市場推廣物料管理制度（試行）
為規範、統一全國市場推廣物料從需求提報、採購、配送、出入庫、使用、報廢的全過程管理，加強各部門之間協調、配合，有效控制成本，提高使用效率，特制定本制度。
一、 定義
市場推廣物料是指可通用、批量採購的助銷品、印刷品及贈品。（具體清單詳見附表一《市場推廣物料分類明細》）
助銷品是產品或品牌終端展示及宣傳等可重複使用，輔助產品銷售工具的物料。如：中柱傘、帳篷、休閒桌椅、陳列架、冰桶、**臺、氣模、**服、水卡、提扣等。
印刷品指以紙質、塑料等材質批量印製的宣傳品。如：海報、單頁、圍幔、手提袋、禮品盒等。
贈品指促進消費者或渠道商購買，贈送給消費者/客戶的物品。如：紙巾、雨傘、毛巾、馬克杯等。
二、 目的
1、 統一所有物料設計、規格、材質、工藝標準；統一由採購中心主導採購配送；統一物料出入庫、使用、報廢等規範。
2、 提高物料使用效率，有效控制成本
一、 三、 適用範圍
本制度適用於銷售公司批量採購上述定義的市場推廣物料。不包含需結合渠道售點或活動的個性化製作類。
四、 物料分類、分級採購管理
1、 物料分總部統採及省區採購兩大類，地市及以下公司無採購權。
1、 所有物料必須依據總部統一的設計、規格、材質、工藝標準進行採購，嚴禁省公司擅自變更，詳見附表一《市場推廣物料分類明細表》，總部將依據實際使用情況定期更新。
2、 若省公司採購「明細」外的物料，需呈批至銷售公司負責人審批；其中「明細」外的贈品，必須用水互換（「明細」內的贈品，優先以水互換）。
3、 具體物料採購流程統一由採購中心主導，依照公司下發的採購相關制度執行。總部統採部分可根據實際需要進行分割槽採購或交由省區採購；省區採購的物料，需總部特別支援的，可申請經採購中心同意後，交由總部統採。
1 五、 需求提報
1、 數量提報基本要素
（1）助銷品：用於渠道終端的助銷品要依據相應物料品種使用規則、目標投放點位數等要素估算得出；用於消費者活動的助銷品數量要結合活動點位數、規模及重複使用狀況估算得出；用於輔助產品銷售的工具（如水卡、提扣等）依據相應產品銷售渠道、銷售方式估算得出。
（2）印刷品：用於渠道終端的印刷品要依據轄區拜訪終端店數量、業務代表拜訪頻率、單店使用數量估算得出相應品種的需求數量；用於消費者活動的印刷品數量要結合活動場次、單場使用數量估算得出。
（3） 贈品：用於渠道終端的贈品要依據當期**力度、活動終端店數量、**時間、成交數量估算；用於消費者活動的贈品要結合單場銷量、活動場次、買贈坎級、單項贈品佔比率估算得出。
2、 數量與使用時間期限
（1）印刷品、贈品：依當期主題活動時間期限計算數量；如主題活動時間長度不確定，則依1個月的使用數量計算。
（2）助銷品：長期重複使用的助銷品，原則上以3個月或更長時間規劃數量；結合主題活動的助銷品數量，參照上述印刷品原則。
3、 需求提報流程
（1） 總部統採的助銷品：由線下廣告策劃及管理部物料組負責，以季度為週期，依據省公司提報的各助銷品數量（參照附表二《市場推廣物料地方需求彙總表》），結合預算管理原則審核各省/地市最終數量，最終數量不得高於省/地市上報數量。並依照採購相關管理制度，呈批立項至相應許可權負責人審批，交由採購中心進入採購流程。
（2） 總部統採的印刷品、贈品：由線下廣告策劃及管理部物料組負責，每月10日彙總各省/地市公司各印刷品、贈品需求數量，最終數量不得高於省/地市提報數量。並依照採購相關管理制度，呈批立項至相應許可權負責人審批，交由採購中心進入採購流程。
（3） 省區採購的物料：由省公司線下廣告策劃及管理部綜合管理專員負責，每月9日彙總各地市公司各物料需求數量，省公司結合預算提報呈批報告，依照《市場推廣費用計畫、核銷審批管理辦法》中的許可權提報至相應許可權負責人審批，最終數量不得高於省/地市提報數量。省公司駐地採購依照批准的報告及相關制度，進入採購流程。
（4） 新產品上市或專項個案提報時間依其相應時間處理，流程不變。
六、 物料倉庫與配送要求
1、 地市分公司需要設定物料倉庫（可在辦公室設定單間或在經銷商倉庫隔離專門區塊），確保乾燥、防盜，倉庫由市場專員管理。
2、 採購中心負責所有物料必須直接配送到地市公司辦公室或物料倉庫。
3、 總部統採的物料，由採購中心向線下廣告策劃及管理部物料組提供每週《到貨計畫》，經物料組下發至地市市場專員做接貨準備；省區採購的物料，由駐地採購向省公司綜合管理專員提供每週《到貨計畫》，經綜合管理專員下發至地市市場專員做接貨準備。
七、 入庫、領用、出庫、報廢管理及跨區域調撥規範
1、 驗收入庫
（1） 由採購人員或銷售行政、市場專員共同參與驗收，對質量和數量負責。
（2） 驗收合格的物料，經驗收人員在**商送貨單上簽字後方可入庫，此單據需作為驗收憑證留存。市場專員需依據**商送貨單及驗收結果，於24小時內填寫附表三《直撥單》提交至採購中心指定人員。
