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印刷品管理規定
***x****《印刷品管理規定》已由總經理辦公會議於年月日通過，現予公布，自年月日起施行。
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總經理張振濤
年月日目錄 第一章總則 2
第二章印刷品的設計、製作和印刷 2
第三章印刷品的驗收入庫、保管和費用結算 3
第四章印刷品的領用發放、使用、收回和報廢 5
第五章罰則 6
第六章附則 7
第一條為了加強對公司印刷品的統一管理，規範公司印刷品的設計、製作、印刷採購、驗收、保管、領用和報廢管理，保證公司各部門業務正常開展，控制辦公費用，特制定本規定。
第二條本規定適用於公司各部門和全體員工。
第三條本規定所指印刷品，指公司在業務中需要使用的並需要印刷的單證、宣傳冊等，包括：
1. 各類單據、**和報表等；
2. 公司宣傳冊；
3. 產品宣傳冊、**宣傳冊、**活動宣傳頁等；
4. 其它需要印刷的資料。
第四條公司現有業務和規章制度中規定使用的各類單據、**和報表的格式，由公司人力資源與公共事務部企業管理員統一負責設計、製作；需要印刷時，由行政管理員提出申請，填寫《印刷申請單》，註明需印刷的理由、資料名稱、印刷數量和交貨期限等，並附設計、製作的格式樣本，交辦公室主管審核後，報本部門經理和總經理或副總經理審批。公司領導批准後，交採購部採購員辦理採購印刷手續。
第五條採購部根據批准後的《印刷申請單》，同時聯絡幾家印刷單位，要求印刷單位根據格式樣本進行打樣，樣品經過人力資源與公共事務部企業管理員和經理簽字確認後（樣品應一式三份，企業管理員、採購員和印刷單位各乙份封存，以備驗收），採購部根據幾家印刷單位的**、印刷質量、信譽、服務態度、交貨期等，與人力資源與公共事務部經理共同確定印刷單位（必要時可以指定印刷單位）、印刷費用和付款條款等。
第六條確認樣品和確定印刷單位、印刷費用和付款條款後，由採購部與印刷單位簽訂《委託印刷協議》，經副總經理簽字批准後生效。《委託印刷協議》一式四份，行政管理員、採購部採購員、財務管理部出納和印刷單位各執一式。簽訂《委託印刷協議》後，採購員負責催貨、供貨跟蹤、到貨確認和入庫協調工作。
第七條今後各部門需要新增的單據、**和報表的格式，由使用部門負責設計、製作樣本，經人力資源與公共事務部企業管理員簽字確認後，由行政管理員負責辦理印刷申請審批手續。 新增的單據、**和報表的印刷手續，按第五條和第六條的規定辦理。
第八條公司宣傳冊的策劃、設計、製作和印刷，由人力資源與公共事務部企業管理員按第四條的規定辦理印刷申請審批手續，經公司領導批准後，按第五條和第六條的規定由採購部委託外部專業單位進行策劃、設計、製作和印刷。
第九條各銷售部門的產品宣傳冊、**宣傳冊和**活動宣傳頁的策劃、設計、製作和印刷，由各銷售部門負責提出具體實施方案，並辦理印刷申請審批手續，經各銷售部門經理和公司領導批准後，由採購部聯絡專業單位進行策劃、設計和製作樣本，經各銷售部門經理在樣本上簽字確認後，與採購部共同確定印刷單位、費用和付款條款等，並由採購部按第六條的規定辦理採購合同簽訂手續。各銷售部門負責配合外部專業單位進行策劃、設計和製作。
第十條公司其它需要印刷的資料的設計、製作，根據具體情況確定。如屬於公司統一使用的公共性資料，按第四條、第五條和第六條的規定辦理。如屬於各部門單獨使用的資料，按第九條的規定辦理。
第十一條公司現有業務和規章制度中規定使用的各類單據、**和報表印刷後，在印刷單位完成印刷通知送貨前，必須由人力資源與公共事務部企業管理員根據封存的樣品對印刷品的內容、格式、印刷質量等進行核對和確認，確認無誤後由企業管理員簽發《印刷品驗收單》。《印刷品驗收單》一式四份，企業管理員、物流管理部綜合庫庫管員、採購員和印刷單位各留存乙份。
第十二條採購員憑《印刷品驗收單》方可通知送貨，由採購員填寫《送貨通知單》一式三份，物流管理部綜合庫庫管員、採購員和印刷單位各留存乙份，印刷單位憑《印刷品驗收單》和《送貨通知單》方可送貨。
第十三條庫管員憑《印刷品驗收單》和《送貨通知單》方可入庫。採購員沒有《印刷品驗收單》擅自通知送貨的，綜合庫庫管員不得接收入庫；已經送貨的，後果由採購員承擔；庫管員沒有接到《印刷品驗收單》和《送貨通知單》擅自入庫的，後果由庫管員承擔；印刷單位沒有《印刷品驗收單》和《送貨通知單》私自送貨的，庫管員不得接收入庫，後果由印刷單位自行承擔。入庫後在使用中發現印刷品的內容、格式、印刷質量等存在問題，由驗收人承擔。
第十四條今後各部門需要新增的單據、**和報表以及公司宣傳冊印刷後的確認、驗收、送貨和入庫手續，按第十一條、第十二條和第十三條的規定辦理。
第十五條各銷售部門的產品宣傳冊、**宣傳冊和**活動宣傳頁印刷後的確認和驗收工作，由各銷售部門經辦人員負責，並參照第十一條的規定負責簽發《印刷品驗收單》。送貨和入庫手續，參照第十二條和第十三條的規定辦理。
