重慶市財政局檔案
渝檔發〔2010〕26號
重慶市檔案局重慶市財政局
關於進一步規範會計檔案整理工作的通知
各區縣（自治縣）檔案局、財政局，市級各部門、各大型企業、大專院校、科研院所：
財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）和《會計檔案案卷格式》（da/t39-2008）頒布實施以來，我市各級機關、企事業單位會計檔案整理工作取得了一定的成績，但也存在一些問題，如有的會計檔案歸檔範圍不正確，有的案卷格式不統一，有的裝具不規範，為進一步規範會計檔案整理工作，現對會計檔案的整理作如下要求。
一、會計檔案的歸檔範圍
會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、銀行對賬單、銀行存款餘額調節表等會計核算專業材料。
本單位的經費預算、財務收支計畫以及各種財務管理檔案材料，納入文書檔案歸檔範圍。
二、會計檔案的整理方法
（一）會計憑證的整理
1、排列
會計憑證同一年度按記賬分類、逐月按憑證號順序排列。
2、編號
按照會計憑證的排列順序，在每冊會計憑證封面上編制案卷號，一般跨年度編制，也可分年度編制。乙個目錄內案卷號最多不超過三位數。
3、裝盒
按案卷號順序依次將會計憑證裝入會計檔案憑證盒內，一盒可裝一捲或數卷，並填寫會計檔案憑證盒封面、盒脊相應專案。會計檔案憑證盒封面、盒脊格式見圖a、圖b。
會計檔案憑證盒封面設定全宗名稱、憑證名稱、憑證起止號、起止日期、全宗號、目錄號、案卷號等專案。
全宗名稱：填寫立檔單位名稱，用全稱或通用簡稱。
憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內容的名稱，如：「收款會計憑證」「轉賬會計憑證」等。
憑證起止號：填寫本盒內會計憑證的起號和止號。
起止日期：填寫本盒內會計憑證的起止年月日。
全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。
目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號。
案卷號：填寫本盒內會計憑證案卷號,如果盒內裝有兩卷或兩卷以上會計憑證,則填寫起止案卷號，起號和止號之間用「—」連線。
盒脊設定全宗號、目錄號、年度、月份、案卷號、保管期限等專案。
年度：填寫本盒內會計憑證所屬年度，如「2009」。
月份：填寫本盒內會計憑證所屬月份，如「5」。
保管期限：填寫本盒內會計憑證的保管期限，如「15年」。
全宗號、目錄號、案卷號按憑證盒封面填寫。
企業、事業單位可在盒脊上端填寫檔號。
4、編目
會計憑證按案卷號逐卷編目，會計憑證案卷目錄設定案卷號、題名、時間、憑證起止號、保管期限、備註等專案。會計憑證案卷目錄格式見圖h。
案卷號：填寫本卷會計憑證的編號。
題名：填寫本卷會計憑證的名稱，如「收款會計憑證」「基建會計憑證」等。
時間：填寫本卷會計憑證的起止時間，分別用8位阿拉伯數字標註，如圖：
憑證起止號：填寫本卷會計憑證的起號和止號。
保管期限：填寫本卷會計憑證的保管期限。
備註：填寫其他需要說明的事項。
案卷目錄應新增封面，封面設定全宗名稱、類別、保管期限、年度等專案。案卷目錄封面格式見圖j。
（二）會計賬簿、財務報告及其他類會計檔案的整理
1、裝訂
會計賬簿、財務報告及其他類會計檔案同一年度內區分類別和保管期限立卷，用線或不鏽鋼釘進行裝訂，訂本會計賬簿保持原裝訂方式。
2、封面要求
會計賬簿、財務報告及其他類會計檔案，裝訂時應加封面，封面設定全宗名稱、類別、案卷題名、全宗號、目錄號、年度、保管期限、案卷號等專案。封面格式見圖c。
訂本賬簿和已有封面且能揭示本卷會計內容的會計賬簿、財務報告等，可在封面右上角空白處加蓋會計檔案歸檔章，會計檔案歸檔章設定全宗號、目錄號、年度、保管期限、案卷號等專案。會計檔案歸檔章格式見圖d。
全宗名稱：填寫立檔單位名稱，用全稱或通用簡稱。
類別：填寫本卷會計檔案類目名稱，如「會計賬簿類」。
