落實的常用工具和方法

2022-03-24 03:22:07 字數 3331 閱讀 2924

一、看板

「看板」一詞源於現代工業管理的實際生產流程中,就是表示出某工序何時需要何數量的某種物料的卡片,又稱為傳票卡,是傳遞訊號的工具。看板分兩種,即傳送看板和生產看板。而在管理過程中,看板則主要應用於兩個方面,一是落實環節,二是流程管理。

如圖3所示,計落考體系中的落實部分,會首先把制定的各種計畫如目標計畫、策略計畫、行動計畫以看板展示出來,即一一對應於目標看板、策略看板、行動看板;另一方面,為了能夠更好地落實計畫中的各種目標,還要進行迴圈輔導,包括定期輔導、臨時輔導、反覆輔導。

使用看板的原則如下:

·看板必須簡明、準確、清晰;

·目標計畫看板要明確目標實施的時間節點、要達成的結果等關鍵因素;

·策略計畫看板要注重實際行動方法的指導意義,要有對實施過程中可能遇到的問題、可能出現問題的環節等進行預評估;

·行動計畫看板則要更詳細,更具體。

圖3計落考落實過程看板、輔導

二、迴圈輔導

在落實的過程中,輔導是明確目標、明確計畫、上通下達的最主要的手段,以看板形式分別針對目標計畫、策略計畫、行動計畫進行定期輔導、臨時輔導和迴圈輔導,既是一種計畫控制的方法和措施,也是增強上下溝通、達到上下同欲的一種途徑。定期輔導與迴圈輔導強調輔導的頻率,以量化指標來提高落實的質量。

例如在執行某一專案時,領導者可以把本專案的總體目標明確地列示出來,以隨時隨地提醒或暗示員工,給員工指明前進的方向,因為有了明確、可行的工作目標,才能更好地激發出員工工作的積極性和主動性,有利於計畫更好地落地和實施;策略計畫主要針對中層或者部門管理者,反覆強調為達成目標的方法和途徑等。

迴圈輔導的作用

·反覆強調,以明晰企業的總體戰略目標和階段性目標,給員工指明前進的方向;

·溝通作用;

·明確方法計畫,指明作事的方法;

·明確行動計畫,某一階段內要完成的目標和任務,結合1小時計畫,能夠在第1時間內發現問題,解決問題。

三、會議的力量

「今天開會,明天開會,天天開會;你也講話,我也講話,人人講話。」可實際問題卻「無法落實」。可見,會議過多,濫開會議,形成「會海」,不僅不利於管理效率的提高,反而因為各級管理人員忙於「開會」而無暇顧及工作,浪費大量的時間、精力和財富。

對於管理來說,會議是必不可少的重要手段,但管理絕不是開會。在企業管理中,會議的主要作用首先是集思廣益,豐富領導經驗,提高領導水平,其次是加強溝通,增強員工的主人翁意識和責任感,使得上下同欲,溝通協調。在落實階段,會議還能夠隨時檢查專案狀況和工作程序,企業目標計畫、策略計畫、行動計畫等需要依靠經營性會議來落實。

經營性會議包括運營回顧會、戰略回顧會、戰略檢驗與調整會。通過三類會議的反覆召開,對戰略計畫進行總結、檢驗、糾偏。同時,利用週會、月季例會、晨晚會、專案討論會、階段匯報會議等對計畫實施進行嚴格的控制,如圖4所示。

圖5-4計落考落實過程會議

會議的作用:

·統一思想,統一認識;

·解決共性問題;

·突發事件的解決。

會議的型別:

·回顧與總結:包括運營回顧會、戰略回顧會和戰略檢驗與調整會等,重點在於階段性總結和回顧,既要總結成功的經驗,也不能忽略失敗教訓。

·周、月、季例會:部門經理,對上、對下,依據目標計畫和行動計畫,找出工作程序與原計畫的偏差,

·晨晚會:員工,對當天工作的計畫,安排;和工作的結果回顧,找出問題和不足,及時糾正;

·專案討論會:具體專案的會議,相對獨立的專案從立項、決策、計畫制定到執行、監控以及最終的考核和激勵,是乙個相對完整的過程,一般侷限於企業內部根據專案需要組織起來的臨時性組織。

