理優秀住宅小區」評比專案全部達標的部門和個人，除按公司相應規定給予正常獎勵外，管理處將提請公司批准對其進行額外的表揚和獎勵。
2. 懲罰。
懲罰的原則是以批評教育為主，物質懲罰為輔。對在建立工作中不負責任、不求進取、人為地使其所負責的「市物業管理優秀住宅小區」評比專案未能獲得滿分的部門和個人，將據公司的有關規定給予批評教育和適當的物質罰處，情節嚴重的將予以解聘。
附表（圖）：《「創優」工作領導小組名單》
創優」工作領導小組成員的主要工作內容》
創優」工作整改處理程式流程圖》
表1：創優」工作領導小組名單
領導小組人員組織架構：
表2：「創優」工作領導小組成員的主要工作內容
「創優」工作整改處理程式流程圖
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