案卷題名：填寫單位名稱、會計年度、會計材料名稱，如「重慶市檔案局2023年現金日記賬」。
全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。
目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號。
年度：填寫本卷會計檔案所屬年度，如「2009」。
保管期限：填寫本卷會計檔案的保管期限。
案卷號：填寫本卷會計檔案的編號。
3、排列
永久保管的財務報告按年度順序依次排列。
定期保管的會計賬簿、財務報告及其他類會計檔案按年度順序依次排列，同一年度內按保管期限從高至低排列；也可區分保管期限按年度順序依次排列。
企業、事業單位分年度按類別排列。
4、編號
包括編寫頁號和案卷號。
頁號，除訂本會計賬簿外，其餘會計檔案均應編制頁號，每一案卷在有文字和圖表的頁面上從「1」開始編制順序號，頁號位置在每頁材料正面的右上角，背面的左上角。
案卷號，按照會計檔案案卷排列順序 ，跨年度逐卷編號。乙個目錄內案卷號最多不超過三位數。
企業、事業單位分年度分類別編號。
5、裝盒
按排列順序依次裝入會計檔案盒，一盒可裝一捲或數卷，每盒內末放置一張備考表，並填寫會計檔案盒封面、盒脊、備考表相應專案。
會計檔案盒封面設定全宗名稱、全宗號、目錄號、年度、保管期限、案卷號等專案；會計檔案盒盒脊設定全宗號、目錄號、年度、保管期限、案卷號等專案。會計檔案盒封面、盒脊格式見圖e、圖f。
全宗名稱：填寫立檔單位名稱，用全稱或通用簡稱。
全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。
目錄號：填寫全宗內案卷所屬目錄的編號。
年度：填寫本盒內會計檔案所屬年度，如「2009」。
保管期限：填寫本盒內會計檔案的保管期限。
案卷號：填寫本盒內所裝案卷的案卷號,如果盒內裝有兩卷或兩卷以上的會計檔案,則案卷號填起止案卷號，封面起號和止號之間用「—」連線；盒脊起號和止號之間用「/」連線，左上角填寫盒內第一案卷的案卷號，右下角填寫盒內最後一案卷的案卷號。
企業、事業單位封面專案可只填寫全宗名稱一欄，盒脊上端可填寫檔號。
備考表設定盒內情況說明、整理人、檢查人、日期等專案。備考**式見圖g。
盒內情況說明：填寫本盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
整理人: 填寫負責本案卷整理的人員。
檢查人: 填寫負責本案卷質量審核的人員。
日期：填寫本盒內案卷整理完成的時間。
6、編目
會計檔案應逐卷編目，案卷目錄設定案卷號、題名、年度、頁數、保管期限、備註等專案。會計檔案案卷目錄格式見圖i。
案卷目錄應新增封面。案卷目錄封面格式見圖j。
三、單一會計型別的立檔單位，會計檔案按上述要求整理，有兩種以上會計型別或財會部門的立檔單位，對每一會計型別或財會部門的會計檔案都各自按照單一會計型別立檔單位的會計檔案要求整理。
四、本通知自2023年5月1日起開始執行。2023年《重慶市檔案局、重慶市財政局關於貫徹財政部、國家檔案局〈會計檔案管理辦法〉的補充通知》（渝檔發〔1999〕56號）同時廢止。
二 ○ 一 ○ 年四月十四日
275 mm×155 mm（長×寬）
圖a 會計檔案憑證盒封面格式
155 mm×40 mm（長×寬）
圖b 會計檔案憑證盒盒脊格式
297mm×210mm(長×寬)
圖c 會計賬簿、財務報告及其他類會計檔案封面格式
65mm×18mm(長×寬)
圖d 會計檔案歸檔章格式
310mm×220、260mm(長×寬)
圖e 會計檔案盒封面格式
310mm×20、30、40mm(長×寬)
圖f 會計檔案盒盒脊格式
297mm×210mm(長×寬)
圖g 會計檔案備考**式
會計憑證案卷目錄
圖h 會計憑證案卷目錄格式
案卷目錄
圖i 案卷目錄格式
會計檔案案卷目錄封面：
圖j 案卷目錄封面格式
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