研發流程(三)：流程設計方法及流程圖種類
什麼是流程設計
所謂流程設計，是指運用工具來了解及分析企業的作業活動，並將了解與分析的結果記錄下來。
什麼是流程圖
所謂流程圖是流程設計的成果，用來顯示特定輸入專案轉換成預期的產出過程中的一系列作業活動。
執行流程設計的工作，至少有以下三個目的：
*在改進流程之前，必須先了解流程。
*過去美國流程再造的經驗指出，流程過於複雜以及對流程的了解不足，是導致管理者無法改善流程的最主要因素。
*流程分析與設計的技巧不便有助於了解流程內容，也是討論溝通最重要的工具。
流程設計的方法
乙個有效的流程設計，至少必須執行下列方法專案：
*將部門功能與職掌的描述，轉化為流程式的描述。
*在設計每乙個作業活動時，必須描述的6個內容專案
*在設計流程時，檢視流程圖是否有效的10個專案;
*在繪製流程時，7個必須注意的事項;
*在分析流程時，6個必須注意的流程問題;
*逐步展開1、2、3階流程的方式;
*藉由流程展開程式、訓練資料、角色與責任、職責說明、系統功能規格、風險評估、績效指標、匯入計畫等8個專案的方法。
由於智財權的關係，我們無法在此說明每個細部方法的詳細內容，不過只要是專業的流程顧問團隊，如五大管理顧問公司及埃森哲，都會具備這些方法。
流程設計的效益
乙個有效的流程設計，可以產生數不盡的效益，因為有效的流程設計可以針對工作事項不同的層面指出許多改善重點，其效益至少包括：
1 在了解作業活動內容方面
流程設計可以讓企業內的所有人員(而不是一兩個人)了解組織中的各項作業活動是如何進行的，而且可以看到在每個作業活動中，不同人員參與工作的情形，如果能有效掌握特定作業活動的內容和作業活動與各功能單位的關係，對於各級主管制定決策有很大的幫助，部門間比較能進行良性的溝通與對話，不會因為互相了解而吵成一團。
2 在確認資源的使用狀況方面
流程設計可以協助各級主管，以最有效率的方工分配人力及裝置資源，流程設計鼓勵那些涉入作業活動最深的人員，共同參與以決定如何讓資源的運用更為有效，例如流程設計的結果可能指出某些員工擁用特殊才能，然而這些員工卻被指派來執行檢查性質的工作，而不是研究發展性質的工作，重新調整職責將會讓他們的創造力獲得更大的發揮。
3 訓練程式
流程設計產出的成果檔案，可用來編制極佳的訓練教材，訓練的物件包含主管及一般員工，檔案清楚地描述，乙份工作的完成會包含哪些作業活動以及活動執行的順序，流程設計的檔案對新上任的主管特別有用，檔案記載了各單位如何達成工作目標。
4 改進工作流程
藉由檢驗流程設計的成果，主管能決定如何改進工作流程，例如檢驗之後可能發現某些作業毫無理由的重**生，此時只要刪除不必要的重複性工作，即可達到改進流程的效果，此外檢驗之後也可能發現如果投入一些資金，購買自動化裝置來取代某些工作專案，效率會更高。
流程圖的種類
如前所述，流程圖的功用在於顯示企業各項活動運作的情形，由於一家公司裡有不同層及的人員，不同的功能單位，不同性質的作業活動，要解決管理問題也不同，因而為了確保流程設計的效果，滿足各種使有需求，必須有不同型別的流程圖，針對使用者的需求提供不同的資訊，在傳統的方**中，將流程圖分成以上四類：
1 基本流程圖
基本流程圖是由很簡單的「起點」、「終點」、「決策判斷點」、「工作而目」所組成，我們常常可以在企業的iso檔案或是內部控制制度中看到這型別的流程圖，基本流程圖是最簡單的流程圖，卻也是最重要的流程圖，主要的用途在於檢視工作展開的過程，決策點的邏輯是否正確，基本流程圖是其他各型別流程圖的基礎，一旦基本流程圖所展開的工作專案不完整，或是所描述的決策邏輯不正確，將造成其他型別流程圖的錯誤，因而，基本流程圖雖然很簡單，卻也是最重要的流程圖。
2 跨功能作業互**
跨功能作業互**，主要也是由「起點」、「終點」、「決策判斷點」、「工作而目」組成，另外加了乙個「轉接點」。與基本流程圖不一樣的地方，在於作業專案在呈現時，依據各單位的職責予以劃分，跨功能作業互**的主要功用，在於針對某特定流程，制定各單位的權責，此流程圖清楚說明每個單位應完成的作業活動以及這些作業活動如何在部門之間往來的情形。
3 由上而下的流程圖
由上而下的流程圖是將工作專案依順序，以單一方向排列，此類流程圖通常不會有起點及終點的標示(直接以第乙個及最後乙個工作專案代替)，也不會有決策點，而且工作專案通常很少，由上而下流程圖主要在顯示工作執行的順序，並以結構性的方式顯示大項作業與各細部作業的關係，此類流程圖常用於工作與時程的規劃，例如在研發專案規劃的階段，用來展開並訂定工作計畫。
