河北梅花味精集團
檔案管理制度
河北梅花味精集團****
二00八年九月五日
目錄1.總則 - 1 -
1.1目的 - 1 -
1.2範圍 - 1 -
2.職責 - 1 -
2.1集團檔案和文秘主管 - 1 -
2.2基地辦公室主管 - 1 -
2.3檔案管理員 - 1 -
2.4機要管理員 - 2 -
2.5各部門檔案管理員 - 2 -
3.檔案的分類和編碼 - 2 -
3.1檔案分類 - 2 -
3.2檔案編碼原則 - 2 -
3.2.1檔案種類及** - 2 -
3.2.2機構** - 3 -
3.2.3（每種）檔案的編碼 - 3 -
3.3分類和編碼管理辦法 - 5 -
3.3.1編碼原則和編碼方法的制定 - 5 -
3.3.2編碼的產生 - 5 -
3.3.3新編碼的制定 - 5 -
4.檔案管理辦法 - 5 -
4.1擬訂和簽批 - 5 -
4.2儲存期限 - 6 -
4.2.1定義期限的原則 - 6 -
4.2.2保管期限的劃分 - 6 -
4.2.3保管期限的確定 - 6 -
4.3密級的設定 - 6 -
4.3.1制定原則 - 6 -
4.3.2 密級標準 - 6 -
4.3.3設定與變更審批 - 7 -
4.3.4不同密級檔案的管理辦法 - 7 -
4.4歸檔地點 - 7 -
4.4.1檔案的歸檔地點 - 7 -
4.4.2移交辦理 - 7 -
4.5檔案的銷毀 - 8 -
5.檔案管理流程 - 8 -
5.1檔案的擬訂格式要求 - 8 -
5.2檔案簽批 - 8 -
5.3檔案的發放 - 8 -
5.3.1發放單位 - 8 -
5.3.2發放範圍 - 9 -
5.3.2發放要求 - 9 -
5.4檔案的接收 - 9 -
5.5檔案的傳閱及辦理 - 9 -
5.6檔案的整理儲存 - 10 -
5.7檔案管理人員的培訓和檔案管理監督 - 10 -
5.7.1文員的培訓 - 10 -
5.7.2檔案管理的檢查 - 10 -
6.附則 - 11 -
附件一：梅花集團檔案的分類 - 12 -
附件二：梅花集團機構** - 18 -
附件三：各類檔案流程控制表 - 19 -
附件四：河北梅花味精集團****模板 - 25 -
附件五：河北梅花味精集團****公文簽發單 - 27 -
附件六：河北梅花味精集團****檔案發放登記表 - 28 -
附件七：河北梅花味精集團****收發檔案回執單 - 29 -
附件八：河北梅花味精集團****檔案接收單 - 29 -
附件九：河北梅花味精集團****收文登記表 - 30 -
附件十：河北梅花味精集團****檔案傳閱單 - 31 -
1.1.1規範公司檔案格式，統一檔案類別與編碼；
1.1.2嚴格檔案管理流程，提高辦文速度和發文質量；
1.1.3加強公司檔案的科學管理，有效保護和利用檔案。
1.2.1梅花集團日常經營活動所產生的所有檔案和記錄及所有檔案和記錄的管理（以下簡稱檔案）；
1.2.2包括集團檔案室、河北基地檔案室、通遼基地檔案室、財務檔案室、營銷檔案室（以下簡稱檔案室）；
1.2.3包括集團各部門、基地各部門和分公司（至車間）、營銷各部門等所有單位（以下簡稱部門）。
2.1.1組織制定檔案管理工作的發展規劃；
2.1.2制定檔案管理制度，並監督落實執**況；
2.1.3建立集團公司檔案和保密管理系統，並制定檔案室及保密內部執行管理制度，保證系統的正常執行；
2.1.4組織制定檔案工作計畫，指導檢查工作；
2.1.5組織協調公司檔案管理人員，進行系統培訓。
2.2.1參與制定並組織落實檔案、檔案和保密制度，並監督基地各單位落實情況；
2.2.2落實集團檔案檢查工作，並制定基地實施細則；
