第一章總則
第一條：目的
為規範本公司人事檔案資料的管理，增強檔案的實用性和有效性，為公司各項制度的完善提供補充，特制訂本制度。
第二條：適用範圍
本制度適用於公司全體員工。
第三條：歸檔範圍
員工入職登記表、身份學歷等證書影印件、轉正報告、轉正申請考核表、 員工錄用通知單、調薪單、異動單、請假單、離職書、考勤報表、員工報告、勞動合同、在職期間考核登記表等記錄員工情況的有價值的檔案材料。
第二章檔案管理內容
第四條：檔案管理規定
檔案的管理包括四個部分：歸檔、核查、保衛、統計
第五條：檔案材料的歸檔
1、 凡辦公室產生的與驗廠、勞動關係有關的資料統一交由資料保管員統一歸檔；
2、 對材料進行鑑別，看其是否符合歸檔要求；
3、 對材料進行鑑別，看其是否符合歸檔要求；
4、 在目錄上登記材料名稱及有關內容；
5、 將人事檔案裡面的具體內容輸入人才資料庫，並將材料放入檔案；
6、 確保所有的人事檔案和勞動合同都有經過掃瞄；
7、 檔案的存檔要及時，原則上上月的檔案在本月中旬前一定的掃瞄好並歸檔；
8、 檔案的存放以員工的樓案編號為順序進行排列；
第六條：檔案材料的核查
1、 應定期對檔案材料進行檢查、核對
2、 既要對人事檔案材料本身進行檢查，如檢視有無霉爛，蟲蛀等，也要對人事檔案保管的環境進行檢查，如檢視檔案室門窗是否完好，有無其他存放錯誤等；
3、 在下列特殊情況下，也要進行檢查核對：
a、突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後；
b、對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；
c、發現某些損害之後，如發現材料變黴，發現了蟲蛀等。
第七條：檔案材料的保衛
1、 由人力資源部安排專人負責檔案的保管，非人力資源部人員不得入內；
2、 備有必要的防火、防潮器材以及有防盜、防光、防蟲、防鼠、防塵、防汙染等措施；
3、 檔案櫃保持清潔，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器
4、 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合
5、 嚴禁在檔案室內吸菸、喧嘩、禁用火種，嚴禁攜帶危險品進入；
6、 檔案櫃及時鎖好，並在離開檔案室時關燈、關窗、鎖門
第八條：檔案材料的統計
1、 統計人事檔案的數量
2、 統計人事檔案材料收集補充、整理、保管、利用情況
3、 檔案室的裝置情況。
第三章檔案管理的利用
第九條：檔案的利用主要包括兩部分：查閱、外借
第十條：檔案的查閱
1、 查閱的地點僅限於在檔案室
2、 人力資源部高階經理、經理、副經理以及對內事務組高階助理因工作需要而查閱人事檔案時，可直接在檔案管理人員處辦理查閱手續
3、 其他員工因工作需要而查閱人事檔案時，需要履行如下手續，內容如下：
a、由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的物件、目的、理由、查閱人的概況等情況；
b、查閱部門蓋章；
c、部門負責人簽字；
d、由人事檔案管理部門（目前由人力資源部）對申請報告進行審核，若理由充分、手續齊全，則予以批准
第十一條：檔案的外借：
1、 檔案的外借須滿足一定的條件，比如：本公司高層領導需要查閱人事檔案，但不便於親自來檔案室；公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等
2、 檔案借出的時間不宜過長，無特殊情況不能超過16小時，到期未還者應及時催還；
3、 檔案到期仍需繼續使用，需親自帶上檔案到人力資源部辦理續借手續；
4、 人事檔案外借需履行如下手續：
a、借檔部門寫出借檔報告，內容與查檔報告相似；
b、借檔部門蓋章；
c、借檔部門負責人簽字；
d、人事檔案管理部門對借檔報告進行審核，若理由充分、手續齊全，則予以批准；
e、進行借檔登記，把借檔的時間、材料名稱、份數、理由等填寫清楚，並由借檔人員簽字；
f、歸還時，由檔案管理人員對外借的檔案材料進行檢查、核對，及時在外借登記上登出。
第十二條：檔案利用的注意事項：
1、 查閱或借出檔案者，要愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改、勾畫、撕頁。
2、 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失、照相。
3、 借出的檔案要嚴格保管，不准轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。
4、 查（借）人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員洩漏，違者按公司行政處罰條例有關規定，給予相應的處分。
第十三條：檔案的銷毀規定
1、 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司人事檔案資料
2、 人事檔案銷毀期為自員工離職之日起兩年；
3、 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理人員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交人力資源部經理批准後執行；
4、 經批准銷毀的公司檔案，檔案管理人員必須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記並歸檔；
5、 在銷毀公司人事檔案資料時，必須由人力資源部經理指定專人監督銷毀。
第四章附則
1、 本制度解釋權歸公司人力資源部
2、 本制度自公布之日起實施。
公司檔案檔案管理制度
總則 為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 借閱 統計 銷毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。一 適用範圍 1 公司經濟活動中與外單位的來往信件 合同 協議。2 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案 紀要 決定等 3 公司的請示與上級批復檔案 4 公司各職能部門在工作...
公司檔案檔案管理制度
為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管 等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊...
公司檔案檔案管理制度
一 總則 1 為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。2 公司檔案，是指公司從事經營 管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3 公文承辦部門...