行政辦公室日常管理制度

目錄一、辦公室管理制度 3

二、考勤制度 3

三、出差管理制度 4

四、例會制度 5

五、公文管理規定 6

六、郵件收發管理制度 10

七、辦公室裝置管理制度 11

八、員工請假、休假與薪給制度 12

員工休假專案 12

員工法定假 12

帶薪假 12

病假 14

事假 15

遲到與早退 15

值班制度 15

曠工 16

九、檔案管理制度 17

公司檔案範圍 17

公司檔案管理體制 18

檔案管理工作 18

檔案借閱、利用工作 19

附則 20

十、接待管理制度 20

接待範圍 20

接待程式 21

接待標準及要求 21

十一、印章管理規定 22

（1）行政辦公室各分辦公室對自己所在辦公室負責，保證辦公室清潔，物品擺放整齊有序；

（2）各辦公室的裝置禁止外人操作，保證裝置完好；

（3）行政辦公室人員著裝要雅緻大方，舉止文明，禮貌待人，集體活動時必須統一穿工作服；

（4）在公司範圍內行走不准勾肩搭背，嚴禁串崗；

（5）辦公室電腦不准用來上網玩遊戲、聽**、聊天等，做與工作無關的事情。不准圍成一團、嬉戲、打鬧、閒聊；

（6）上班時間禁止吃東西；

（7）講話要文明，有禮貌。上門辦事的要熱情接待，接**時必須說「您好、再見」，杜絕「不知道、不清楚」等詞語。如有涉及公司機密，不可告知的內容要委婉的拒絕。

（1）公司的考勤實行打卡制。所有內勤員工應於每個工作日的早9：00前到公司，其他上班時間按規定的正常時間為準；

（2）凡遲於上班時間到崗，早於下班時間退崗者，即為遲到、早退。無故不到或擅自離崗一小時以上，視為曠工；

（3）請假必須填寫請假條，並請直屬領導簽字批准。假期結束按時上班並要提前找行政人員銷假。如果假期結束還不能上班，必須按規定續假，否則視為曠工；

（4）不准代替請假，特殊原因也必須**請假，再補寫假條；

（5）必須在當日早會前請假，否則視為遲到；

（6）無故曠工1日內由行政辦公室處理，停職反省寫出深刻檢查，1日以上者交公司處理；

（7）每個月月底由行政人員統計考勤記錄，彙總成考勤表交給財務人員；

（8）外出業務人員，需填寫外出登記表。

（1）為規範出差行為，確保出差目的的實現，確保差旅費合理使用特制訂本制度；

（2）員工或部門領導出差，由上級領導直接安排，如跨級委派應先通知其直接領導；

（3）出差人員在指定的時間出發，在預定的時間到達目的地，不得借出差之機遊山玩水或故意繞道延長出差天數；

（4）出差人員返回後必須提交出差報告或考察報告、會議記錄、經主管領導批准後方可填寫差旅費報銷單；

（5）出差人員必須維護工作形象，不得參與任何影響公司形象的活動，不得接受客戶宴請，不得接受客戶禮物，不得私自提高食宿標準。

（1）會議安排的原則為：小會服從大會，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：

公司例會、公司臨時會議、部門會議，因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限制。除公司級例會外，會議提擬人應至少提前一天向行政部提出會議室使用申請；

（2）會議發起人或部門應在會議舉行前收集和準備好會議相關資料（如《會議簽到表》、會議計畫、議題、提案、匯報材料、參會人提交的資料、***等）；

（3）行政部負責會務工作，如會場布置、儀器準備、瓜果茶水準備及會中的端茶倒水等；

（4）如會議有攝像需要，會議發起人應至少提前半天通知行政部；

（5）參會人在會議期間應將手機調至靜音或震動等不打擾會議進行的模式，會間原則上不允許接聽**。若為緊急情況，應離開會場後接聽；

（6）非參會人員不得進入會場。若緊急情況需與參會人協商，應在獲得會議主持人允許後，方可離開會場進行商議。

（1）為了規範公司各類公文的收發、審批、處理，特制定本制度；

（2）本公司公文是傳達貫徹上級指示精神、請示和答覆問題，指導或商洽工作的重要工具，由行政部實行統一管理、科學管理、保密管理，真正做到規範、準確、及時、安全；

（3）公文管理在公司分管經理的領導下，由行政部主任、秘書、文書和檔案管理員負責，對上級公文的接收、閱辦、整理、歸檔和公司內部公文的起草、核對、簽發、歸檔進行管理，相關部門要密切配合；

