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摘要：為避免投機違法分子利用企業管理上的漏洞，以簽訂合同為幌子進行欺詐，增強企業抗風險能力，避免不必要的經濟損失。荊門分公司提出並實施充分利用資訊資源規範合同管理。
實施後，分公司簽訂的合同中未引發一起糾紛，避免了分公司經濟效益的流失，促進了分公司對外經濟交往的健康發展。
關健詞：利用資訊資源規範合同管理
前言荊門分公司是中國石化股份****下屬的分公司，位於湖北省中部的荊門市，屬國有特大型企業，同時也是湖北省最大的石油化工企業和中南地區最大的潤滑油、石蠟生產基地，年**加工能力500萬噸，占地面積14平方公里。公司擁有煉油化工生產裝置38套，是全國石油煉製加工手段最齊全的企業之一，能生產燃料油、潤滑油、溶劑油、化工原料、石蠟、瀝青、聚丙烯、石油焦、液化氣等九大類100多個牌號的石油產品，其中有19種產品榮獲省部優質產品獎，4種產品榮獲國家金、銀質獎。石蠟系列產品被評為湖北省名牌產品，遠銷美歐、日本和東南亞等國家和地區。
在市場經濟條件下，企業的絕大多數經營活動是通過簽訂合同來實現的，合同能否得到切實的履行，不僅關係到市場經濟秩序，而且直接影響到企業的經營管理秩序和經濟效益。信守合同，講求信用，是企業完善經營管理的重要環節，也是企業在市場競爭中樹立良好形象的重要舉措。同時，合同內容所蘊含的大量資訊也是企業的寶貴財富。
通過對各類合同的統計、分析，企業可以清楚地了解市場需求和供給的變動狀況，有利於企業對產品生產和銷售、物質採購做出正確的安排，有利於企業充分利用**槓桿，合理地配置資源獲取最大的經濟效益。
由於我國目前市場經濟的法制環境還不夠完善，一些投機違法分子乘改革之機，鑽法律的空子，利用企業管理上的漏洞，以簽訂合同為幌子進行欺詐、違法經營的現象時有發生，而且這種違法活動具有隱蔽性、預謀性、智慧型性和欺騙性，對企業的正常經營提出了嚴峻的挑戰。因此，如何加強企業合同管理，使企業在激烈的市場競爭中增強抗風險能力，避免不必要的經濟損失就顯得尤為迫切。
鑑於此，荊門分公司提出並實施了充分利用資訊資源規範合同管理,
充分利用資訊資源規範合同管理的主要做法
合同資訊資源包括兩個方面：一是簽約方的資訊資源；二是合同內容中的市場資訊、**資訊等資源。通過對簽約方的資訊資源進行分析，能夠判斷簽約方的主體資格、承受風險能力等，避免合同欺詐；通過合同內容中的市場資訊、**資訊進行統計分析，能夠判斷市場供需變化，從而作出正確的決策。
為了充分利用合同資訊資源，企業必須實行規範化、制度化管理，避免和杜絕短期行為。
一、建立合同管理網路，充分發揮企業合同管理部門和業務單位合同管理員的作用
分公司成立合同管理領導小組，並將公司合同管理歸口專業部門管理，在此基礎上，有對外業務權力的所有二級單位均設立專職合同管理員，形成健全的合同資訊資源傳遞和管理體系。根據公司專業管理和技術經濟覆蓋面寬，涉及的經濟合同種類繁多的特點，公司合同管理領導小組、合同管理歸口專業部門、各直屬單位按照合同標的及合同的重要性對合同實行分級管理。一般合同授權各單位負責管理，合同管理歸口專業部門從業務上給予指導；較為重要的合同由合同管理歸口專業部門直接管理，合同管理領導小組把關審查。
二、 充分利用合同資訊資源規範合同日常管理
在加強合同日常管理的基礎上，我們充分利用合同資訊資源，建立了一套完善的合同管理體制，使合同管理實現了規範化和制度化。
(一)、規範合同起草。要求業務單位嚴格按照《合同法》的有關規定條款執行，主要包括：當事人的名稱或者姓名和住所、標的的種類、數量、履行的期限、地點和方式、違約責任解決爭議的方法。
簽訂合同的日期、地點及其他內容。
(二)、嚴格合同審查。主要看合同是否符合國家法律政策的規定，合同條款是否完備、嚴謹，實行「六個審查」：一是審查簽約雙方的主體資格和履約能力；二是審查合同專案的真實性；三是審查合同條款是否完備；四是審查合同標的數量、**、質量、結算方式、違約責任等條款是否違反國家有關法律規定；五是審查合同的文字是否準確；六是審查合同簽訂的手續是否完備。
(三)、建立委託授權書管理制度。授權委託書由法律事務處辦理。授權委託書寫明了**人的姓名、單位、職位、**許可權和有效期限，由分公司負責人簽名授權。
在日常管理中，我們嚴格執行委託授權制度，有效地防止了無權**或越權**簽訂合同的現象。
(四)、建立合同專用章的管理制度。建立合同專用章管理制度，對合同專用章的使用進行登記管理；建立相應的合同管理台賬及統計報表。首先，規定合同專用章的刻製、管理、啟用、報廢及銷毀等程式，嚴格按照《荊門分公司合同管理規定》的要求執行。
其次，對各業務單位領用的合同專用章，在管理中要求專人負責，在使用時要求專章專用，使用前必須先確認合同主體資格合格，內容條款齊全合法，符合分公司合同簽訂的要求。再次，督促各業務單位建立合同專用章使用登記台賬，按要求填寫合同專用章使用情況登記表，杜絕加蓋合同章不規範，簽訂合同隨意性較大等情況發生。
