; 公司的事務不同，產生和收到的檔案也是不同的，內容千差萬別，但對這些內容迥異的檔案編制索引，最重要的規則是一致性一對檔案一視同仁，用同樣的態度和方法對待每乙份資料。 二、編制索引的常用方法我們可以按個人的名稱編制索引，也可以按企業的名稱編制索引，還可以按**或政治派別編制索引。無論採用哪種方法，都要注意一條相同的原則：
確定乙個最重要的分類標準，並把它作為乙個根本劃分依據。 （一）按個人姓名編制索引人名索引是揭示檔案中所涉及的人物並指明檔案出處的檢索工具。利用者借助人名索引，可以查到記載某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某個名人有綽號，對待這個綽號也要遵循這一原則。有一些不能放在姓名後面的、由幾個重要部分組成的頭銜，在編制索引時，要按頭銜組成部分的順序排列。
一般的頭銜和級別都不歸檔，除非是證明身份或區別性別，或表明婚姻狀況或數字順序方面必不可少的頭銜和級別。 （二）按企事業單位名稱編制索引我們在編制企事業單位名稱索引時，除了要遵守上述這些規則，還要注意：
6．在編制那些含有方位詞做重要成分的名稱索引時，例如，northw。sternlife insurance company，在歸檔時每個方位詞都要分開，即 north作為第一部分，western作為第二部分。 7。
用於廣播電台、電視台的名稱，單個字母也要分開，處理成獨立的部分。在有些公司的名稱中包含一部分以數字形式出現的代號，這樣的名稱在歸檔時就將數字序列放在整個卷目的開頭。如果代號全部寫出，這些代號就要全部保留，並且要按字母順序歸檔。
8．外國商行的名稱及包括在名稱中的標題，一般就按它們的正常寫法歸檔，除非其中有些成分是可識別的，如姓或全稱，在這種情況中，可以與英文名稱相似的部分處理。 9、按**和政治名稱編制索引在為**信件編制索引時，首先要抽取最重要的詞。先按國家，然後再按部門、局或委員會的名稱歸檔。
如果是省或者是市，也用同樣的方法，在省、市之後是這一級**中相應的部門、局或其他更小的機構名稱。 軍事設施要置於國家這一大卷目下，然後再歸在設施名稱小卷目下。 編索引的整體處理原則可以作為在工作中編制我們自己的索引的重要參考，但乙個秘書首先熟悉可用於自己公司的特殊的編制索引的方法。
檔案管理者應該向秘書介紹過去這個部門已經建立的、適用於所有重要的編索引的方法種類的指導思想。但無論如何，秘書要始終遵循這些指導方針，將檔案資料的錯置或遺失等情況降到最低程度，並在需要提取時做到迅速無誤。
2023年秘書資格二級之辦公事務知識 辦公室服務
任何乙個組織，不論其規模和性質如何，其辦公室的基本業務活動卻是一樣的。作為秘書人員，需要了解很多的辦公室服務，比如 歸檔 郵件處理 訊息和信件傳播及使用 接待訪問者及儲存財政活動中形成的檔案。由辦公室承擔這些工作通常是很有利的，比如 打字 歸檔 影印 郵寄 文具控制 接待和集中組織控制 系統。這就意...
二級檔案管理課程設計
課程設計名稱 二級檔案管理系統 專業班級 學生姓名 學號指導老師 一 設計目的 通過乙個簡單多使用者檔案系統的設計，加深理解檔案系統的內部功能及內部實現。二 設計內容 為linux系統設計乙個簡單的二級檔案系統。要求做到以下幾點 1 可以實現下列幾條命令 至少4條 login 使用者登陸 dir列檔...
人力資源管理師二級指南別 答案
國家職業資格考試指南 企業人力資源管理師 二級 第三篇輔導練習 相關知識與能力要求 一 選擇題 答案略二 簡答題 1 參 1 組織結構的功能在於分工和協調，是保證戰略實施的必要手段 組織結構服從戰略。2 企業發展到一定階段，其規模 產品和市場變化都發生了變化，企業應採用適合的組織發展戰略，對組織結構...