檔案專業基礎
第一部分檔案概述
基本要求：
了解：檔案的形式，檔案的種類，檔案的作用
熟悉：檔案定義的表述與含義
掌握：檔案的形成條件，檔案的本質屬性，檔案的價值
一、檔案的定義
（一）檔案定義的表述
答：檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。」
（二）檔案的形成條件
答：檔案是由檔案有條件地轉化來的。檔案和檔案是出於不同階段的同一事物。
二者既有密切聯絡又有顯著區別。其間的聯絡在於檔案是檔案的前身，是形成檔案的基礎；區別則因為檔案轉化為檔案是有條件的，檔案的總量遠遠大於檔案的總量，檔案只是檔案的精華。
檔案轉化為檔案的條件是：
1、辦理完畢的檔案才能作為檔案儲存。
2、對日後工作和研究活動有查考利用價值的檔案才有必要作為檔案儲存。
3、按照一定規律集中儲存起來的檔案才是現代意義上的檔案。
（三）檔案的形式（了解）
答：就檔案載體來說，古有甲骨、金石、竹木、縑帛、紙張，近現代又有膠片、磁帶、磁片和光碟等。
就資訊記錄方法而言，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄影和數位化存貯等。
歸納資訊表達方式，有文字、聲音和影象。
列舉檔案的名稱，古代有詔、誥、題本、折片，現代有指示、命令、通知、決定等。
總之，檔案形式多種多樣，而且是在不斷發展變化的。
（四）檔案的本質屬性
答：1、檔案是原始記錄的歷史記錄，這是檔案的主要特點和本質屬性。檔案不同於一般的歷史遺物，它具有很強的記錄性，所以檔案具有很高的查考價值。
不同於一般的資訊資料，是特定的形成者直接使用的有儲存價值的檔案，不是事後編寫的材料，具有原始性特點。檔案以兼具原始性和記錄性二者於一體的特點，區別與其它資料。2、了解檔案原始記錄性的特點，對於檔案管理以及處理檔案工作同外部的某些關係，都有實際的指導意義。
3、檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，才能充分發揮它的效用。4、檔案與圖書資料、文物，既有性質上的區別，也有某些聯絡。他們之間有部分重合關係、彼此轉化關係等。
因此，檔案部門既要區別檔案與資料，著力管好檔案，也要收藏與檔案有關的資料，輔助館藏檔案提供利用。
二、檔案的種類
（一）公務檔案與私人檔案
答：公務檔案是指人們在公務活動中形成的檔案，其形成主體主要是公務機關或其他社會組織。
私人檔案是指人們在私人生活中形成的檔案，其形成主體主要為個人。
（二）歷史檔案與現行檔案
答：歷史檔案是指形成時間較早、離現在較久遠且主要起歷史文化作用的檔案。
現行檔案是指形成時間較晚、離現在的時間距離較近且主要起現實性查考作用（即對人們的現實工作、生活依然有具體的實際作用）的檔案。
（三）文書檔案、科技檔案與專門檔案
答：文書檔案也曾被稱為黨政檔案、行政檔案，是機關、團體、部隊、企業事業單位等在領導和行政管理活動中形成的檔案材料。例如國家行政機關發出和收到的命令、指示、請示、批覆、報告、決議、通知等，在辦理完畢歸檔儲存後，即為文書檔案。
它是了解、研究國家社會政治、經濟和文化發展史，研究個體的機構、組織歷史的基本依據。
科技檔案的全稱為科學技術檔案，是由生產技術應用與管理、基本建設、科學研究活動中產生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計算材料等科技檔案材料轉化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設計院、研究院和地質、測繪、水文、氣象、建築等部門。它是反映科學技術、經濟建設真實面貌的原始記錄，也是科學技術的重要存在形式之一。
