職位說明書指用書面形式對組織中各類崗位(職位)的工作性質、工作任務、工作職責與工作環境等所做的統一要求。它應該說明任職者應做些什麼、如何去做和在什麼樣的條件下履行其職責。乙個名符其實的工作說明書必須包括該項工作區別於其他工作的資訊，提供有關工作是什麼，為什麼做，怎麼樣做以及在哪兒做的清晰描述。
它的主要功能是讓員工了解工作概要，建立工作程式與工作標準，闡明工作任務、責任與職權，有助於員工的聘用。
職位說明書對員工與管理者均具有價值。從員工的角度來說，工作描述可以幫助他們了解工作義務，並且時刻提醒他們組織對他們的期望值。從管理者的角度來說，書面的工作描述可以盡可能地減少在工作要求上與員工的衝突。
當工作描述中所包含的義務沒有做到時，管理者就有了採取糾正行動的依據。
職位說明書的基本內容包括職位概述、工作關係、職責(工作任務)、工作許可權、任職資格、工作裝置等。其中，任職資格，是指任職者要勝任該項工作必須具備的基本資格與條件。說明一項工作對任職者在教育程度、工作經驗、知識、技能、體能和個性特徵方面的最低要求，而不是最理想的任職者的形象。
一般情況下，工作規範是依據管理人員的經驗判斷而編寫的
對乙個職位的職責描述需要概括該職位日常工作的主要內容。為了保證職責描述的完整性和準確性，需要對職位的日常工作內容進行歸納總結，提煉出職責框架，以便指導職位說明書的編寫者根據這個框架去思考、歸納和描述職責描述。
確定職責框架需要從研究管理人員在企業中的工作內容入手。在這方面，有很多管理學家都做過深入系統的研究，有著豐富的研究成果可供借鑑。經過對比研究，北京深藍世紀管理諮詢****（以下簡稱深藍世紀）認為，有兩個經典的管理理論為確定職責框架提供了極有價值的線索。
經理角色學派的代表人明茨伯格在《經理工作的性質》中指出，經理必須對組織的戰略決策系統全面負責，通過這個系統做出重要的決策並使之相互聯絡。
經理要完成的工作包括：
初步決定：對公司事務做出初步的決定
執行監督：指經理對公司的決策（規章制度和計畫）的執**況進行監督
經理完成他的工作所必須承擔的角色包括：
專家的角色：在某種情況下，乙個經理除了擔任他平時的經理角色以外，還必須擔任乙個專家的角色
人際關係方面
掛名首腦：代表組織執行禮儀和社會方面的責任
聯絡者：在橫向關係中處理他人與組織之間的關係，從而使組織內部與外部之間的關係進一步和諧，從而有利於組織的發展，協調
領導者：指導下屬活動，規定工作環境，激發員工積極性，協調員工關係，協調
資訊方面
監聽者：不斷地從各種**搜尋並獲得組織和環境的各種資訊，以便對工作環境作乙個徹底地了解
傳播者：將資訊反饋給別人
發言人：將資訊發布給下屬
決策方面
企業家：改進方案，解決問題、創新
故障排除者：對組織中的一切責任負直接責任或連帶責任。對組織中所有的問題要及時發現並加以解決，控制
資源分配者：監督他的機構所有人力、物力、資金的分配，從而保持對機構決策過程的控制，安排組織內的成員的工作內容。也就是計畫和組織的工作。
談判者：對外交流中代表組織形象及發言人，為維護組織利益而努力
過程學派的代表人法約爾在他的著作《工業管理和一般管理》中指出，管理職能有五大要素：
計畫：根據企業自身的資源、業務的性質以及未來的趨勢定出企業發展的步驟及具體措施
組織：對企業計畫執行的分工
指揮：計畫的執行也需要有統一的指揮，以確保計畫被合理地執行
協調：對於執行計畫的各個部分，出現新矛盾後加以協調，保證計畫的順利實施
控制：對計畫執行過程中的方向，程度進行控制，對計畫執行結果進行反思和整理
深藍世紀融合經理角色學派和過程學派這兩個經典管理理論學派中的主要觀點，並結合管理實踐，制定了職責描述的框架如下：
在授權範圍內制定（或擬定）計畫（包括資源分配（人員、預算））
在授權範圍內制定（或擬定）制度流程方法
在授權範圍內制定（或擬定）制度流程方法創新和改進方案以從根本上解決重**生的問題
組織（安排下屬的工作內容）
執行監督（控制）
解決臨時問題－協調
解決臨時問題－授權範圍內決策
對下屬的指導
在授權範圍內考核、激勵下屬
承擔的專業職能
組織和環境資訊收集分析、組織和環境資訊上報
首腦角色
在編寫職責摘要時，深藍世紀按照以上框架，對每個職位的職責進行了歸納提煉。例如，總經理的職責歸納如下：
職責說明
決策點指最終做出決策的那個職位。一項決策最終在哪個職位做出，要根據對上述兩個指標進行評價後，選擇兩者之間高一等級所對應的職位來確定。為了保證企業能迅速做出決策，每項決策的過程最多經過**。
許可權的確定是為了使各級管理人員對於在各種決策過中所扮演的角色有明確的認識。每個職位的許可權由組織設定，許可權的大小的確定主要依據對某個決策一旦失誤對企業造成的影響和帶來的財務損失，即風險等級，來評估。評估指標的選擇參照職位等級評價的標準設定，具體指標入下：
決策一旦失誤給企業帶來的影響
決策一旦失誤給企業帶來的財務損失
決策點指最終做出決策的那個職位。一項決策最終在哪個職位做出，要根據對上述兩個指標進行評價，可以選擇用財務指標衡量的風險等級；或者對於難以用財務損失衡量的風險，可以用對企業的影響衡量；可以用兩種指標同時衡量的，選擇兩者中高一等級所對應的職位來確定。為了保證企業能迅速做出決策，每項決策的過程最多經過**。
在描述決策點的許可權時用詞為：制定、審批、批准；在描述非決策點的許可權時用詞為：審查、審核、擬定。
例如總經理的許可權，是經過以下風險等級評估確定的。
例如對質保部的許可權，是經過以下風險等級評估確定的。
其他職位的許可權劃分以此類推。
職務說明書某公司職位說明書編寫規範
職位說明書編寫規範 一 目的 強化職位分析的基礎作用，通過對現有職位說明書的進一步規範，形成職位說明書編寫指南，充分發揮職位說明書對人力資源管理系統內各專業板塊的基礎指導作用。二 職責 行政人事部負責公司職位說明書編寫的技術指導。各部門 業務單元 子公司具體負責職位說明書的編寫 修訂與完善。三 工作...
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鏈組織體系 職位名稱 鏈總監 所屬部門 鏈部 工作地點 蘇州工業園區 匯報物件 總經理 職位詳細描述 1 在職責範圍內，落實公司方針目標，對部門方針目標的完成情況負責。2 對公司整個 鏈動作負責，設計並改善公司物流 鏈系統，制定並完善切實可行的採購 生產 物流 倉儲 配送等管理工作流程，並實施監督和...