Access應用例項圖書借閱管理系統

access資料庫應用例項——圖書借閱管理系統

本「圖書借閱管理系統」是以實現圖書館借閱工作系統化為目的和背景而設計開發的乙個簡單系統。

圖書借閱管理系統主要實現對圖書館工作的資訊化管理。本系統實現了對圖書的基本資訊和會員（圖書借閱者）的基本資訊的登記、儲存、統計和查詢等功能，另外還對會員的借閱資訊進行了登記、儲存、統計並能查詢，同時實現了對圖書的資料化管理。很大程度上實現了圖書館圖書借閱工作的資訊化管理。

一、系統總體分析與設計

根據圖書館借閱場景中為方便圖書管理人員工作的需求，「圖書借閱管理系統」可以分為對圖書的管理、對會員的管理、對借閱過程的管理和對系統的維護等幾方面。

（1）圖書管理：主要包括對圖書基本資訊、圖書存放位置、圖書進出庫情況等資料的記錄、統計和查詢，以方便圖書管理人員的工作。

（2）會員管理：主要包括新增會員、會員資料查詢和會員的借書、續借、還書和超期情況的查詢等。

（3）借閱過程管理：主要包括對圖書每日借閱情況的記錄、統計和查詢，根據不同等級會員借書冊數的限制和不同圖書限借天數的限制等對圖書借閱進行管理。

（4）系統維護：主要包括系統資料維護（如：會員資訊資料和圖書資訊資料）和系統資料備份及還原。

以實現上述需求為目標，經過全面分析，我們可以初步將整個系統劃分為「資料管理」、「借閱管理」、「資料查詢」、「每日統計」和「系統維護」五個子模組，通過分別實現各個子模組的功能來實現整個系統的整體功能。

各模組功能如下：

（1）資料管理：包括對圖書和會員基本資訊資料的管理，這兩塊又可細分基本資訊管理和等級限制設定。本模組主要實現記錄瀏覽、記錄增加、記錄修改、記錄刪除和記錄列印等功能。

（2）借閱管理：本模組是整個系統的最核心部分，圖書借閱管理系統的核心功能基本全部在該模組體現——「借書」、「續借」、「還書」、「罰款繳納」。該模組對會員借閱圖書的全過程進行管理。

（3）資料查詢：包括圖書查詢、會員查詢、借閱超期查詢、借閱記錄查詢。通過該模組能夠實現對圖書資訊、會員資訊、超過借閱期限而未歸還的圖書、每本圖書及每個讀者的歷史借閱情況等的查詢。

（4）每日統計：包括統計當天借出的圖書、續借的圖書、歸還的圖書、到期該歸還的圖書和新入庫的圖書等。

（5）系統維護：包括對系統資料庫中全部資料資訊的維護和系統資料的備份及還原。

將上述模組設計圖示化後我們便可以得到如圖1所示的系統功能模組圖：

圖1 系統功能模組圖

二、資料庫分析與設計

1．資料庫資料結構分析

通過對圖書借閱管理的內容和資料分析，建立該管理系統資料庫，名為「圖書借閱管理系統．mdb」，主要包含的資料表有「會員表」、「會員級別表」、「圖書表」、「圖書類別表」、「圖書借閱表」共五個表。這五個表之間存在著一定的關聯關係，各表間的關係如圖2所示：

圖2 系統中各表間關係圖

2．資料庫邏輯結構設計

「圖書借閱管理系統」的各個資料庫表結構設計如表1~表5所示：

表1 「會員表」表結構

表2 「會員級別表」表結構

表3 「圖書表」表結構

表4 「圖書類別表」表結構

表5 「圖書借閱表」表結構

3．建立資料庫和表

在資料庫資料結構分析和資料庫邏輯結構設計完成之後，接下來便可以用access來建立資料庫。一般步驟是首先建立資料庫，再建立資料表，最後建立表間關係。

（1）建立資料庫的操作步驟：首先啟動microsoft access 2003，通過「檔案」選單中的「新建」命令，建立乙個名為「圖書借閱管理系統．mdb」的資料庫，如圖3所示：

圖3 「新建資料庫」檔案對話方塊

（2）建立表：在資料庫「圖書借閱管理系統．mdb」中通過「使用設計器建立表」如圖4所示，分別建立「會員表」、「會員級別表」、「圖書表」、「圖書類別表」和「圖書借閱表」，各表結構如表1~表5所示。其中「圖書表」表的設計檢視如圖5所示：

圖4 新建「表」物件

用同樣的方法在表設計檢視中可以分別建立「會員表」、「會員級別表」、「圖書類別表」和「圖書借閱表」。

（3）建立表間關係：單擊「工具」選單的「關係」按鈕，從開啟的關係視窗中建立表間的關係，得到如圖2所示的關係圖。

至此，已完成了資料庫結構的分析設計和表結構的建立。在各個表中輸入相關記錄，如圖6~圖10所示：

圖5 「圖書表」結構

圖6 會員表資訊

圖7 會員級別表資訊圖8 圖書類別表資訊

圖9 圖書表資訊

圖10 圖書借閱表資訊

三、查詢的設計與實現

在本圖書借閱管理系統中，要用到大量的查詢功能。access 2003提供了5種查詢：選擇查詢、引數查詢、交叉表查詢、操作查詢和sol查詢。

其中操作查詢又包括生成表查詢、更新查詢、追加查詢和刪除查詢4種查詢。

（1）生成表查詢：這種查詢可以根據乙個或多個表中的全部或部分資料新建表。生成表查詢有助於建立表以匯出到其他microsoft access資料庫或包含所有舊記錄的歷史表。