（3） 驗收不合格的物料，驗收人員拒絕簽收。並由市場專員填寫附表四《質量問題反饋單》提交至採購中心指定人員協調退換，同時抄送線下廣告策劃及管理部物料組。
（4） 驗收入庫後，市場專員需以送貨單與《直撥單》一併作為原始到貨憑證，登記於附表五《市場推廣物料出入庫明細表》中。
（5） 物料入庫後或使用過程中，如發現質量異常，由市場專員填寫《質量問題反饋單》，按採購相關制度處理。
2、 領用及退庫
（1） 省區採購的印刷品：每批自使用之日起，做一次性領用、出庫登記。
（2） 總部統採的所有物料及省區採購的助銷品、贈品：領用人提出實際需求數量，經市場專員、市分公司總經理同意後，方可領用。領用時領用人需在《市場推廣物料出入庫明細表》中登記領用數量、用途，並由相關人員簽字確認。
（3） 領用剩餘的物料，以及過期的印刷品需進行退庫處理，並在《市場推廣物料出入庫明細表》中進行登記。
3、 月度盤點
（1） 由市分公司市場專員組織，連同駐地督察人員及銷售行政於每月20-30日之間擇日根據《市場推廣物料出入庫明細表》進行盤點。
（2） 盤點應由市場專員與銷售行政共同實施，由督察人員監督盤點，並在《市場推廣物料出入庫明細表》中簽字確認，如發現賬實不符或管理混亂等問題，由督察人員查實，並對相關責任人進行問責處理。
4、 台賬及單據管理
（1） 地市公司市場專員每月1日前，依據盤點結果錄入附表六《市場推廣物料台賬》中，並將台賬報省公司綜合管理專員。省公司每月3日前將台賬報總部線下策劃及管理部物料組。
（2） 地市分公司市場專員每月進行單據紙質檔案整理、存檔，放入固定資料夾。包括但不限於：《直撥單》及**商送貨單、《質量問題反饋單》、《市場推廣物料地方需求彙總表》、記滿賬目的《市場推廣物料出入庫明細表》、《市場推廣物料台賬》、《市場推廣物料調撥申請表》、《市場推廣**品投放登追蹤記表》、《贈品派送登記表》、報廢呈批報告。
5、 物料報廢
（1） 地市分公司每月盤點時，必須對損壞已無法使用的物料、過期印刷品申請報廢。
（2） 由市場專員提交報廢申請，經督察人員及銷售行政共同簽字確認。採購價值2000元（含）以下的報省公司總經理審批，10000元（含）以下的報銷售公司負責人審批，10000元以上的報礦泉水集團董事長審批。對於需求提報不合理、管理不善等造成報廢的，依據集團相關制度對責任人進行問責處理。
（3） 報廢呈批報告審批通過後，由地市分公司市場專員、銷售行政、駐地督察一起對相應物料進行報廢，並在審批後的呈批報告上簽字確認。報廢物料完成後，需在《市場推廣物料出入庫明細表》上進行相應登記。如報廢品有款項所得，需將所得款項及明細（經報廢人員簽字）交財務人員。
6、 跨區域調撥
原則上只能在省區內進行調撥，由需求單位填寫附表七《市場推廣物料調撥申請表》，報省公司市場經理簽批後方可執行。
八、 物料使用
1、 除印刷品外，總部線下廣告策劃及管理部必須明確助銷品的使用規範，詳見附表八《市場推廣助銷品使用規範》（總部將依據物料增減不定期更新），省/地市公司相關責任人必須嚴格執行。
2、 對於投放到終端，採購單價超過100元的助銷品，需由申請人對投放點位名稱、位址、聯絡人、投放理由、投放時間、責任人等資訊進行登記、追蹤管理，並登記於附表九《市場推廣助銷品投放登記追蹤表》中，確保至少使用1年。駐地督察人員將不定期對投放點進行核查。對於責任意識差、隨意投放、管理不力的，依據集團相關制度對責任人進行問責處理。
3、 贈品使用：對採購單價超過10元的贈品，贈送給消費者時需由**員登記於附表十《贈品派送登記表》中，同時消費者需在登記表上簽名並留下****，**督導或市場專員需對登記表簽字確認。對於超出**費率規定，隨意大力度使用**贈品、隨意挪用、流失或據為己有的，依據集團相關制度對責任人進行失職問責處理，情節嚴重的降薪降職直至開除。
九、 所有庫存、投放於終端的物料均屬公司財物，必須依照出入庫、使用規範等嚴格管理，地市公司負責人對轄區物料管理負總責。所有相關責任人員都有愛惜、保護的責任和義務。
一十、 本制度自發文之日起生效，此前下發的物料制度相關內容同步終止。如發生未按本制度規範執行，造成公司損失的，公司將對相關責任人進行失職問責處理。
此制度附表一：《市場推廣物料分類明細》
附表二：《市場推廣物料地方需求彙總表》
附表三：《直撥單》
附表四：《質量問題反饋單》
附表五：《市場推廣物料出入庫明細表》
附表六：《市場推廣物料台賬》
附表七：《市場推廣物料調撥申請表》
附表八：《市場推廣物料助銷品使用規範》
附表九：《市場推廣助銷品投放登記追蹤表》
附表十：《贈品派送登記表》
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