為保證公司各類安全台賬記錄，收集及時、傳遞有序、標識清晰、保管齊全完整、歸檔及時、銷毀受控等，根據本公司實際，特制定本制度。
本制度適用於本公司記錄（包括檔案）的管理。
《道路旅客運輸企業安全生產達標考評指標》
《企業安全生產標準化基本規範》（aq/t 9006-2010）
4.1 記錄
闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的檔案。
注1：記錄可用於為可追溯性提供檔案，並提供驗證、預防措施和糾正措施的證據。
注2：通常記錄不需要控制版本。
5.1 辦公室
a) 確定記錄的管理要求。
b) 負責公司檔案管理。
5.2 各單位
a) 編制、填寫、收集、整理、保管、歸檔、移交、處理本單位的記錄。
6.1 確定記錄樣式、形式
6.1.1 各部門根據工作需要，可使用如下記錄形式：
a） 紙質形式，如：**、電報、傳真、**等；
b） 電子**形式，如：磁帶、錄音、錄影、光碟、數碼**、資訊系統上的電子記錄等；
c） 實物形式，如：獎牌、獎狀、獎盃、證書等。
6.1.2 各部門在確定需使用的記錄樣式時，應盡可能使用現有資訊系統上固化的記錄樣式，並及時提出電子記錄樣式的改進需求。
如必須使用紙質記錄，各單位按照《檔案管理制度》規定的格式框架要求，及實際使用需要自行設計及更改紙質記錄樣式。
6.1.3 **機構對相關記錄的樣式有統一規定的，按其統一規定執行。
6.2 記錄種類
a） 考核、獎懲記錄；
b） 會議記錄；
c） 法律法規管理記錄；
d） 檔案管理記錄；
e） 培訓記錄；
f） 安全投入使用及管理記錄；
g） 車輛管理記錄；
h） 其他設施裝置管理記錄；
i） 衛星定位系統管理記錄；
j） 安全值班記錄；
k） 駕駛員管理記錄；
l） 危險源辨識記錄；
m） 檢查及整改、隱患治理記錄；
n） 職業健康管理和勞動保護記錄；
o） 安全文化建設記錄；
p） 應急管理記錄；
q） 事故管理記錄；
r） 自評及改進記錄等。
6.3 填寫記錄
6.3.1 各種記錄應按內容分類，由專人負責填寫。記錄填寫要準確、及時、標識正確、內容具體、字跡清晰、逐欄填寫，若有空項應用「--」劃去（備註除外）。
6.3.2 記錄不得隨意塗改，確需更改時，應採用劃改的方式，劃改處應簽上更改人的姓名及更改日期。
6.3.3 填寫人對記錄的資料、文字負責，在記錄上應簽署姓名、註明日期。
6.4 收集、整理、移交記錄
6.4.1 各部門收集本部門產生的記錄，並按名稱、產生時間等進行分類標識整理。
6.4.2 部門之間根據需要移交記錄，對重要記錄的移交應填寫「記錄交接清單」。
6.4.3 需歸檔保留的記錄應移交檔案室存檔。
6.4.4 **機構對相關記錄的收集、整理、移交有統一規定的，按其統一規定執行。
6.5 儲存記錄
6.5.1 各部門對需儲存的記錄應放於安全、適宜的地方，做到防潮、防火、防蛀、防丟失。
6.5.2 各部門根據工作需要，確定本部門記錄的保管期限。並在「記錄清單」中明確。但最低保管期限不應低於1年。
6.6 查閱記錄
6.6.1 公司內部人員因工作需要，經有關部門負責人同意，可以查閱該部門的記錄。
6.6.2 合同有規定時，顧客或其代表可以在在商定期內查閱與合同有關的記錄。
6.6.3 外部檢查單位實施檢查、考評時，相關部門應在相關範圍內，向檢查人員提供需查閱的記錄。
6.7 銷毀記錄
6.7.1 各部門儲存的紙質記錄及電子**記錄中的磁帶、錄音、錄影、光碟、數碼**的儲存到期後，可以進行銷毀。各部門填寫「記錄銷毀清單」，報部門領導批准後銷毀。
7.1 記錄清單
7.2 記錄移交清單
7.3 記錄銷毀清單
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