配件管理制度

內蒙古天海達工程機械****配件管理制度

配件計畫申報及入庫

1、每月10日之前盤點庫存，針對配件出庫明細，每月20前做好合理配件計畫並申報月度儲備計畫.

2、針對臨時的緊急採購計畫，需密切跟蹤發貨情況，在配件抵達後，半小時內前往提貨並迅速發往客戶手中。

3、申報的月度儲備計畫需時刻跟蹤，在貨物到達後，及時前往並當場清點貨物，出現發貨差異，需緊急通知配件經理，有物流公司送貨人簽字確認存在差異的物流單方可入庫；若無差異，當即收貨入庫。

4、附件1：《配件計畫申報流程》

配件銷售

1、山河智慧型挖機客戶來公司自提配件，需客戶至財務部付款，由財務部開具收據或證明後，配件發貨員將配件交予客戶手中。

2、服務工程師或主機銷售人員在收到客戶購買配件需求後，從配件部領取配件，若持有客戶的配件款，需至財務部付款後，方可領取；若無配件款，需部門總監簽字後，放可領取。領取配件人員在15日內未付清配件款，則報予財務部，直接掛個人賬務，從工資中扣除。

3、礦山部配件銷售需經過羅總批示後方可發放，每筆業務明細必須當即存檔、登記。每月銷售配件明細在下月1號交予羅總。

4、附件2：《配件銷售出庫流程》

配件**及結算

1、客戶從公司購買山河智慧型挖機配件需按照山河智慧型配件國內統一**進行銷售；

2、礦山部客戶購買配件的**需經過羅總審批，嚴禁私自**。

3、山河智慧型挖機配件**調整後需及時登記**變動並通知服務工程師，避免客戶抱怨。同時對庫存進行盤點，對庫房內有**調整的配件進行登記，反饋到山河智慧型挖機配件部。

4、月度儲備計畫的結算**為全國統一市場銷售價的70%，臨時計畫的結算**為全國統一市場銷售價的75%，除公司領導批示外其他任何形式的客戶購買均為全國統一市場銷售價。

5、保內維修換件、技改所用配件必須及時登記，至每月3日前統一結算上月出庫配件，並催促山河智慧型挖機配件補發所用配件。

6、山河智慧型挖機領導批示打折配件，若公司有庫存的，批示**低於當前統一市場銷售價75%，需及時打報告，由山河智慧型補齊差額部分，均用以沖抵往來賬務；若公司無庫存，則有山河智慧型直接發貨至客戶。

7、每月5-10日配件部與山河智慧型財務部之間核對上月配件往來賬，並通報對賬結果，對賬有差異的，財務部、配件部與山河智慧型財務部、配件部共同查實原因於當月月底前處理完畢。

8、與山河智慧型配件款項結算時，明確註明授信款與支付款，每月2日統一整理上月與山河智慧型往來配件款，並反饋至財務部。

9、山河智慧型配件發運過程中發錯配件在未補報採購計畫時，不予結算費用。每月月底前需全部清理完當月產生的發錯配件，在補報計畫中重新結算。

配件出庫

1、及時滿足區域配件需求，且不得拒絕任何客戶的配件購買需求。

2、服務工程師從配件中心借用配件，必須當時登記，由借用服務工程師簽字並留存，待服務工程師處理完修車事宜當即予以報銷和處理。

3、礦山部從公司發放配件需經過羅總批示後方可發放配件。

4、客戶從公司購買的配件，客戶可選擇自提，或者由公司負責將配件從倉庫至就近的物流。

5、山河智慧型挖機保內維修換件、技改需求、贈送等形式從公司出庫的配件，每月3日前公司將上月的售後服務報告書（服務工程師提供）、配件更換證明單（服務工程師提供）整理後統一寄給山河挖機配件部，同時，公司影印乙份留作備查。

6、所有公司配件出庫都必須在1小時內在電腦**與出庫記賬本中存檔，且每月1號整理上月出庫明細；

7、附件2：《配件銷售出庫流程》

配件退庫

1、山河智慧型**商發放的破損、無法使用的配件，在收貨時不予受理，並當即讓物流公司送貨人員簽字後，退回山河智慧型總部。

2、公司存放過久的橡膠件、油品等存放時間不宜過長的配件，若在計畫銷售1年內，無法產生銷售的配件需指定退庫清單，定期、定批量做退庫處理，以免引起配件報廢。

3、維修換件所產生的舊件，按照山河智慧型配件制度，及時退庫。

庫房管理

1、每月月底對庫房進行明細盤點，每季度對庫房進行全面清理盤點。

2、倉庫庫位標識必須清晰，貨架所有山河智慧型配件必須表示整齊品號，其他採購配件需與山河智慧型配件分開存放，並保持配件整齊、整潔。

3、保持配件中心庫房配件、設施、辦公用品等擺放整齊，每天上下班清掃、整理庫房衛生。

4、庫房所有配件出入庫記錄必須登記入電腦與記賬本，保證盤點準確率100%。

5、所有近出入配件中心庫人員必須經過庫管員同意，嚴禁私自進入配件中心庫房。

配件查詢支援

1、配件銷售額較高區域的山河智慧型標桿客戶，定期進行**回訪，調查並整理客戶需求情況，提供合理配件儲備計畫。

2、定期**回訪礦山部大客戶，了解客戶常用件、易損件需求品牌，及時掌握礦山部大客戶的整機大修情況，做好充分備貨準備。

3、走訪山河智慧型裝置台數較高區域，派發名片，做好公司廣告，深入了解客戶配件需求，整理客戶檔案、做好客戶反饋的意見與建議備份工作。

4、每月月底完成資訊總結，匯報市場需求整體情況，整理配件銷售提公升方案。

配件部人員職責

1.配件經理：統計分析配件銷售資料，分析銷售差異原因並針對性提出解決辦法、統計山河智慧型總部配件部制定的配件銷售任務達成率，回款率。每月反饋銷售情況，總結提公升配件銷售額方案。

2.配件製單結算員：總部採購計畫製單、支付款結算，運輸費用結算。客戶購買款項彙總，與財務溝通並按月處理銷售資料。

3．配件採購收發貨人員：對總部採購計畫進行收貨，確認無差異後簽字並反饋到總部配件部，若產生收貨差異需及時反饋至配件經理當即處理。及時發放客戶需求配件。

5．配件查詢支援：定期拜訪區域內客戶，收集客戶需求資訊。配合銷售部提公升銷售額，配合服務部提公升服務質量。制定合理配件採購計畫並與總部配件部溝通配件計畫合理性。

注：收貨差異包括配件中途損壞、多發或少發配件等其他異常情況。

附件1：

附件2配件銷售出庫流程圖

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