地產發展****
會議管理辦法
1、總則
1.1 制定目的
為了減少不必要的會議，壓縮會議時間，控制會議規模，提高會議質量，特制定本辦法。
1.2 使用範圍
凡本公司會議之管理，均按照本辦法
1.3 權責單位
人力資源行政部負責本辦法的制定、修改、廢止之起草工作。
2、會議分類
2.1 業務會議：
包括技術經濟分析，專案論證、圖紙會審、方案討論、樣稿評審、外來顧問參與討論等。
2.2 行政例會：
主要包括各部門部務會、晨會、月度總結會、公司行政辦公會、專案協調會等。
2.3 管理會：
主要研究公司管理方面的問題。如：公司的組織架構、部門分工、人力資源、工作原則、工作流程、案例分析等。
2.4 公司會議：
包括公司董事會、股東會、半年總結會、年度總結會、年度工作計畫會、全體員工大會等。
2.5 培訓會議
包括員工入職培訓、上崗培訓、員工座談、房地產基礎知識和法律知識培訓、專題業務研修等。
2.6 其他會議：
指涉及多個部門負責人（或相關人員）參加的各種會議和臨時會議。
3、會議管理
3.1 會議通知
會議召集單位應通知：
1）會議需至少提前一天通知參會人員，培訓需提前三個工作日通知相關參訓人員
2）在oa中提起會議通知，提起會議時請在會議安排中查詢參會人員的日程安排，避免重複安排會議
3）會議日期、開會時間、地點及參加人員
4）會議的主題及解決的問題
5）議題的進行順序及時間分配
6）會議記錄人員
7）與會人員應準備資料
8）會議室的布置及應具備的裝置
3.2 與會相關人員的界定
1）與該項會議有切身關係的人員
2）對該項會議確實掌握資料、學術專精並有經驗者。
3）該會議的結論將會對其影響者。
4）執行會議結論之人員。
5）參會人員的時間確定。為避免衝突、提高效率，參會人員在當前會議開始前後45分鐘內不得安排其他會議
3.3 提高會議成效的要領
1）嚴格遵守會議的開會時間。
2）會議開始時主持人（召集部門）就會議議題作簡要說明。
3）發言內容不要偏離會議主題。
4）發言內容要朝結論推進
5）不要隨意延長會議時間
6）會議結束時要有結論
3.4 會議中需注意的事項
1）發言者應控制時間。
2）積極發表自己的見解。
3）不可隨意打斷他人的發言。
4）不可中途離席
5）盡量關閉通訊工具，以免打擾他人。
3.5 會議的組織
3.5.1 業務會議：
由主管部門組織實施，此種會議可根據需要隨時召開。主要解決技術難點方面的問題。
3.5.2 月度總結會：
由部門經理或副經理主持，部門全體人員參加。每月的最後一周召開，主要議題是總結本月工作，溝通協調內部事務，解決存在問題，以及案例分析，並以鼓舞士氣為目的。
3.5.3 公司行政辦公會議：
由總經理主持，各部門副經理以上人員參加，每週一上午11:00召開（特殊情況除外），主要是檢查上週辦公會議決議執**況，協調解決本週有關問題，**和改進管理方法。
3.5.4 專案負責人會：
由總經理主持，各專案負責人參加，每週一上午9:00召開（特殊情況除外），匯報本週內專案進度和相關問題，並協商解決。
3.5.5 董事會、股東會 ：
按公司章程規定，由人力資源行政部、計財部籌備、董事長（或授權人）組織實施。
3.5.6 專案協調會：
由主管部門根據需要確定參會人員組織召開，主要是協調解決專案方面的重點難度問題。
3.5.7 公司半年總結會合年度總結會：
由人力資源行政部組織實施，每年七月和翌年一月召開，公司全體員工參加。主要是總結工作成績、明確戰略目標、鼓舞員工士氣。
3.5.8 年度工作計畫會：
由計財部籌備，總經理組織召開，部門經理（或相關人員）以上人員參加。主要是研究確定本年度公司戰略目標和應對措施。
3.5.9 管理會議：
公司級由總經理（或指定副總經理）組織召開；部門級由經理或副經理組織召開。主要解決管理工作方面的難度問題。
3.5.10 員工培訓會議：
由人力資源組織實施，根據員工隊伍素質確定培訓內容，每季度不少於一次；各部門可根據業務需要自行組織，主要解決員工的素質和能力問題。
3.6 會議控制
3.6.1 會議協調
人力資源行政部負責公司各類會議的協調和網上發布。
3.6.2 會前準備
召開業務會議、組織實施部門至少要有兩個方案供參會者討論。召開其他會議，所有主持人和組織實施部門、與會人員都應分別做好與會會議有關的準備工作。會議室需至少提前一天申請，避免衝突。
3.6.3 突出主題
每次會議主題要鮮明，最多不能超過三個議題，否則，可分次召開。會議過程中主持人要注意引導參會者圍繞主題展開討論，會議結束時要歸納總結，形成結論，防止議而不決。
3.6.4 控制規模
會議組織實施部門要根據會議內容確定參會人員，不能隨意擴大參會範圍，亦小則小。
3.6.5 壓縮時間
會議支援人全程控制會議時間，防止偏離主題的漫無邊際的討論，浪費時間和資源。
4、會議的跟蹤與評審
4.1 會議結束形成紀要，經參會人員確認 （或會議支援人審簽）後，發相關人員。組織實施部門應及時跟蹤會議決議的執**況。
4.2 部門每季度、公司每半年對召開的會議進行一次回顧、評審，重點對會議記錄、效果、參會人員和會議成果進行評審。並書面報告公司。
4.3 人力資源行政部全年分別對各部門召開的會議進行抽查，主要檢查會議時間、參加人員、會議主題、最後決議以及對決議的執**況。
5、附則
5.1 各部門可根據此制度制定本部門的會議管理細則。
5.2 本制度解釋權屬公司人力資源行政部。
5.3 本制度自下發之日起執行。
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