專門檔案是指一些社會機構和組織在某些專門業務工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會計檔案、工商檔案、稅務檔案、教學檔案、藝術檔案、訴訟檔案、審計檔案、統計檔案、專利檔案、外交檔案和軍事檔案等。
（四）中華人民共和國成立後的檔案、革命歷史檔案與舊政權檔案
答：中華人民共和國成立後的檔案又稱中華人民共和國時期檔案，是指2023年10月1日中華人民共和國成立之後，在中國形成的歸國家所有的檔案。
革命歷史檔案又稱革命政權檔案，是指2023年10月1日中華人民共和國成立之前，由中國共產黨及其所領導的軍隊、政權、企事業單位、社團等社會組織及個人所形成的歸國家所有的檔案。
舊政權檔案是指2023年10月1日中華人民共和國成立之前，除了革命歷史檔案之外的所有歸國家所有的檔案。
三、檔案的價值（掌握）
檔案價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性。它是主體（檔案利用者及其利用需求）與客體（各不同時代產生的各種型別、載體、內容的檔案）之間的關係範疇。
（一）憑證價值 《概論》p48
答：檔案是歷史的真憑實據，它的這種可資為憑的特性構成了檔案的基本價值之一——憑證價值。
（二）情**值
答：檔案是事實、知識和經驗的記錄，它的這種可靠的、廣泛的、可資參考的特徵，構成了檔案的又一基本價值——情**值。
（三）對檔案真實性的辯證理解
答：檔案是真實的歷史記錄，對檔案的真實性和可靠性，要辯證地理解。
一方面，因為檔案是歷史上執行特有任務中作為表達工具而使用的檔案轉化來的，所以總的說來，它在反應歷史活動的客觀過程方面是真實的；在反應史實內容方面，一般說來也比其他資料可靠。
另一方面，具體說來，就每份特定的檔案或某部分案卷而言，檔案所技術的內容有的是真實的，有的是不真實的或不完全真實。
但是，即使檔案內容有虛假部分以至完全不違背事實，它還是反應了檔案形成者的認識水平、本來意圖或欺騙活動。就此而言，檔案仍不失其為真實的歷史記錄。
綜上所述，對檔案真實性一定要辯證的表述。
（四）實現檔案價值的規律性概論p58
1、檔案價值的擴充套件律
答：由於檔案具有原始記錄性、內容與版本的唯一性等特點，檔案價值是可以擴大和發展的，它的擴充套件具有一定的規律性，可稱為檔案價值的擴充套件律。檔案價值的擴充套件主要表現為兩種形式：
（一）由於價值主體擴充套件而導致的檔案價值擴充套件。
（二）由於檔案作用性質的變化而導致價值擴充套件。
2、檔案價值的時效律
答：檔案價值的時效性是指檔案對社會的有用性是有時限的，某些檔案在一定時期內對利用者是有價值的，超過這個時間限制後則降低或喪失了價值。這一規律可稱為檔案價值的時效律。
檔案價值的時效性主要表現在兩個方面：
（一）檔案與利用者需求之間關係的時效性。
（二）檔案價值形態的時效性。
3、檔案價值的條件律
答：檔案價值關係不是天然存在的，而是通過主體與客體之間的相互聯絡、相互作用而形成的，這種聯絡和作用就是檔案利用活動。檔案利用是檔案價值產生和實現的中介和必要條件。
沒有利用活動，利用者與檔案之間便無法結成價值關係，檔案價值的實現也無從談起。
檔案利用活動的可能性、廣泛性及其效果取決於一定的條件。當檔案沒有為利用者提供有用性時，它的價值是潛在的。在一定的條件下，檔案被利用者有效利用，產生社會效益或經濟效益，它的潛在價值才能轉化為現實價值。
對於檔案價值實現發生影響的條件設計很多因素，主要有三個方面：社會環境、社會檔案意識、檔案管理水平。
四、檔案的作用概論p53
答：1、行政作用。2、業務作用。3、文化作用。4、法律作用。5、教育作用。
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