(4) 對於急件、急電，或是無法及時請示行政部領導批辦的特殊情況下，文秘可視情況直接送分管領導批示或交由相關部門處理，再另行匯報；

（5）機、絕密檔案不得自行處理，要單獨造冊，安全存放。一般的函件，可由行政部轉有關部門處理；

（6）業務往來的檔案由行政部主任和文書根據檔案內容要求經公司領導批示後，交有關部門處理；

（7）凡是寫給「四川非常有效科技****」且沒有具體部門和姓名的函件一律由行政部拆閱。寫明部門和姓名的直接轉給相關部門處理；

（8）引用的公文要寫明標題、發文部門、公文編號和發文時間。公文如有附件，則在正文後註明附件及其順序；

（9）在使用簡稱時，應先用全稱，再加以說明。字型要規範，年、月、日、人名、地名、檔名稱、事物名稱等一般不要用簡稱，約定俗成的可以用簡稱；

（10）注意數字的寫法，正式的檔案中除檔案編號、統計表、計畫表、序號專用術語和百分比等必須用阿拉伯數字外，其他均用漢字書寫；

（11）公文由行政人員根據相關會議或精神起草，由行政部主任核稿，送總經理審批，然後安排列印，行政部蓋章、傳送。分送要填寫檔案收發登記表；

（12）核稿的重點：看有無必要行文要素；是否符合國家的方針政策、法律法規；與本單位已發公文是否銜接、是否相互牴觸；所涉及的要求和措施是否明確，切實可行；行文關係和公文格式是否符合相關規定或是習慣；文字敘述是否符合文法邏輯；標點符號是否合適等。如發現不妥之處，必須進行修改，屬於重要內容或是原則性問題，則應退回起草部門修改；

（13）專業性公文由對應部門起草，分管領導審批後按原程式進行；

（14）重大決策、規章制度、人事任免、機構設定、以及其他重要公文，由董事長簽發。一般性公文由總經理簽發；

（15）簽發的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送簽。公文傳送的範圍、份數根據其內容確定，需要的發夠，無關的不發；

（16）每年總結完畢後，將一年來形成的文書，按相關檔案管理規定和要求整理、分類、組卷歸檔，並確定儲存期限；

（17）重要的會議材料，包括通知、報告、決議、總結、講話、典型發言、會議演示文稿、會議紀要等公司內部發文；公司對外的正式發文和與相關單位來往文書都在歸檔範圍；

（18）公司內部的各種工作計畫、總結、報告、統計報表等；與有關單位簽訂的重要合同、協議、意向書等；公司內部獎懲、任免等文字材料；員工工資、福利等方面的材料；大事記，反映本公司重要活動的演示文稿，**，其他資料也都需要歸檔管理；

（19）需要銷毀的公文，應登記造冊，寫明發文單位或部門、標題、文號、份數，報主管領導批准後，方可銷毀；

（20）各部門及有關人員，對公文中涉及本公司應保密的事項，必須嚴守機密不准隨便向他人洩露；

（21）所有發文，檔案原稿(經領導簽字)審核稿件連同正本二份送行政部存檔。有領導指示的，還應附批覆件；

（22）公司發文，一定要由行政部統一編號。

（1）為保障公司全體員工的個人信件、訂閱報刊能及時收到，根據需要，特制定本制度；

（2）辦公室內勤每天負責收取分發信件、報刊，並對各類信件採用不同的收發辦法，並做好登記；

（3）屬於**信、包裹單、匯款單等由辦公室內勤及時通知本人或家屬，收件人或其家屬直接到辦公室簽字領取；

（4）收件人委託工作人員代收的信件或特殊信件，如：國外或境外信件，破損信件等，工作人員要特殊收管，及時通知收件人或其家屬，並直接面交收件人；

（5）一般信件，要及時通知收件人領取；

（6）查無收件人的信件，要註明情況退回；

（7）凡收到信件、報刊須及時分發，不得積壓，造成信件延誤或遺失按有關規定追究責任。

（1）辦公室全部裝置及器材均為公司資產；

（2）各類裝置及器材均應有專人保管，使用前須徵得保管人的同意，遇有特殊情況，須經部門主管批准方可動用；

（3）保管人不得私自出借、互換或拆御裝置。保管人對裝置要定期清潔、養護、檢修並做好記錄，保證裝置完好率；

（4）電腦、照相機等屬貴重裝置，確定專人使用，其它人員不得擅自動用裝置；

（5）使用裝置應嚴格遵守操作規程，及時作好使用情況記錄，使用中發生異常情況或事故，應迅速報告，由辦公室指定專人查明原因，進行處理，做好情況記錄，屬違章操作或人為事故，要追究當事人責任，並按公司有關規定處理；

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