(五)、實行重大合同會簽制度。我們根據《荊門分公司合同管理規定》的要求，堅持重大合同會簽制，加強監督，保證這項制度落到實處。在監督過程中，抓住4個重點，做到「四看」：
一看專業技術性較強的合同是否由相關人員參與談判；二看重大合同會簽時是否有經辦單位領導簽字；三看合同是否有會簽單位的簽字；四看會簽單位的意見是否統一。
三、充分利用合同資訊資源，加強合同履行監管，規避企業經營風險。
在以往的合同管理中，我們只重視合同訂立審查管理，而疏於對履約的監督管理，不僅存在嚴重的合同糾紛隱患，而且合法的合同權益得不到保護，致使合同糾紛訴訟頻發，甚至造成效益流失。通過加強對合同管理薄弱環節的控制，不斷強化以「四做四看」為內容的合同履行監督管理，重點解決了合同管理中存在的「重訂立輕履行、重業務輕法律、重效率輕風險」等弊端，有效地保證了合同履行質量，規避了企業經營風險。
1、做形式審查，看結算業務合同，核對該筆結算業務有無合同依據
合同的簽訂是履行的前提,合同最根本的作用就是變「不確定」為「確定」，明確雙方的權利與義務。在當前的企業經營管理過程中存在著合同意識不強，重業務輕合同的現象。因不簽訂合同給企業造成經濟損失的示例屢見不鮮。
實行《合同履行與結算申請表》審查審批制度後，合同承辦部門借助合同管理資訊系統中填報《合同履行與結算申請表》時，系統自動提取相應合同作為申請表相關文件一併上傳合同管理部門，若無合同依據，則駁回申請。通過做形式審查，增強了相關業務人員簽約意識，合同簽約率大大提高，自實行該項制度以來我公司合同簽約率均保持在98%以上。有力地維護了公司合同權益，避免了因糾紛而發生經濟損失。
2、做實質審查，看結算內容與合同主要條款約定的符合性，核對與合同是否一致
合同依法生效後，為了確保合同的履行，我們充分合同資訊資源，通過《合同履行與結算申請表》制度做實質審查，看結算內容與合同主要條款約定的符合性，核對與合同是否一致。即「二做二看」。審閱《合同履行與結算申請表》及驗收報告中所述價款、數量、質量、期限履**況是否符合合同約定，分析差異原因，簽署處理意見。
如對物資採購合同，審閱入庫驗收單所列數量、金額等，核對與合同是否一致；審查標的物驗收或使用情況，核對是否與合同約定的質量標準相符合；審閱實際交貨時間，核對是否與合同約定的交貨期相符合。促使合同雙方按約定履行，避免不應有的糾紛和損失發生。
3、做內部程式審查，看驗收及複核程式的完備性，核對是否與相關規定相符合
合同履行程式的管理是確保全面履行合同的關鍵。日常實踐中通過「三做三看」即做內部程式審查，看驗收及複核程式的完備性，核對是否與相關規定相符合。審查《合同履行與結算申請表》中是否有承辦人、部門（單位）負責人對合同履行與擬結算的申請和複核意見，審查驗收報告中是否有驗收人、驗收部門（單位）負責人的驗收與複核意見，意見簽署人是否缺失，簽署意見先後次序是否顛倒，判斷其真實性，若發現違規則退回補正。
由於合同管理部門從流程環節完備方面，嚴把合同履行與結算審查關，發現並制止了一起嚴重違規操作行為的發生。通過做內部程式審查，確保了合同履行程式的合規性和完備性，有效地保證了公司合同專案的落實。
4、做外部實體審查，看對方當事人履行合同的全面適當性，核對是否與法律原則相一致
全面適當地履行合同是我們合同管理追求的最終目標。由於合同簽約種類、合同內容千差萬別，履行合同時的情況也千差萬別，因此合同的全面適當履行一直是合同管理的難點，也是關鍵點。為了促使雙方當事人全面履行合同，我們採取了以「做外部實體審查，對應合同義務，看對方當事人履行合同的全面適當性，核對是否與法律原則相一致」為主要內容的履行監督辦法，有效地促進了對方全面適當履行合同。
合同管理部門發現對方當事人履行合同有瑕疵，或認為必要時，可責成合同承辦部門調取合同履行相關材料審閱，並向履約責任人或對方當事人調查找問相關情況，分析對方當事人履行合同是否全面適當，是否正確履行了通知、協助、保密、減損等合同附隨義務，並進行外部的法律糾紛隱患等風險判斷，確定應採取的補救措施，對方當事人是否應承擔違約責任，提出結算意見或建議。實踐證明，通過做外部實體審查，有力地促使了全面適當地履行合同。
四、合同資訊資源統計、分析實行規範化管理
為進一步規範合同資訊資源的管理，公司制訂了《分公司合同資料管理規定》，對合同資料實行分類管理，為分公司所屬各業務單位確定了單位**並將合同資料分為26類，為各類合同資料確定了類別號。對合同資料要求專人管理、分類管理、歸檔及時，齊全準確。
充分利用資訊資源規範合同管理的實施效果
通過實施充分利用資訊資源規範合同管理，加強合同履行審查、監督和檢查，嚴把計畫預算、安全條款、違約責任、法律政策「四關」以來，分公司及各業務單位簽訂的合同中未引發一起糾紛，避免了分公司經濟效益的流失，促進了分公司對外經濟交往的健康發展。
充分利用會議資源
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充分利用文字資源指導學生寫作
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