（2）更新查詢：這種查詢可以對乙個或多個表中的乙個或一組記錄作全域性更改。使用更新查詢可以更改已有表中的資料。

（3）追加查詢：追加查詢將乙個或多個表中的一組記錄新增到乙個或多個表的末尾。

（4）刪除查詢：這種查詢可以從乙個或多個表中刪除一組記錄。（使用刪除查詢，通常會刪除整個記錄，而不只是記錄中的部分字段。）

該圖書借閱管理系統中主要用到了選擇查詢、操作查詢的更新查詢和追加查詢，下邊我們以例項主要說明一下這幾種查詢在本系統中的實現方法與過程。

1．選擇查詢的設計與實現

分析：在實際圖書館圖書借閱過程中，會員（借閱者）或者圖書館管理員經常需要對圖書借閱情況進行查詢，比如檢視某本書是否已歸還、某人是否未按期歸還圖書、某本書是否已到歸還期或是某本書是否忘記歸還了等等。為了解決上述這些問題，我們就需要設定一些相應的查詢（一般都是以「選擇查詢」為居多）。

這些查詢能有效地幫我們解決這些問題。

步驟：（以「圖書借閱超期查詢」為例）

第一步：選擇「在設計檢視中建立查詢」。（見圖11）

圖11第二步：分別新增「會員表」、「圖書表」、「圖書借閱表」和「圖書類別表」。（見圖12）

見圖12

第三步：選擇「圖書表」中的「圖書編號」、「書名」、「作者」、「圖書類別」；「會員表」中的「會員證編號」、「會員姓名」、「會員級別」；「圖書借閱表」中的「借閱日期」、「還書日期」字段，然後再設立2個新字段——「超期天數」和「應還日期」。這兩個新字段是原表中沒有的，它們是以原表的部分欄位為資料基礎，通過數學表示式計算得出的新資料所組成的。

（表示式的寫入可以通過單擊工具欄上的「生成器」按鈕，開啟「表示式生成器」對話方塊來完成——如圖13）最後在「還書日期」欄位的「條件」約束欄中寫入約束條件「is null」並在「超期天數」欄位的「條件」約束欄中寫入約束條件「>0」（此處正值為有效值，負值是無效值，因為負值說明還未超期，在該查詢中無實用意義，故捨去）。（見圖14）

下邊給出這兩個新字段的數學表示式：（1）超期天數: date ()-[借閱日期]-[限借天數]；（2）應還日期: [借閱日期]+[限借天數]。

圖13圖14

第四步：儲存查詢。（見圖15）

圖15第五步：執行該查詢。（見圖16）

圖16其他選擇查詢的設計可參照「圖書借閱超期查詢」的設計來進行，如「借閱歷史記錄查詢」、「今日借出查詢」、「今日到期查詢」、「今日還書查詢」、「今日入庫查詢」、「借書查詢」、「還書查詢」、「續借查詢」、「罰款查詢」等。下邊給出上述這幾個選擇查詢的主要設計檢視供大家參考：

⑴．「借閱歷史記錄查詢」主設計檢視：（見圖17）

圖17⑵．「今日借出查詢」主設計檢視：字段「借閱日期」須以「date（）」(當前日期)作為約束條件。（見圖18）

圖18⑶．「今日到期查詢」主設計檢視：須通過「表示式生成器」建立新字段「應還日期」且以「date（）」為約束條件，表示式為：應還日期: [借閱日期]+[限借天數]。（見圖19）

圖19⑷．「今日還書查詢」主設計檢視：字段「還書日期」須以「date（）」作為約束條件。（見圖20）

圖20⑸．「今日入庫查詢」主設計檢視：字段「入庫時間」須以「date（）」作為約束條件。（見圖21）

圖21⑹．「借書查詢」主設計檢視：由於「借書查詢」、「還書查詢」、「續借查詢」、「罰款查詢」這4個選擇查詢是專門為「借書窗體」、「還書窗體」、「續借窗體」、「罰款窗體」的功能實現而量身打造的專用查詢，故其設計上有別與上述幾個一般選擇查詢。區別主要體現在在這些查詢中要設計與相應窗體中控制項的功能鏈結，如大家現在在圖22——「借書查詢1」和圖23——「借書查詢2」（此處將借書查詢分為1和2兩部分也是應借書窗體的功能要求而針對設計的）中看到的「圖書編號」欄位和「會員證編號」欄位中的條件約束即為功能鏈結的一部分。

例如「借書查詢1」中的「圖書編號」欄位的條件「[forms]![借書窗體]![text13]」意為與「借書窗體」中的文字框「text13」相鏈結，該條件其實起到了乙個「指標」的作用（後邊幾個查詢中的相似條件約束的功能與此相同，不再多作解釋）。

「借書查詢1」中的字段「在庫數量」的約束條件為「>0」，表示某本書只有在有庫存的情況下才允許借出。（見圖22~圖23）

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