2023年06月23日星期三 18:12
一、要做好管理基礎工作，尤其是會計基礎工作
管理基礎主要指有一套比較全面、規範的管理制度和方法，以及較完整的規範化的資料；會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規程是否規範，基礎資料是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。因為計算機處理會計業務，必須是事先設定好的處理方法，因而要求會計資料輸入、業務處理及有關制度都必須規範化、標準化，才能使電算化會計資訊系統順利進行。沒有很好的基礎工作，電算化會計資訊系統無法處理無規律、不規範的會計資料，電算化工作的開展將遇到重重困難。
二、要有嚴格的內部控制程式、要加強會計資訊系統的安全性、保密性。
電算化會計雖然以計算機為計算工具，但其整個資訊處理過程仍表現為計算機與人工的結合。計算機對資料（資訊）的處理是通過程式來進行的，系統內部控制方式均要求程式化。比如，對操作許可權的限制有密碼程式，驗證借貸金額是否平衡有校驗程式等。
同時，由於資料處理的人機結合和系統內部控制方式程式化，使得系統控制複雜化。其控制點由手工會計對人的控制轉到對人和機器兩方面的控制，控制的內容涉及人員分工、職能分離和計算機軟、硬體的維護，以及會計資訊和會計檔案的儲存和保管。
三、要提高會計人員計算機操作業務素質
目前，不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來，他們在使用微機處理業務的過程中往往很多是除了開機使用財務軟體之外，對微機的軟硬體知識了解甚少，一旦微機出現故障或與平常見到的介面不同時，就束手無策，即使廠家在安裝會計軟體時都作了系統的培訓，但一些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢，而且在上機時經常出現誤操作，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統資料丟失，嚴重的導致系統崩潰，這種低素質的會計人員是不能勝任會計電算化工作的。會計電算化促進會計工作職能的轉變，引起會計人員知識結構的變化和會計人員素質的提高。電算化會計使會計工作效率的提高和會計人員勞動強度的降低。
從而，引起會計人員知識結構的變化和素質的提高。電算化會計需要複合型的人才，要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。
四、備份的重要性及檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、儲存、利用等方面的工作。要加強磁介質載體檔案的管理。為確保檔案的真實性和可靠性，實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管，並逐漸向完全保管新型磁介質載體過渡。
（一）電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內如乙個會計年度，把計算機系統中的所有會計資料拷貝（備份）儲存到磁性介質或光碟上，從而脫離於原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務資料的備份檔案儲存好，以防計算機硬體系統損壞後能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
除了備份之外，還應收集計算機硬體系統的型號、儲存空間的大小、外部裝置的配套型別等；
（二）電算化會計檔案的管理與儲存。由於電算化會計檔案是儲存在磁性介質或光碟上的，根據這些資訊載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即採用「ａｂ備份法」進行資料的備份，並且每份上要註明形成檔案時的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點，以防止**或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在儲存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。
對採用磁性介質儲存的檔案，還應定期進行檢查、複製，防止由於磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。
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