·階段匯報:述職報告,找出與既定崗位職責的完成情況,是否相符等。

·運營回顧會議:運營管理是對運營過程的計畫、組織、實施和控制,是與產品生產和服務創造密切相關的各項管理工作的總稱。階段性地組織對企業或專案運營的總結與回顧,能夠對生產和提供公司主要的產品和服務的系統進行設計、執行、評價和改進。

·戰略回顧會議:戰略管理是指對乙個企業或組織在一定時期的全域性的、長遠的發展方向、目標、任務和政策,以及資源調配做出的決策和管理。在企業的戰略調整階段,對前一階段的總體目標、戰略執行、戰略績效等進行總結與回顧,能夠及時發現決策與市場問題,經過標準化、體系化後,能夠進一步形成管理者獨有的決策管理思想。

·戰略檢驗與調整會議:管理的過程也可以說是不斷發現問題、解決問題的過程,就像火箭公升空的過程一樣,地面總指揮需要不斷地計算出火箭與既定軌道的偏差,並及時調整推力大小、方向、角度等。為了達成企業的整體戰略目標,管理者同樣需要通過戰略檢驗來發現階段性實施過程、結果與原定戰略目標的偏差,並通過會議等形式隨時進行調整。

四、計畫和總結看板

從實施的順序上來說,計畫是方向,是目標,是根據決策做出的對未來事件發展的一種規劃和預期,位於執行之前;而總結則代表著結果,位於執行之後。

如圖5所示,落實地圖中的計畫強調按照時間週期來劃分,從年計畫、季計畫、月計畫、周計畫、日計畫、1小時計畫層層分解,將目標計畫細解到行動計畫,實現戰略的科學落地。針對每乙個計畫環節,落實地圖強調總結。1小時計畫總結、日計畫總結、周計畫總結、月計畫總結、季計畫總結、年計畫總結,在總結中及時發現問題,解決問題。

在實際運用過程中,不同型別的計畫和總結適用於企業中不同崗位的人群。例如,在乙個軟體公司中,1小時計畫/總結適用於開發人員,1天計畫和總結適用於組長和成員,經理每天即時總結,以防行為偏差;1周計畫,即專案計畫是由專案經理來計畫和總結;1月計畫,專案總監來計畫和總結,保障計畫的方向性和階段性成果。

圖5落考落實過程計畫、總結

五、發現問題、解決問題看板

對於存在問題,落實模型強調對問題的剖析,全面、科學地挖掘各層面的原因。問題的存在往往是複雜因素的集合,落實模型將存在問題進行分解,從技術、策略、目標、流程、人事、財務維度剖析問題的原因,最終將各維度問題進行彙總,如圖6所示。

與存在問題相對應,落實地圖強調對各維度問題的解決措施。技術問題提出技術解決辦法,策略問題與目標問題強調靠調查來進一步剖析問題的根本,流程問題通過流程再造來實現資源的合理化配置,人事問題通過調整人員結構實現人力資本的最大化整合,財務問題通過調整控制方法來實現利潤最大化。

圖6計落考落實過程存在問題、解決措施

六、督察督辦看板

目標的落實,最終歸結到落實主體「人」的監控上,靠管理者的督察督辦來實現。督察督辦強調管理者對員工許可權的控制、目標進度的控制、過程中的巡視記錄、抽查記錄、表揚與批評看板的使用、結合管理者的述職報告,對目標計畫的落實人員進行科學管理,從而保證目標的最終落地,如圖7所示。

圖7計落考落實過程督察督辦

七、成功經驗和失敗經驗看板

落實地圖還強調對目標結果的總結。對於成功的經驗,強調成功看板、成功流程、敬業經驗、求是經驗、規範經驗、創新經驗的總結。將成功的檢驗轉化為標準流程,實現成功的複製。

對於失敗的教訓,強調失敗看板、過失流程的回顧、人過、事過、策略過失、創新過失的分析,對失敗教訓進行總結,形成案例,最終轉化為一種經驗教訓的積累,防微杜漸,如圖8所示。

圖8計落考落實過程成功經驗、失敗教訓

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