4 平面分析圖(義大利肉醬面圖)
平面分析圖是先在圖面上將各單位的相對位置予以標定，然後依據人員在執行工作的方式，標示移動的路徑，此類圖型的用途在於動線的分析，藉由檢查人員移動的路徑，頻率以及所花的時間，判斷各單位及裝置的所在位置是否合理，一般的生產線或辦公空間的設計比較會用到。
依流程描述的物件來區分
除了以上的分類方式之外，可以依據流程描述的物件，區分為工作實體流程圖，窗體流程圖，資訊流程圖，商業資訊架構圖，系統功能流程圖，控制重點流程圖等。
1 工作實體流程圖(job flow chart)
-此類流程圖主要的描述工作專案展開的方式與決策邏輯關係，與前面提到的基本流程圖屬於同一類。
-用途：呈現工作展開的方式，分析工作順序與決策邏輯的合理性以及是否有簡化作業或其他改善空間。
-搭配物件：作為其他流程圖的基礎。
2 窗體流程圖(form flow chart)
-描述窗體的產生單位、傳遞順序及過程、填寫離段、歸檔保管等。
-用途：設計有哪些必須產生的窗體，各職責人員的關係與填寫使用窗體的順序，並分析哪些窗體傳遞的作業可以予以電子化以及窗體的簽核是否符合內部控制的要求。
-搭配物件：與**管理系統、erp、內控，內稽制度等搭配。
3 資訊流程圖(information flow chart)
-此為們者自行設計的流程圖，描述工作執行過程中，資訊/知識的需求、產生、輸出入順序與傳遞方式(強調輸入資訊、工作所需、工作成果資訊的關係)。與窗體流程不同的是，傳遞的專案沒有固定的形式，可能是檔案或電了資料，例如email、演示文稿，**資訊等，而且相關單位之間不一定有權責關係，例如使用者的信處**可能是外部**，然而外部**卻無提供資訊的責任。
-用途：分析關鍵作業所城的資訊、能產出哪些知識以及資訊傳遞或取得的渠道是否順暢，為建立知識管理制度提供資訊**，知識記錄，累積，分享的時點。
-搭配物件：與知識管理系統搭配。
4 商業資訊架構圖(brsiness information framework)
-商業資訊架構圖為安達信世界組織的資訊保安方**，描述企業已建立的資訊系統、系統之間資料交換的情形，資料的輸入/輸出點、處理過程、產出的報表專案、企業內部與第三方資料往來的情形。
-用途：用來分析企業營運對資訊系統的依賴程度、資訊系統架構的複雜度、評估資訊作業的風險點，包含在資訊處理的過程當中，可能會發生未經授權資訊作業的影響。
-搭配物件：資訊風險矩陣、資訊保安體第
六、資訊作業控制措施。
5 資訊資產架構圖(information assets framework)
-此為作者由商業資訊架構圖衍生而來的圖形，是作者自創的資訊保安方**。描述企業所有資訊作業會用到的硬體、軟體、資料、檔案，使用者、維護人員與資訊硬/軟體之間的關係，同時可以藉此進一步了解各項資訊作業執行及控制的情形，找也有風險的資訊活動。
-用途：盤點及統計企業硬體、軟體、檔案、資料、人員五大類資訊資產，分清資訊資產之間的關聯性和資訊作業控制現況。
-搭配物件：與資訊保安體系搭配使用。
6 系統功能架構圖(system function framework)
-描述流程執行的過程中，由系統處理的交易或功能以及系統功能範圍外，由人工操作補強的專案。
-用途：顯示系統功能對於作粘流程的貢獻、系統功能的範圍以及用來彌補系統功能不足的人工操作。基本上比較良好的應用系統都會有核心架構，對於新增功能客製化的範圍有一定的限制，所以當系統功能無法完全滿足作業需求時，必須設計補償性的人工操作，以避免系統無法發揮預期的功能。
-搭配物件：系統模組功能，教育訓練資料。
7 控制點流程圖(control point flow chart)
-描述流程中存在有風險的作業專案和專案可能出現的錯誤及錯誤對作業的質量、時間、成本的影響，還有防範錯誤發生的相關控制措施。
-用途：分析各作業專案可能出現的錯誤，分析錯誤發生時可能對企業造成的衝擊，協助管理者思考應該設定哪些控制措施，並評估控制措施的是否有效以及控制的成本效益，將企業可能遭受到的損失降到最低。
-搭配物件：績效管理制度、內控內稽制度、專案管理制度等。
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