2.2.3組織協調基地檔案管理人員，進行系統培訓；
2.2.4 負責基地檔案室的全面管理，對檔案管理員的工作進行指導；
2.2.5 針對檔案落實情況提出建議，提高管理水平。
2.3.1按照公司檔案管理規定，開展檔案管理各項工作，對所分管檔案的保管負有主要責任；
2.3.2負責檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔、保管工作；
2.3.3及時補足檔案內容，分類存放整理新增內容；
2.3.4如期清查檔案內容，所缺部分及時向領導匯報；
2.3.5編制文書檔案檢索工具和檔案參考資料提高檔案的利用率，堅持做好借閱和利用效果登記；
2.3.6負責庫內溫濕度記錄，對不適宜的溫濕度要採取措施及時調節，維護檔案室各種設施的正常運轉；
2.3.7保持室內衛生清潔。
2.4.1負責機要檔案處理工作；
2.4.2負責機要檔案的整理、編目、裝訂和立卷歸檔工作；
2.4.3負責機要檔案的收發、保密工作；
2.4.4協助主管領導制定和全面實施公司保密工作規劃；
2.4.5指導、協調、檢查、監督公司其它部門單位的保密工作；
2.4.6開展保密宣傳教育活動；配合有關部門查處洩密案件。
2.5.1 落實檔案管理制度，規範部門檔案格式；
2.5.2負責本單位檔案的收發、傳閱、辦理、歸檔、裝訂等工作；
2.5.3及時收集本單位檔案，按時裝訂成捲，移交相應檔案室；
2.5.4參加檔案管理培訓，提高檔案管理專業知識和技能；
2.5.5參與檔案檢查工作，對檔案管理工作提出建議或意見。
公司的檔案可分為規劃、規章制度、計畫總結、公文、會議紀要、合同協議、圖紙、操作規程、資料、工作記錄、報表等幾大類。
具體分類見附件一：梅花集團檔案分類
檔案統一採用十六位編碼，編碼的規則如下：
種類（二位）—機構**（二位）—分類標準（四位）—日期（六位）—序號（二位）
按照公司檔案的種類，並分別用兩位英文大寫字母表示，可以分為以下型別。
規劃 —gh
規章制度—zd
管理手冊—sc
程式檔案—cx
計畫總結—jz
公文 —gw
會議紀要—jy
合同協議—hx
圖紙 —tz
操作規程—cg
資料 — zl
記錄 —jl
報表 —bb
按照公司組織架構，使用2位阿拉伯數字，不同層級的單位給定號碼段表示，具體劃分參見附件二：梅花集團機構**。
3.2.3.1規劃：（gh）
規劃（二位）— 機構（二位）— 名稱版本（四位）——日期——序號
gh—02（行政中心）—wj01（檔案管理體系規劃第一版）—日期—01（檔案序號）
2019檔案管理制度
檔案管理制度目錄 1.總則 2.職責 許可權 3.歸檔範圍 4.歸檔要求 5.歸檔時間 6.檔案保密制度 7.附則 1 總則 1.1 為提高檔案管理的整體水平，使檔案管理工作更好地為生產 經營 基本建設等各項工作服務，根據國家有關法律 法規及集團公司的規定，結合某 以下簡稱公司 的實際情況，制定本制...
8檔案管理制度
1 範圍 本制度規定了公司檔案的分類 整理 歸檔 保管 借閱 銷毀。本管理使用於公司檔案管理。2 規範性引用檔案 中華人民共和國檔案法 機關檔案材料歸檔範圍和保管期限規定 國家檔案局8號令 企業檔案材料歸檔範圍和保管期限規定 國家檔案局10號令 國家重大建設專案歸檔要求與檔案整理規範 行業標準 da...
7 13檔案管理制度
1.1 目的 為保證公司管理體系執行中，所有場所使用有效版本的檔案，以及對公司檔案的編寫 修改 審核 批准 發放 執行 識別 廢除 儲存 保密等進行規範化管理，特制定本制度。1.2 範圍 本制度適用於公司所有檔案及外來檔案的控制和管理。1.3 職責 1.3.1 辦公室負責對檔案編碼 標識 檔案格式原...