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各類會議實行授權分級安排與管理。分公司的會議和職能團隊涉及跨部門的會議由行政管理中心統一安排管理，區域銷售中心、支公司的會議由其綜合部門安排管理。
一、 分公司會議管理要點一覽表
注：各事業部、各中心統稱職能團隊，區域銷售中心、支公司統稱營銷團隊，團隊負責人指各事業部總經理或負責人、各中心主任或負責人及各個區域銷售中心、支公司的總經理。
二、會議準備
1. 擬定會議內容
1) 決定會議目的；
2) 歸納會議事項與要點；
3) 準備會議重點或特別強調的事項；
4) 重要事項應與上級協商。
2． 決定會議的方式
1) 決定出席人員、會場、時間與期限；
2) 擬定會議的具體運作方法：
a) 討論事項及討論方法；
b) 說明事項及說明方法；
c) 強調事項及強調方法；
d) 決議事項及決議方法；
3. 會議的報批程式
凡涉及跨部門人員參加的會議和產生會議經費的會議,會議擬籌辦者須經相關負責的總經室成員審批同意後方可籌辦。
會議擬籌辦者在會前填寫會議審批表並報給分公司行政管理中心檔案管理員。
行政管理中心檔案管理員將會議審批表（附後）呈交相關負責的總經理室成員審批。產生會議經費的會議由分公司總經理審批。
被否決的會議申請,由行政管理中心檔案管理員將寫明否決理由的審批表反饋會議擬籌辦者。
4. 會議通知
1) 分公司的會議和涉及跨部門的會議由行政管理中心發出會議通知，區域銷售中心、支公司的會議由其綜合部門通知。
2) 會議通知明確以下內容：
a) 開會時間的年、月、日；
b) 開始時間和結束時間；
c) 地點和場所；
d) 主持人、出席人、記錄人（督辦人）；
e) 會議議題和與會者需要準備的事項；包括是否要準備材料，是否有發言順序和發言時間限制。
5. 會議文字材料準備
1)準備分發給出席會議人員的書面資料（如有必要，可事先分發）；
2)會議用的圖表準備；
6. 會場準備
1) 出席會議人數較多時，應準備擴音裝置；
2) 會議用**影象資料應讓每個參會者都看清楚；
3) 會議座次席位排列清楚；
4) 需要時分發資料、紙筆等;
5) 注意照明、溫度、空氣及噪音等問題；
6) 茶水準備。
三、 會議召開
1、 主持人：
a) 提前進入會場，了解與會人員到會的情況，把握開會時間，如有機密事項，告訴會議記錄人機密事項的範圍及處理注意事項；
b) 把握會議主題，積極引導組織發言，議題如果偏離主題，在說明理由後，終止話題；必要時，可採取指名方式組織討論；
c) 對每人的發言，不以個人偏見或感情用事加以褒貶；
d) 對應付諸表決的議案，以表決的方式得出結論；
e) 在會議過程中，隨時整理歸納各種意見；
f) 尋求有價值的結論，對會議結論獲得多數參會者承認，如有必要，宣讀記錄；
g) 在適當的時候請領導講話，並提出督辦要求。
2、參會者:
a) 認真研究會議的目的、宗旨、議題及有關資料，並準備提出意見或詢問事項；
b) 準時出席，如因故不能出席，須事先通知會議主持人；
c) 不隨意中途離開會場，移動**置於振動或關閉狀態；
d) 發言簡要明確，注意發言時間（一般為10-15分鐘）；
e) 避免與會議主題無關的話題；
f) 認真聽取不同的意見，注意提問或反駁他人意見時態度和語氣：
g) 服從會議的最終決定；
h) 認真接受督辦的詢查，自覺向督辦反饋需要貫徹執行的事項的進**況。
3、會議記錄及紀要
1）會議記錄用紙應統一編號或用專用會議記錄簿（也要排序編號）便於儲存查閱；
2）會議記錄內容：會議時間、地點場所、出席人、議事內容和主要意見，會議結論；
3）會議記錄應由專人負責保管；
4）根據會議的要求確定是否要起草會議紀要，會議紀要可做正式檔案，也可做非正式檔案使用；
5）會議結束後，由會議主辦部門按會議要求及時整理會議紀要，報行政管理中心備案。需公布的，由行政管理中心通過oa系統進行公布。
四、會議內容督辦
1． 會議明確需落實事項的主辦、協辦並確定辦理時限。如會議內容有督辦需求，分公司會議的督辦事項由行政管理中心負責，職能團隊涉及跨部門的會議由主辦部門督辦，可請行政管理中心協調有關事宜。
2． 行政管理中心敦促主辦和協辦人員開展專項工作，並在規定時間內向有關分公司經理室成員匯報事項的進展和結果。
3． 督辦事項應有統一的編號和辦理記錄。
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