第十六條公司其它資料印刷後的確認、驗收、送貨和入庫手續，如屬於公司統一使用的公共性資料，按第十一條、第十二條和第十三條的規定辦理；如屬於各部門單獨使用的資料，參照第十二條、第十三條和第十五條的規定辦理。
第十七條各類印刷品驗收接收後，由綜合庫庫管員憑《印刷品驗收單》和《送貨通知單》對到貨的印刷品辦理清點、入庫手續，並出具《入庫單》。《入庫單》一式四份，人力資源與公共事務部行政管理員、採購部採購員、指定**商和庫管員本人各執一式。
第十八條綜合庫庫管員，負責印刷品的庫存保管和防火、防潮等工作。負責辦理印刷品的出庫和發放工作。對於各類單據、**和報表以及公司宣傳冊，在每月30日前庫管員負責向行政管理員提供印刷品月末庫存數。
各銷售部門的產品宣傳冊、**宣傳冊和**活動宣傳頁以及部門單獨使用的資料，根據要求提供印刷品庫存數。行政管理員負責根據每月需求情況確定公共性印刷品的最低合理庫存量。
第十九條印刷品入庫後，根據《因公借款和報銷管理制度》採購部採購員負責填寫《借款申請單》辦理借款手續。根據印刷品費用金額大小決定借用現金或支票並交付印刷單位。印刷單位提供發票後，由採購員根據《因公借款和報銷管理制度》填寫《費用報銷單》，並附《入庫單》經行政管理員確認和相關領導審批後辦理報銷手續。
財務管理部出納根據《入庫單》和《委託印刷協議》的數量金額等情況對《費用報銷單》進行複核無誤後給予報銷。
第二十條公司各類印刷品的費用承擔，按以下規定執行：
1. 以下印刷品的費用，由公司承擔：
公司現有業務和規章制度中規定使用的各類單據、**和報表的印刷費用；
今後各部門需要新增的各類單據、**和報表的印刷費用；
公司宣傳冊的印刷費用；
公司其它統一使用的公共性資料的印刷費用。
2. 以下印刷品的費用，由各部門自行承擔：
產品宣傳冊、**宣傳冊、**活動宣傳頁的印刷費用；
各部門單獨使用的資料的印刷費用。
第二十一條對於各類單據、**和報表以及公司宣傳冊的領用、發放和使用，參照辦公用品的領用、發放和使用，按照《辦公用品/裝置/家具管理辦法》執行。
第二十二條對於各銷售部門的產品宣傳冊、**宣傳冊和**活動宣傳頁以及部門單獨使用的資料，只限使用部門文員參照辦公用品的領用、發放和使用，按照《辦公用品/裝置/家具管理辦法》執行。
第二十三條對於各類單據、**和報表以及公司宣傳冊，由各部門文員統一領用、統一保管，供本部門員工使用。各部門文員在發放各類單據、**和報表時，應對員工每次領取的數量適當加以控制，員工用完後再取。員工使用時，應愛惜使用，不得浪費或當作便簽紙用。
第二十四條由於制度變更或單據、**和報表等內容發生變化，或使用資訊管理系統等原因，原印製的印刷品應作廢。
第二十五條各部門文員負責將本部門員工手中的作廢單據、**和報表統一收集、統計後，與本人手中尚未發放的作廢單據、**和報表一起，交綜合庫庫管員進行退庫。
第二十六條綜合庫庫管員負責將原庫存的作廢單據、**和報表與各部門文員退庫的作廢單據、**和報表收集、整理、統計後，提出報廢申請，經人力資源與公共事務部經理和總經理或副總經理批准後，由物流管理部物資**員統一進行廢品銷售處理。
第二十七條違反本規定有下列行為之一的，公司給予責任人通報批評處罰，同時處以50元罰款，如造成損失並負賠償責任：
1、 在印刷品樣品確認封樣或印刷品送貨前驗收中失誤，發現印刷品存在3處（含）以上錯誤或影響使用的；
2、 沒有《印刷品驗收單》擅自通知送貨的；
3、 沒有《印刷品驗收單》或《送貨通知單》擅自給予辦理入庫的；
4、 採購的印刷品沒有辦理入庫手續就領用或發放的；
5、 沒有辦理領用申請手續，將印刷品進行出庫和發放的；
6、 2次（含）被發現庫管員直接為員工個人辦理印刷品領用手續的；
7、 隨意損壞、不珍惜使用或亂報亂領印刷品造成印刷品浪費的。
第二十八條違反本規定有下列行為之一的，公司給予責任人警告處罰，同時罰款100元，如造成損失並負賠償責任：
1、 沒有辦理印刷品採購申請審批手續擅自安排印刷的；
2、 在印刷品樣品確認封樣或印刷品送貨前驗收中失誤，造成印刷品報廢使公司受到的損失在2,000元以內的；
3、 在採購業務中索賄、**，收取回扣數額在1,000元以內的。
第二十九條違反本規定有下列行為之一的，公司給予責任人嚴重警告或降職、撤職（僅限管理層員工）處罰，同時罰款500元，如造成損失並負賠償責任：
1. 在採購業務中索賄、**，收取回扣數額在5,000元以內的；
2. 在印刷品樣品確認封樣或印刷品送貨前驗收中失誤，造成印刷品報廢使公司受到的損失在10,000元以內的。
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印刷品設計和審核管理規程
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